Карточка реквизитов

Карточка реквизитов - основное средство поиска документов в информационном банке. Карточка реквизитов представляет собой таблицу с названиями реквизитов или полей документов (например, " Вид документа", " Принявший орган" и т.п.). Для поиска документа необходимо сформировать запрос - заполнить некоторые поля карточки реквизитов, т.е. объяснить системе, какой документ Вам необходим. Система ищет документы, одновременно удовлетворяющие всем заполненным полям карточки реквизитов. Обратите внимание на информационную строку внизу карточки реквизитов. В ней всегда содержится информация о количестве документов, найденных по запросу. Поиск документов в системе основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов при заполнении полей карточки реквизитов. После заполнения очередного реквизита количество найденных документов будет уменьшаться, о чем Вам будет сообщаться в информационной строке. В карточке реквизитов следует стараться заполнять не более 3-4 полей. Информационная строка поможет Вам принять решение: или формировать список найденных документов, или заполнить еще одно поле карточки реквизитов. Чем меньше количество найденных по запросу документов, тем легче будет затем работать со списком документов. Желательно, чтобы после заполнения карточки реквизитов запросу соответствовало не более 30-50 документов.

Для того чтобы заполнить любое поле Карточки реквизитов, необходимо подвести к его названию курсор и дважды нажать левую кнопку мыши. Таким образом Вы войдете в словарь возможных значений этого поля. Двойным щелчком мыши Вы выбираете значение, соответствующее искомому документу. Для очистки поля достаточно выделить его и нажать клавишу DELETE. Для очистки всей карточки необходимо нажать комбинацию клавиш CTRL + DELETE или щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду «Очистить карточку».

Поле «Тематика» содержит рубрикатор системы, состоящий из 28 рубрик. Некоторые рубрики, отмеченные знаком “+” имеют подрубрики, которые можно раскрыть, щелкнув мышью на этом значке. Рубрикатор составлен на основе Общеправового классификатора и имеет 4 уровня. Каждый документ можно отнести к той или иной рубрике и это можно использовать для поиска нужного документа.

Поле “Вид документа” содержит словарь, состоящий из видов документов, находящихся в системе. В левом верхнем углу словаря есть указатель его длины, то есть количества слов.

Поле “Принявший орган” также содержит словарь, содержащий перечень государственных органов, принимавших документы.

Поля типа “Дата”. Их три:

· дата принятия - когда документ был принят принявшим органом,

· Дата в Минюсте - дата регистрации документа в Министерстве Юстиции РФ,

· Когда получен - дата ввода документов в Информационный банк Системы.

В этих трех полях даты можно найти либо по словарю простым перебором, либо задавая диапазон дат.

Поле “Название документа” содержит словарь всех слов, входящих в название всех документов Системы. В эти словари не включаются слова типа “кто”, “где”, “про” и т.п. Слова в словарях расположены в лексографическом порядке, сначала идут цифры, затем иностранные слова (в порядке латинского алфавита), затем русские слова в алфавитном порядке. Некоторые слова оканчиваются на символ “*”. Это значит, что при поиске по этому слову Система найдет все документы, в названии которых содержатся слова, начинающиеся с выбранного, но заканчивающиеся произвольным образом. Искать слово можно перебором списка или с помощью клавиатуры.

Поле “Текст документа” содержит словарь всех слов, встречающихся в текстах документов. Все слова можно связать различными логическими условиями. Можно проводить и более сложный поиск.

Поле “Ключевые слова” содержит словарь терминов, отражающих смысл документа, то есть о чем идет речь в документе.

Поле “Поиск по статусу” - содержит словарь состоящий из трех вариантов:

· все акты кроме недействующих редакций и утративших силу,

· недействующая редакция,

· утратил силу.

Выберите нужное из них и нажмите кнопку “Выбрать”.

Поле “Опции поиска” - отражает внутреннюю структуру хранения документа в Системе. А в ней могут храниться документы как с текстом, так и без текста. Документы без текста могут быть заказаны для получения текста.

Внимание! Перед заполнением карточки реквизитов необходимо убедиться в том, что шрифт клавиатуры переключен на русский.