Создание таблицы путем ввода данных

Microsoft Access.

Среда Microsoft Access имеет интерфейс, характерный для Windows-приложений:

· титульная строка с кнопками управления окном

· главное меню

· панель инструментов

· рабочее поле

· строка состояния

В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы объектов:

Таблица — набор данных по конкретной теме. Данные таблицы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столб­цов). В БД Microsoft Access все данные хранятся в виде таблиц.

Запрос позволяет выбрать из БД только необходимую инфор­мацию, т.е. ту, которая соответствует определенному условию и нужна для решения определенной задачи.

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску-формуляр, позволяющую ограничить объем информа­ции, доступной пользователю.

Отчет предназначен для печати любого набора данных, оформленного соответствующим образом.

Макрос автоматизирует выполнение конкретной операции БД без программирования.

Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяе­мые для настройки, оформления и расширения БД.

Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули — это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле базы.

Таблица БД создается одним из 4 способов:

· с помощью вкладки Таблица, в которой можно выбрать

Создание таблицы с помощью мастера

Создание таблицы в режиме конструктора

Создание таблицы путем ввода данных

· щелчком на кнопке Создать в меню База данных

· командой Вставка ---- Таблица

· с помощью значка Новый объект – Таблица на панели инструментов

Разработка БД состоит из двух этапов: проектирования БД и создания БД

Проектирование БД включает в себя:

· системный анализ предметной области

· анализ данных и построение модели данных

Создание БД в памяти ЭВМ происходит в среде определенной СУБД и состоит из:

· создания структуры БД

· заполнения БД

Запись – строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД.

Поле – столбец таблицы. Поле содержит определенное свойство (атрибут) объекта. Каждое поле имеет имя. С каждым полем связано важное свойство – тип поля. Тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях.

В Microsoft Access имеются следующие типы данных:

• Текстовый (Text) — символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов.
• Поле MEMO (MEMO) — поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый (Text) тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным.

Не используйте поле типа MEMO, если нужно будет сортировать записи таблицы по данному полю — это невозможно. Если 255 символов не достаточно для хранения всех данных, придется разбить его на два или три текстовых поля.

• Числовой (Number) — числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений. Для установки подтипа числовых данных служит свойство Размер поля представляет собой число в пределах от -2 147 483 648 до +2 147 483 647.
• Дата/Время (Date/Time) — тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год. Размер поля — 8 байтов. Даты и время хранятся в специальном фиксированном числовом формате. Access предоставляет большой выбор форматов отображения даты и времени.
• Денежный (Currency) — тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков.
• Счетчик (AutoNumber) — поле содержит уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать двух миллиардов.
• Логический (Yes/No) — логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать.

Access использует величину -1 для представления значения Истина и величину 0 — для значения Ложь.

• Поле объекта OLE (OLE object) — содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта ограничивается имеющимся в наличии дисковым пространством. В поле объекта OLE могут храниться произвольные данные, в том числе и данные нескольких типов. Это позволяет обойти основное ограничение реляционных баз данных, которое требует, чтобы в каждом поле хранились данные только одного типа.
• Гиперссылка (Hyperlink) — дает позможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, в интранет или в Интернет. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным.

В поле типа можно также выбрать значение Мастер подстановок (Lookup Wizard), который запускает Мастера подстановок (Lookup Wizard), создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Свойства полей.

В Access есть 4 специальных символа для применения в полях типа Текстовый и MEMO в определенных пользователем форматах.

· @ - обязательный текстовый символ или пробел;

· & - необязательный текстовый символ;

· > - преобразует все символы в строчные;

· < - преобразует все символы в прописные.

Символы @ и & влияют на отдельные символы ввода, а < и > - на все введенные символы. Например, для того, чтобы все символы отображались прописными буквами, надо ввести знак > для свойства Формат поля. Формат поля (@@@)@@@-@@@@ позволит ввести номер телефона в виде (085)144-3159.