Призначення та особливості структури текстів протоколів

Організація діловодства і ділової кориспонденції

1. Призначення та особливості структури текстів протоколів.

2. Основні правила групування документів у справи

3. Ділова кореспонденція

4. Документообіг

5.Список використаної літератури.

Призначення та особливості структури текстів протоколів

Протокол — це один із наймасовіших видів документації: в ньому фіксується хід і результати роботи колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових), а також різноманітних нарад, обговорень тощо. У протоколах відображаються усі виступи з питання, що розглядається, і прийняті в результаті обговорення рішення (ця група протоколів не включає специфічних протоколів судово-слідчих органів і дипломатичної служби).

Крім того, протокол — це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Після зборів у розпорядження секретаря передаються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів до виступаючих та ін.

Практикується ознайомлення промовців із записами секретаря, перед тим, як протокол друкуватиметься (для уникнення перекручень і неточностей).

На важливих нарадах до роботи секретаря висуваються особливі вимоги, адже хороший протокол може скласти тільки людина грамотна, досвідчена, компетентна в тих питаннях, які обговорюються.

У найближчі 2—3 дні після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою й секретарем зборів. Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань різних комісій — усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань.

Після передруку й вичитки протокол розсилають усім учасникам наради, а також тим працівникам, яких стосуються прийняті рішення. Заголовком протоколу служить назва колегіального органу або наради. [3, c. 118-119]

Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної. У першій частині вказується прізвища та ініціали голови й секретаря зборів, а також усіх присутніх членів колегіального органу й запрошених. У списку присутніх спочатку перераховуються члени колегіального органу, а потім запрошені з називанням посад, які вони займають, і організацій, які вони представляють (прізвища записуються в алфавітному порядку). При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо у вигляді додатка, а в протоколі вказується лише загальна кількість присутніх. Ця частина протоколу містить також порядок денний засідання з перерахуванням питань, розглядаються.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: слухали — виступили — ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами; після нього ставиться двокрапка. В наступному рядку з абзацу вказується ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді (повідомлення).

Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що такт її додається. Так само оформляється розділ ВИСТУПАЛИ.

Розділ УХВАЛИЛИ (Постановили) друкують через три міжрядкових інтервали після попереднього тексту. У ньому повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції, тобто складатися з двох частин: констатуючої й революційної.

У констатуючій частині підкреслюють значення обговорюваного питання, зазначають досягнення й недоліки, а в резолюцій-ній — заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.

Якщо в рішенні є різні за характером питання, то воно поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами.

Одні рішення вступають у законну силу відразу після того, як вони були прийняті на загальних зборах, інші — після затвердження відповідними органами управління або службовими особами.

Існує ще коротка форма протоколу: це перелік питань, що розглядалися, прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень.

Текст повного протоколу починають з порядкового номера питання порядку денного; тут же пишуть слово слухали і ставлять двокрапку, а потім з нового рядка — ініціали та прізвище, іноді в діжках вказується посада або місце роботи. Далі коротко викладається суть виступу. Цей виклад може мати форму прямої мови (від першої особи). Це може бути й непряма мова (від третьої особи), і безособова форма.

Питання, які ставляться на зборах до виступаючих, теж записують у протокол у формі прямої мови.

Прийняті рішення записують, починаючи найчастіше словами: «Затвердити ту чи іншу доповідь», «схвалити ті або інші заходи», «прийняти до відома» тощо.