Требования к оформлению кадровой документации

В соответствии с положениями статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ " Об информации, информационных технологиях и о защите информации", законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
В ТК РФ не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. Для правильного оформления документа, нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (пункт 34 ГОСТ Р 51141-98). В Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

· унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

· унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты). Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТом Р 6.30-2003. Настоящим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в постановлении Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года N 1 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

В системе современной кадровой службы используются электронные документы. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ " Об информации, информационных технологиях и о защите информации" юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. А так же электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком. Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (пункт 39 ГОСТ Р 51141-98) . ^[18]