ПСТУ 4163-2003

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи,;

яка підписала документ.

5.27 Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.

Приклад

Згідно з оригіналом

Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище

26.06.2001

5.28 Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службо­вого. телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Приклади

1 Іваненко 556 07 24

2 Іваненко Петро Михайлович 556 07 24

5.29 Відмітку про виконання документа і направлення його до справи Ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа.про його виконання або коротку довідку про виконання, слова «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.

Приклад

До справи № 03-4

Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03-12/113

Посада Ініціал(и), прізвище

14.05.2001

5.30 Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і.його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. ҐГ ставлять у центрі нижнього берега лицьо­вого боку першого аркуша документа.

5.31 Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: ско­рочену назву організації, дату (за потреби — годину і хвилину) надійдення документа і реєстрацій­ний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надійдення документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.

5.32 Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» [9].

Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

6 ВИМОГИ ДО БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

6.1 Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба вико­ристовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 —А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). До­зволено використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм).

6.2 Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

ЗО — лівий;

10—правий;

20 — верхній та нижній.

6.3 Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами на­сичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.