![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Заняття 13
1. Доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції. Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника. Доповідна записка складається з таких реквізитів: 1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва). 2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч). 3. Назва документа. 4. Дата. 5. Номер. 6. Заголовок (Про…). 7. Текст. 8. Посада адресанта. 9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта. Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок). Пояснювальна записка — це документ, в якому: - особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи); - міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо). Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора). Службова пояснювальна записка містить такі реквізити: 1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч). 2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч). 3. Назва документа. 4. Дата. 5. Номер. 6. Заголовок (Про…). 7. Текст. 8. Посада адресанта. 9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта. Приклад службової пояснювальної записки Відділ капітального Проректорові з адміністративно- будівництва господарської роботи ДДУ Литовченку Г. О. Пояснювальна записка 12.11.2008 р. № 22-1/18 Про тимчасове припинення електропостачання. 11.11.2008 р. о 18.30 було припинено електропостачання в гуртожитках № 3, 5, 12, 14 по вул. Миру в зв’язку з тим, що шквальним вітром було зламано дерево в районі підстанції № 2, яке впало й пошкодило лінію електропередач. Подачу електроенергії було терміново припинено. Пошкодження було усунено протягом наступних двох годин. Електропостачання було повністю відновлене о 20.35. Інженер-електрик (підпис) Р. О. Шведов Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами: 1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали). 2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали). 3. Назва документа. 4. Текст. 5. Дата. 6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта. 2 Протокол – це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо. Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи. Протокол веде технічний секретар чи обрана особа. За обсягом протоколи можуть бути: - стислими – містять лише назви обговорених питань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»; - повними – назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповідачам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»; - стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо. Протоколи складаються з таких реквізитів: 1. Назва документа. 2. Номер. 3. Назва колегіального органу із зазначенням характеру його роботи (загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри тощо). 4. Назва підприємства, організації. 5. Дата й місце проведення зборів. 6. Кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист). 7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, наради тощо (голови, секретаря, членів президії). 8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку). 9. Текст. 10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок. 11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секретаря). Приклад протоколу Відкрите акціонерне товариство «Будівельник» ПРОТОКОЛ №12 засідання ради директорів ГоловаЖуравльов О.Я. Секретар Корженевська К.Г. Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К., Тимощук В.В. Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні). Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія). Порядок денний: 1.Про створення СП «Траст компані» (доповідач – генеральний директор Аверинцев М.Д., директор СП «Інвест» Дж.К.Лі.). 2.Про призначення виконавчого директора СП «Будмен». СЛУХАЛИ: 1. Про створення СП «Траст компаній (доповідач — генеральний директор Аверинцев М.Д., директор СП «Інвест» Дж. К. Лі). ВИСТУПИЛИ: Аверинцев М.Д. (текст доповіді додається). Дж. Кеннет Лі (текст доповіді додається). Закіров Р.Т.: Розширення міжнародної діяльності ВАТ «Будівельник» дасть змогу не тільки впроваджувати новітні технології й матеріали, знайти нових партнерів і ринок збуту, а й суттєво зміцнити внутрішні позиції ВАТ. УХВАЛИЛИ: 1.1. До 16.01.2003 р. підготувати всі необхідні для створення СП документи; завершити організаційну роботу до 26.01.2003 р. (відповідальний — Закіров Р.Т.). 1.2. Розробити бізнес-плани перспективних напрямків співробітництва на ринках СНД та Західної Європи до 20.01.2003 р. (відповідальний — Лівощенко І.К.). СЛУХАЛИ: 2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен». ВИСТУПИЛИ: Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчого директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ. Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати також як виконавчий директор СП. Джон К. Лі.: Цілком, підтримую кандидатуру Наконечного О.Л. і сподіваюся на плідне співробітництво. УХВАЛИЛИ: Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директором СП «Будмен» й укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки. Голова (підпис) О. Я. Журавльов Секретар (підпис) К. Г. Корженевська 3. Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином. Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам). Реквізити витягу з протоколу: 1. Назва й номер документа. 2. Назва колегіального органу, засідання, наради. 3. Дата. 4. Питання порядку денного. 5. Текст з цього питання. 6.Підписи голови й секретаря. Приклад Витяг з протоколу № 12 засідання ради директорів ВАТ «Будівельник» від 2.12.2002 р. Голова Журавльов О.Я. Секретар Корженевська К.Г. Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К. Тимощук В.В. Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні). Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія). СЛУХАЛИ: 2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен». ВИСТУПИЛИ: Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчого директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ. Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати і як виконавчий директор СП. Джон К. Лі.: Цілком підтримую кандидатуру Наконечного О. Л. і сподіваюся на плідне співробітництво. УХВАЛИЛИ: Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директором СП «Будмен» і укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки. Оригінал протоколу підписали: Голова (підпис) О. Я. Журавльов Секретар (підпис) К. ґ. Корженевська 4. Довідка — це документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій. Довідки діляться на дві групи: - особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи; - службові - містять інформацію про факти й події службового характеру. Довідки також можуть бути: - зовнішніми – укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою; - внутрішніми – укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою. Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках. Реквізити довідки: 1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи). 2. Назва документа. 3. Дата. 4. Місце укладання документа. 5. Заголовок до тексту. 6. Текст. 7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку. 8. Печатка. Приклад Міністерство освіти і науки України Донецький державний університет ДОВІДКА № 67 28.12.2002 р. м. Донецьк Семенов Сергій Ігоревич є студентом III курсу філологічного факультету відділення «Українська мова та література». Довідка видана для подання в Київський РВК м. Донецька. Декан філологічного факультету (підпис) О.Л.Григор’єв (печатка) Секретар (підпис) К.В.Онопрієнко 5. Акт – це документ правової чинності, в якому констатуються або підтверджуються факти, події, пов’язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів, вчинками посадових осіб. Акти поділяються на законодавчі й адміністративні. Законодавчі акти містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів. Адміністративні акти складаються тимчасовими або постійно діючими комісіями, окремими посадовими особами (ревізорами, інспекторами) в присутності свідків або без них за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ чи товарно-грошових цінностей, проведенні випробувань нової техніки, нещасних випадках, інвентаризації, зміні керівництва тощо. Тимчасові комісії призначаються, як правило, наказом керівника установи, якому потім подаються на розгляд і затвердження результати роботи комісії. При необхідності акти розглядаються й затверджуються вищою інстанцією. Кількість примірників актів визначається нормативними документами або практичними потребами. Акт може бути підставою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів, судового позову. Акт складається з таких реквізитів: 1. Автор документа (назва відомства, організації). 2. Затвердження (вгорі праворуч). 3. Назва документа. 4. Дата, номер, місце складання. 5. Заголовок. 6. Підстава (наказ керівника установи). 7. Склад комісії. 8. Присутні. 10. Текст. 11. Відомості про кількість примірників, їх місцезнаходження. 12. Перелік додатків до акта. 13. Підписи членів комісії та присутніх (за необхідності). Текст акта складається зі вступної (підстави для складання акта, склад комісії, мета її роботи) та констатуючої частин (суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, пропозиції, висновки).
|