Написання посад, звань у документах.

З великої літери пишуться назви найвищих урядових посад: Президент України, Голова Верховної Ради України, Генеральний прокурор України.

З малої літери пишуться:

а) назви інших посад, звань, учених ступенів: президент HAH України, декан, ректор, академік, народний артист України, доцент кафедри педагогіки, кандидат наук, ректор Київського національного університету імені Тараса Шевченка;

б) назви найвищих державних посад зарубіжних країн: президент США, прем 'єр-міністр Великої Британії. В офіційних документах такі слова пишуться з великої літери;

15.Назви установ, підприємств, організацій у документах.

1. З великої літери пишеться кожне слово у назвах найвищих державних органів: Верховна Рада України, а також назви найвищих державних органів інших країн: Сейм Республіки Польща.

2. Тільки перше слово і власні імена пишуться з великої літери у таких складних назвах:

а) центральних установ та організацій, міністерств, їх головних управлінь: Національний банк України, Міністерство освіти і науки України, Головне пасажирське управління Міністерства транспорту та зв 'язку України;

б) установ місцевого значення: Чернігівська міська держадміністрація. Вінницька обласна рада професійних спілок, Бородянський відділ освіти Київської області;

в) академій, вищих навчальних закладів, науково-дослідних установ, музеїв, театрів, кінотеатрів, парків культури й відпочинку, інших закладів культурно-побутового призначення: Національна академія наук України, Національний авіаційний університет, Львівський краєзнавчий музей, Палац спорту, Центральний парк культури і відпочинку м. Києва;

г) підприємств, установ, культурних та освітніх закладів: Національна бібліотека ім. В. І. Вернадського, Київський театр оперети, Київське виробниче об 'єднання " Каштан";

Примітка. Назви частин, відділів, секторів, інших підрозділів установ, організацій пишуться з малої літери: відділ методики початкового навчання НДІ педагогіки України, планово-економічний відділ Київської міськдержадміністрації.

ґ) партій, міжнародних і закордонних професійних та громадських організацій: Партія демократичного відродження, Міжнародна організація праці, Всесвітня федерація демократичної молоді.

За цим правилом пишуться назви шляхів, залізниць, каналів: Одеська автострада, Південно-Західна залізниця. Поширюється воно і на написання архітектурних пам'яток, храмів: Золоті ворота, Софійський собор, Петропавловська фортеця.

16.Правила скорочень у текстах документів.

Офіційний текст сприймається, в першу чергу, як джерело інформації, тому й вимоги до нього ставляться особливі: інформація має добуватися швидко, легко. З метою зменшення обсягу документів на письмі нерідко застосовують скорочений запис слів і словосполучень. Загалом, скорочуватися може будь-яке слово, але в документах дозволяється використання лише типових, загальнозрозумілих скорочень, закріплених державними стандартами. Слід пам’ятати, що текст, який рясніє скороченнями, справляє негативне враження, а інколи виникають труднощі і в тлумаченні його змісту. Тому скорочення в документах повинні бути виправданими, а їх кількість обмеженою.

Розрізняються два типи скорочень:

1) абревіатури, або складноскорочені слова;

2) графічні скорочення.

Абревіатури використовуються і в писемному, і в усному спілкуванні. Коли написаний текст озвучується, абревіатури можуть подаватися без розшифрування. Складноскорочені слова, утворені з початкових букв власних і загальних назв, пишуться великими літерами: ДПІ, АТС, ТОВ, ЗАТ, НЛО, ВАК.

Графічні скорочення, на відміну від абревіатур, придатні лише для писемного спілкування. При усному відтворенні вони обов’язково розгортаються у повне слово або словосполучення.

- с. – сторінка, ст. – стаття

- с/г – сільське господарство, а/с – абонентська скринька, п/в – поштове відділення

-

17.Різниця писемного мовлення і усного.

Відмінності між ними зводяться найчастіше до засобів вираження. усна мова пов'язана з інтонацією та мелодикою, в ній використовується певна кількість і «своїх» мовних засобів, вона прив'язана до розмовного стилю. Лист використовує літерні, графічні позначення, частіше книжковий мову з усіма його стилями і особливостями, нормированность і формальною організацією.

18.Терміни та їх місце в діловому мовленні.

Спеціальні слова або словосполучення, що дають точне визначення чи пояснення предметам, явищам, діям з якої-небудь галузі знання — науки, культури, техніки, політики, економіки, називаються термінами. Терміни мають точне, конкретне значення й тому позбавлені образності, емоційно-експресивного забарвлення.

Діловому стилю притаманна термінологія, яка утворюється із активної лексики (діловодство, справочинство); запозичується із інших мов (бланк, бюджет); утворюється за допомогою власних слів та іншомовних або із запозичених складників (фотокамера, фототелеграф) тощо.

Значення термінів зафіксовані у державних стандартах, спеціальних словниках, довідниках. Ось чому вони (терміни) і повинні вживатися лише в зафіксованому значенні.

Кожна вузька галузь науки має свої терміни: медичні вживаються у медицині, технологічні — в техніці і т. д. Проте деякі терміни мають кілька значень, зокрема в діловодстві. Наприклад: справа — означає один документ і сукупність документів, інше значення має словосполучення юридична справа. Правильне значення того чи іншого терміна допомагає з'ясувати контекст. При утворенні похідних форм терміна необхідно користуватися лише тими формами, які подаються в словнику чи довіднику, бо вільне словотворення може стати причиною неправильного використання та сприймання.

Слід уникати використання застарілих, нестандартних термінів, що перейшли до повсякденного вжитку.

Отже, терміни кожної сфери науки потребують особливої уваги, постійної роботи зі словниками й довідниками.

19.Граматична форма ділових документів.

При складанні документів виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й у виборі відповідної граматичної форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією.

Наприклад: учитель —учителька, касир —касирка, лаборант — лаборантка, лікар —лікарка, фізик —фізичка, працівник — працівниця, викладач —викладачка.

Офіційні назви посад, професій — іменники чоловічого роду, тому в ділових паперах слід вживати саме їх. Залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду.

Наприклад: старший викладач Світлана Дмитрівна; касир. управління Марія Семенівна; лаборант інституту Оксана Вікторівна; науковий співробітник Ольга Семенівна; головний прокурор Лідія Іванівна Шевченко.

Коли ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду.

Наприклад: Старший викладач Г. І. Гаєвська відповідала на наші запитання. Головний лікар Л. І. Ткаченко наголосила на цих рядках наказу директора.

У ділових документах не вживають узгодження типу: наша голова наказала, старша інженер поїхала, головна лікар порадила тощо.

Не рекомендується називати осіб за місцем проживання та їх професією типу: сільчани, городяни, заводчани, дистанційники, поштарі, вживаються: мешканці села, мешканці міста, робітники заводу, службовці станції, працівники пошти.

Досить часто в ділових паперах замість множини зустрічається однина.

Наприклад: Полтавські фермери зібрали великий урожай цукрового буряку, соняшнику, картоплі.

Іноді в ділових документах іменники, що означають речовину (вода, олія, сіль, нафта, вино тощо), набувають форм множини.

Наприклад: На цьому підприємстві можна придбати сухі вина, мінеральні води, технічні мастила.

Чимало помилок у вживанні давального відмінка іменників Так, іменники чоловічого роду мають переважно закінчення -ові, -еві: ректорові, директорові.

Багато помилок припадає і на вживання родового відмінка однини іменників чоловічого роду, де одні закінчуються на -а, -я (документа), інші на -у, -ю (протоколу, принципу, факту). У випадках сумніву, слід заглянути до словника.