Створення сайту в Microsoft Publisher

Для того, що б створити сайт, в програмі Publisher, необхідно:

У меню Файл вибрати команду Создать.

У списку Типи публікацій вибрати шаблон Веб-вузли.

У групі Веб-сайти клацнути той шаблон, який потрібно створити.

В області завдань Настройка вибрати необхідні параметри, колірну та шрифтову схему. Використовуючи панель налаштувань, змінити, параметри сторінки і задати інший розмір, так само створити макет проекту з власними шрифтовими схемами і дизайном. Створену сторінку прийняти за зразок і створити подібні їй сторінки, за кількістю сторінок сайту.

Перейменування сторінок.

Для цього опускаємо курсор в нижню частину сайту, там де вказано кількість сторінок. Наводимо курсор на сторінку, клацають правою кнопкою миші. З'являється вікно в якому потрібно вибрати Перейменувати, і клацнути по ньому лівою кнопкою миші.

З'явиться друге вікно, в якому треба ввести нову назву і клацнути ОК.

Для вставки якогось об'єкта на сторінку сайту натиснути Вставка → Малюнок → З файлу

Створену публікацію можна вже помістити на ВЕБ-вузол вказуючи директорію. Отримаємо стартовий файл і папку з файлами:

- Index.files

- Index.htm

Веб-вузол готовий до роботи і може бути завантажений на хостинг в Інтернет.

Особливістю роботи з публікацією Веб-сайт є створення гіперпосилань, можливість вставляти на сторінки музику, анімацію, флеш-ролики, тобто мультимедійні компоненти. Особливість публікації - це розміщення сайту в мережі Інтернет.

Інформаційні ресурси

Інформаці́ йні ресу́ рси (Information resources) — документи і масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, депозитаріях, музейних сховищах і т.і.). Розрізняють інформаційні ресурси державні та недержавні.

Інформаційний ресурс — сукупність документів у інформаційних системах (бібліотеках, архівах, банках даних тощо).

Види інформаційних ресурсів:

Новинні стрічки (online-новини).

Підписки на електронні копії періодичних видань. Деякі газети і журнали випускають свої повні електронні копії і надають до них доступ.

Доступ до електронних архівів і баз даних, що містить інформацію з найрізноманітніших питань.

Аналітичні звіти і дослідження. Замість того, щоб надавати клієнту доступ до баз даних, компанія може сама, за замовленням клієнта, провести аналіз зберігаються в базі матеріалів та підготувати для клієнта звіт по його питанню.

Власні аналітичні матеріали і прогнози. Поряд з аналізом баз даних, компанія може своїми силами аналізувати ринки, політичну та економічну ситуацію і робити свої прогнози та дослідження.

Типи інформаційних ресурсів

Інформація в FTP-архівах розділена на три категорії:

Захищена інформація, режим доступу до якої визначається її власниками і дозволяється за спеціальною угодою із споживачем. До цього виду ресурсів належать комерційні архіви (наприклад, комерційні версії програм в архівах ftp.microsoft.com або ftp.bsdi.com), закриті національні та міжнародні некомерційні ресурси (наприклад, роботи за міжнародними проектами CES або IAEA), приватна некомерційна інформація з спеціальними режимами доступу (приватні благодійні фонди, наприклад).

Інформаційні ресурси обмеженого використання, до яких відносяться, наприклад, програми класу shareware (Trumpet Winsock, Atis Mail, Netscape, і т.п.). В даний клас можуть входити ресурси обмеженого часу використання (поточна версія Netscape перестане працювати в червні якщо тільки хтось не зламає захист) або обмеженого часу дії, тобто користувач може використовувати поточну версію на свій страх і ризик, але ніхто не буде надавати йому підтримку.

Вільно розповсюджувані інформаційні ресурси або freeware, якщо мова йде про програмне забезпечення. До цих ресурсів відноситься все, що можна вільно отримати по мережі без спеціальної реєстрації. Це може бути документація, програми або що-небудь ще. Найвідомішими вільно розповсюджуваними програмами є програми проекту GNU Free Software Foundation. Слід зазначити, що вільно розповсюджується програмне забезпечення не має сертифіката якості, але як правило, його розробники відкриті для обміну досвідом.

Системи автоматизації діловодства і документообігу

Сьогодні на ринку систем автоматизації роботи з документами представлено велику кількість продуктів з різноманітними на­звами. Через чисельність і часте змішування термінів оцінити ту чи іншу систему досить важко. Головним при цьому є правильне визначення об'єкта автоматизації та функцій системи.

Об'єктом автоматизації може бути діловодство або докумен­тообіг. Діловодство — це діяльність зі створення документів та Організації роботи з ними. Під організацією роботи з документа­ми розуміють створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів. Рух документів в організації з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправ­лення позначається як документообіг. Документообіг становить близько 15—20 % діловодства.

Діловодство і документообіг є окремими випадками більш загального поняття управління документами, яке, окрім них, включає ведення великих архівів документів, їх перетворення з однієї форми в іншу (наприклад, сканування і розпізнавання або публікація в Інтернет), розмежування і контроль доступу, координацію дій співробітників, а також тісну інтеграцію з офісними і прикладними програмами, що є інструментами об­робки документів.

Сучасне українське діловодство здебільшого є спадком радян­ської системи. Залежно від виконуваних функцій розрізняють ор­ганізаційно-розпорядницьке, бухгалтерське, нотаріальне, кадро­ве, технічне, медичне, військове та інші види діловодства. Кожний з них має свої відмітні риси, але спільним для будь-якої галузі та функції управління є організаційно-розпорядницьке (адміністративне) діловодство. Тому в разі впровадження систе­ми автоматизації найчастіше йдеться про цей вид. Організаційно-розпорядницькі документи такі:

•організаційні — положення, статути, інструкції, правила;

•розпорядницькі — постанови, розпорядження, накази, вказів­ки, рішення;

•довідково-інформаційні — листи, доповідні і пояснювальні записки, протоколи, акти, огляди, звіти, стенограми, списки, пе­реліки, реєстраційно-контрольні картки, графіки і т. ін.

Щодо системи управління розрізняють потоки вхідних (тих, що надходять), вихідних (тих, що відправляються) та внутрішніх документів.

Кожен документ у процесі свого життєвого циклу проходить певні стадії, які мають бути автоматизовані: створення, візування та узгодження, підписання та затвердження, реєстрація, розгляд, виконання, списання у справу, збереження, знищення. На етапі створення документ не має юридичної сили і є лише проектом. Після завершення підготовки, погодження, підписання, затвер­дження, проставлення печатки і штампу проект стає власне до­кументом, набуває юридичної чинності і може використовувати­ся для доказу в суді і т. ін. Усе сказане стосується паперових документів, оскільки в національній правовій системі процедура експертизи справжності, доказу в суді, система реєстрації підпи­сів (підпису фізичної особи на паспорті) і печаток застосовують­ся поки тільки до паперових документів. Можливість застосуван­ня такої процедури і відрізняє документ від простого тексту на папері чи будь-якому іншому носії.

Таким чином, необхідною умовою переходу до автоматизовано­го документообігу є надання правового статусу електронним доку­ментам. За відсутності правової регламентації в національному масш­табі можливе використання тільки закритої (не зв'язаної із систе­мами інших установ) корпоративної системи електронного діловод­ства. В Україні ця проблема вирішується з ухваленням Закону «Про електронні документи та електронний документообіг», згідно з яким електронний документ — це документ, інформація в якому подана в електронній формі, що містить необхідні реквізити, зокрема електронний цифровий підпис. ЦП відрізняє електронний Документ від звичайних файлів, дає змогу встановити його автентич­ність — підтвердити, що змістовна інформація документа не за­знала змін з моменту його підписання і документ підписаний пев­ною особою. Отже, після накладання електронного підпису документи набирає юридичної сили. За винятком випадків, передбачених законом, електронний документ і звичайний документ на папері, які є ідентичними за змістом та реквізитами, мають однакову юридичну силу. При цьому кожний з електронних примірників уважається оригіналом електронного документа.

За реалізованою концепцією розрізняють автоматизовані сис­теми, зорієнтовані на вітчизняне і західне діловодство. Вітчизня­не діловодство характеризується вертикальною спрямованістю — документ, що надходить в організацію, після реєстрації переда­ється керівникові, який після розгляду документа накладає резо­люцію із зазначенням відповідального виконавця. Далі документ надходить до відповідального виконавця, який або виконує до­кумент, або направляє його на виконання своїм підлеглим. Після виконання документ передається у зворотному напрямку з ниж­нього рівня ієрархії до верхнього, де приймається звіт про вико­нання. На Заході звичною є горизонтальна схема — документи відразу направляються виконавцям без доповіді вищим керівни­кам. Ще однією важливою відмінністю нашої практики є наяв­ність органу, що контролює виконання документа — перед відправ­ленням документа відповідальному виконавцеві він ставиться на контроль. Таким чином, третя особа — діловод — завжди знає, у кого перебуває документ на виконанні і коли він має бути вико­наний. Такі відмінності у веденні діловодства спричиняють сут­тєву різницю між системами західних і вітчизняних та російських розробників.

Стосовно завдань управління документами і застосування ІТ чіткої класифікації систем не існує. Можна навести такий загаль­ний розподіл.

Засоби автоматизації офісної діяльності — текстові редактори для підготовки і коригування докумен­тів, процесори електронних таблиць, програми генерації запитів за зразком з різних БД, мережні планувальники для призначення робочих зустрічей і нарад, засоби розробки і демонстрації презен­тацій, словники і системи порядкового перекладу, програми по­силки і прийому факсів, електронна пошта для обміну повідом­леннями і пересилання файлів. Це можуть бути окремі пакети (Word. WordPerfect. Excel. Lotus1-2-3 тощо), інтегрований пакет програм (МS Works) або узгоджений набір пакетів (Місrosoft Office або Corel Perfect Office). Для створення додатків на основі цих пакетів використовують макромови чи діалекти Ваsіс (Word Basic, Basic Ехсеl та ін.) або єдину мову для розширення додат­ків. Для багатьох пакетів характерне використання так зва­них «майстрів» Wizard), які в режимі діалогу допомагають кори­стувачеві виконати складну процедуру.

Автоматизовані системи контролю виконання докумен­тів (АСКВД) призначені для обліку всієї документації установи, поставлення на контроль і контролю за виконанням до­кументів (нагадування про наближення строків закінчення ви­конання документа, повідомлення про прострочені документи тощо). З цією метою у системах передбачається ведення жур­налу реєстрації і контролю або реєстраційно-контрольних кар­ток документів. Такі системи побудовані на основі персональ­них СКБД і використовуються персоналом з діловодства і групами контролю.

Електронні архіви — системи автоматизації, призначені, на­самперед, для фізичного збереження електронних копій докумен­тів та їх пошуку. Основою таких систем є персональна або клієнт-серверна СКБД. Документи зберігаються або у базі даних, або у файловій системі. Недоліком першого варіанта є прив'язка до конкретної СКБД і складність відновлення після збоїв, а дру­гого — низький рівень захищеності інформації. Електронні архі­ви забезпечують пошук як за атрибутами, так і за змістом доку­ментів і можуть включати функції з контролю за виконанням документів.

Якщо в АСКВД реалізується традиційний облік документів із заміною паперових журналів обліку на електронні, то електронні архіви передбачають принципово новий погляд на документо­обіг — у системі зберігаються не тільки реєстраційні та контрольні картки, а й повний текст документа і його зображення. При цьому полегшується пошук і відновлення документа, його тира­жування і розсилання, заповнення полів карток і посилання на документ (дані автоматично розпізнаються з образу документа і переносяться в картку або новий документ). Водночас такий під­хід вимагає більше ресурсів (насамперед, пам'яті ЕОМ) і додат­кового обладнання (сканер, лазерний принтер), система працює ефективно лише в умовах комп'ютерної мережі, її експлуатація ускладнюється, що підвищує вимоги до користувачів та обслуго­вуючого персоналу.

Системи організації групової роботи (групове забезпечення, groupware) зорієнтовані на автоматизацію роботи невеликих колек­тивів і підтримують коректне спільне використання інформації гру­пою користувачів. Основним призначенням цих систем є автомати­зація офісної діяльності, документообігу, координації користувачів під час виконання поточних проектів і відстеження їх здійснення. В основу покладено електронну пошту, яка «знає» належність корис­тувача до тієї чи іншої групи, структуру проекту та склад робочих груп і «вміє» розсилати повідомлення належним чином згідно з їх­нім призначенням. При цьому відсутня структуризація проведення робіт — правила їх виконання у системі не визначаються.

Системи автоматизації ділових процесів (САДП, системи автоматизації управління потоками робіт, wоrkflow-системи) застосовуються, насамперед, для автоматизації документообігу і рутинних багатокрокових офіс­них операцій. Серед найбільш відомих розробок можна назвати системи Staffware, ActionWorkflow System, “ОРТіМА-WorkFlow”. Будь-яка САДП грунтується на комбінації таких технологій, як електронна пошта, управління проектами, робота з базами даних, об'єктно-орієнтоване програмування, САSЕ-технології.

Дуже часто терміни «grоuрwаrе» та «wоrkflоw» використову­ються як синонімічні. Однак, «grоирwаrе» є загальним терміном, який охоплює широкий спектр специфічних додатків групової роботи (календарне групове планування, спільне використання інформації, «дошки оголошень», форуми дискусій тощо). САДП є складовою цієї групи додатків. Із суто технічного погляду wоrk-системи одночасно обслуговують множину працівників і множину задач, тоді як grоuрwаrе -додатки паралельно обслуго­вують множину користувачів і тільки одну задачу. Інші відмінно­сті САДП такі:

• специфічність систем, зумовлена специфікою ділових про­цесів. Наприклад, на відміну від додатків календарного групово­го планування, які є стандартними для будь-якої організації, ав­томатизація ділових процесів — це технологія, яка допомагає користувачеві створювати додатки, необхідні саме йому;

• докладне визначення маршрутів, правил і ролей. Додаток колективного використання інформації стає додатком автомати­зації управління потоками робіт тоді, коли визначений специфіч­ний маршрут (наприклад, від А до В, від В до С), встановлені ро­лі (наприклад, А — організатор, В — юрист, С — ОПР) і зазначені певні правила («Контракт дійсний, якщо його схвалив С; якщо С його відхилив, контракт повертається до А, який вно­сить необхідні зміни»).

Системи керування (електронними) документами вважаються універсальними і мають забезпечувати:

• ведення довідника користувачів на основі організаційно-штатної структури організації;

• ведення журналів реєстрації і контролю виконання документів;

• контроль термінів виконання документів, оповіщення вико­навця і діловода про наближення термінів контролю та про доку­менти, не виконані вчасно;

• збереження документів у системі;

• підтримку шаблонів документів, складених документів, вер­сій і підверсій, перехресних посилань між документами;

• відстеження документів поза системою, виписування доку­ментів із системи;

• пошук документів за атрибутами, повнотекстовий та нечіт­кий пошук;

• розробку документів, включаючи колективну розробку;

• візування, узгодження та затвердження документів;

• документообіг — усі види маршрутизації, автоматичне роз­силання повідомлень, обмін повідомленнями і дорученнями усе­редині системи, формування реєстрів відправлення до зовнішніх організацій;

• ведення класифікаторів документів (за типом, видом тощо), довідників зовнішніх і внутрішніх організацій та ін.;

• суворе розмежування повноважень у системі, підтримку ро­лей, протоколювання та аудит дій користувачів;

• шифрування, цифровий підпис;

• ведення справ документів, списання документів у справу, передачу справ на збереження в архів;

• формування необхідних звітів, зокрема статистичних звітів з діловодства організації.

Системи керування документами ґрунтуються на промисло­вих СКБД (Оrасlе, Іпfогmіх, МS SQL, Server, Sybase). Документи можуть зберігатись як у БД, так і у файловій системі. Обмін документами між користувачами здійснюється підсистемою обміну і маршрутизації документів, найчастіше роль цієї підсистеми ви­конують workflowсистеми. Часто у складі систем присутні редак­тори довідників, реєстраційно-контрольних карт для задання атри­бутів різних видів документів.

Загальні вимоги до системи автоматизації діловодства/до­кументообігу з будь-якої названої категорії такі:

• зручність і простота в адмініструванні та користуванні;

• масштабовуваність — система має підтримувати будь-яку кількість користувачів, її здатність нарощувати свою потужність має визначатись тільки потужністю відповідного апаратного за­безпечення;

• розподіленість — система має підтримувати роботу з доку­ментами у територіально-розподілених організаціях, а також вза­ємодію з віддаленими користувачами;

• модульність — система має складатись з окремих модулів, інтегрованих між собою, що дає можливість замовникові ви­бирати й упроваджувати компоненти згідно зі своїми потре­бами;

• відкритість — система повинна мати відкриті інтерфейси для можливої доробки та інтеграції з іншими системами;

• переносимість — можливість використання на різних апарат­них платформах у середовищі різного системного програмного забезпечення.

Системи автоматизації ділових процесів

Автоматизація завжди розглядалась як засіб підвищення ефек­тивності управління. Але позитивного результату неможливо до­сягти в разі використання комп'ютерів як друкарських машинок, а ЛОМ — для тривіального обміну файлами. Водночас варто враховувати, що вигоди від автоматизованого виконання опера­цій (прискорення, спрощення і т. ін.) далеко не завжди компен­сують необхідні витрати. Розуміння такої ситуації призвело до появи в 1990 році принципово нової концепції підвищення ефек­тивності функціонування компаній — бізнес-процес реінжинірингу. За визначенням, ВРК — це фундаментальне переосмислення і радикальне пере­проектування бізнес-процесів для досягнення докорінного по­кращення основних показників діяльності — вартості, якості, по­слуг, швидкості. При цьому новітні ІТ розглядаються як інструмент реконструкції існуючих бізнес-процесів.

ІТ за своєю сутністю створюють умови для вдосконалення бізнес-процесів. Так, електронні комунікації дали змогу перебороти обмеження в розподілі та оновленні інформації, притаманні «па­перовій» технології, а технології «клієнт-сервер» створили перед­умови для децентралізації прийняття рішень, залишивши проте практично без змін процеси комунікацій і координації. У цьому контексті особливого значення набувають workflow-системи, які слід розглядати не як окремі додатки, а як засоби інтеграції діло­вих процесів підприємства.

Діловий процес — це ло­гічно завершений набір операцій (ділових процедур), що підтри­мують структуру підприємства і реалізують його політику, спря­мовану на досягнення поставленої мети. Ідеологія САДП ґрунтується на твердженні, що здебільшого ділові процеси мають такі характеристики:

• складаються зі скінченного набору завдань, що виконуються заданим чином;

• до їх виконання залучено численних працівників з різним ступенем відповідальності;

• вони полягають у вивченні, створенні, обробленні та переда­ванні інформації у різних формах (не тільки у формі документів);

• мають деяку мету, можливо, не очевидну всім учасникам.

Ділова процедура — це логічний етап ділового процесу, який необхідно реалізувати для його завершення. Наприклад, діловий процес «Обробка вхідного документа» складається з процедур ре­єстрації документа, видачі резолюції, постановки на контроль, ви­конання резолюції, контролю виконання, перевірки результатів.

Для відокремлення понять «виконання документа» і «виконан­ня доручення» використовується термін «робота», який позначає конкретне доручення, що виконується в рамках ділового процесу і складається з певних процедур. Опис роботи містить формулю­вання завдання, деяку інформацію у вигляді коментарів і, можли­во, один чи кілька прикріплених документів, необхідних для вико­нання поставленого завдання. Робота складається з окремих етапів, для кожного з яких задається часовий інтервал, протягом якого він має бути завершений, і режим виконання. Очевидно, що тут поняття роботи є ширшим, ніж «документ», а поняття руху ро­біт ширше за «рух документів».

Конкретні процедури виконуються за правилами. Правило оброб­лення процедури — це деяка умова, дотримання або недотриман­ня якої викликає визначені дії. Такі правила можна поділити на пра­вила оброблення даних і правила маршрутизації. Правила маршру­тизації визначають сценарій реалізації ділового процесу, послідов­ність виконання його процедур. Прикладом різної маршрутизації одного об'єкта може бути правило розгляду вхідних документів і накладання резолюцій на них: «Документи, що належать до групи особливо важливих, розглядає і розписує керівник, а решту — його заступники, відповідно до кола питань, якими вони відають».

Залежно від визначеності порядку виконання процедур розріз­няють жорстку і вільну маршрутизацію. Жорстка маршрутизація задається у випадку, коли порядок виконання процедур відомий заздалегідь і не залежить від результату виконання попередньої процедури. Іншими словами, завершення однієї процедури при­водить до автоматичного запуску іншої. Вільна маршрути­зація (умовна або аd hос-маршрутизація) визначається умовами, виконання або невиконання яких з'ясовується тільки після завершення попередньої ділової процедури. У цьому разі не можна сказати заздалегідь, яку процедуру буде запущено після вико­нання поточної, це визначає учасник ділового процесу з відповід­ними правами.

Залежно від порядку проходження процедур розрізняють послі­довну і паралельну маршрутизацію. Послідовна маршрутизація пе­редбачає виконання ділових процедур одну за іншою. Чергова про­цедура розпочинається тільки після завершення попередньої. Таким чином, у певний момент часу може виконуватись тільки одна про­цедура. За паралельної маршрутизації відбувається кілька ділових процедур одночасно. Це можливо, якщо такі процедури незалежні і їх виконання не вимагає результатів виконання інших.

Маршрути можуть бути складнішими, ніж прості послідовні чи паралельні. У деяких випадках задаються комбіновані марш­рути з послідовних і паралельних елементів, а в деяких — умов­ні, з переходами залежно від стану тих чи інших змінних. Марш­рутизація також може передбачати контроль виконання. Це поняття охоплює контроль доставки завдання, контроль ознайом­лення із завданням, власне контроль виконання, моніторинг за­вдання, повідомлення про порушення термінів виконання, істо­рію виконання завдань, контроль якості виконання.

Ще одним важливим компонентом опису ділового процесу є розподіл ролей між його учасниками. Роль визначає набір дій у рамках ділового процесу, який учасник має виконати для досяг­нення мети процесу. Під час визначення ролі закріплюються міс­це її розташування, функції, права доступу. Учасник може бути членом певної робочої групи, тоді на нього поширюються всі ха­рактеристики цієї групи. Існують три типи ролей:

• ініціатор роботи — це учасник ділового процесу, який формулює зміст роботи, описує її, запускає на виконання, здійснює контроль і приймає результати;

• виконавець роботи — це учасник ділового процесу, який ви­конує роботу, а також звітує і несе відповідальність за її резуль­тати. За наявності відповідних прав виконавець може створювати нову роботу як частину тієї, що доручена йому, і призначати но­вих виконавців. Таким чином він сам стає ініціатором робіт, — створюється традиційна ієрархічна структура управління з кіль­кома рівнями підпорядкованості;

• спостерігач — це учасник ділового процесу, який відстежує виконання роботи.

Формалізований опис ділового процесу та ділових процедур. що входять до його складу, правил їх виконання і ролей учасників процесу називають моделлю процесу. Модель процесу є ре­зультатом ретельного обстеження та аналізу об'єкта автоматиза­ції на предмет оптимізації його діяльності. Із цією метою засто­совуються традиційні методології системного аналізу, такі як SАDТ чи DFD. Існують і спеціалізовані методології, що підтри­муються окремими САДП.

Модель ділового процесу вводиться у САДП під час впрова­дження системи за допомогою спеціалізованих формальних мов (скриптів) або графічних засобів. Одержана карта ді­лового процесу зберігається в базі даних. Зафіксована модель може змінюватись у процесі використання системи. Ця процеду­ра не потребує перепрограмування, її виконує безпосередньо ко­ристувач.

У процесі використання САДП керівник або його секретар оформляє розпорядження у вигляді роботи, для якої описуються строки її початку, завершення та інші характеристики. Якщо ви­конання роботи вимагає ознайомлення з тим чи іншим докумен­том, представленим в електронній формі, він може бути прикріп­лений до опису роботи для передавання користувачеві.

Згідно з описаними характеристиками САДП передає ініційо­вані роботи виконавцю або кільком виконавцям, дотримуючись термінів передавання, виду маршрутизації та інших умов. На фі­зичному рівні інформація про роботи (карти робіт) і документи, прикріплені до робіт, можуть зберігатись у базі даних (на серве­рі), а користувачам передаються тільки права доступу до них.

Виконавець, одержавши завдання, приступає до його виконання. Якщо виникає потреба в уточненні завдання або оперативному уз­годженні, за допомогою системи формулюється відповідний запит.

При переході роботи від одного учасника до іншого до неї мо­жуть додаватися нові дані — «дані про виконання роботи». Вони або вводяться виконавцем у спеціальну екранну форму, яка описує роботу, або генеруються системою самостійно. Зокрема, система генерує дані про час проходження роботою чергового етапу, поточ­ний статус роботи (ініційована, завершена, відкладена), її місце­знаходження і т. ін. Саме ця інформація потрібна ініціаторові ро­боти для координації процесу і контролю за його виконанням. САДП забезпечує передавання такої інформації в режимі реально­го часу, усуваючи можливість втрати даних і скорочуючи час їх­ньої передачі. Одержана інформація є основою для вироблення рішень, які теж оформляються у вигляді робіт. Використання САДП дає змогу значно підвищити рівень обґрунтованості рішень завдяки своєчасному інформуванню керівництва про стан справ.

Таким чином, функціонування САДП дозволяє створити і під­тримувати чітку технологію життєдіяльності всього апарата управ­ління. Воно сприяє належній організації робіт, удосконалює зворот­ні інформаційні зв'язки, зміцнює трудову дисципліну і підвищує організаційну культуру. Поєднання технологій workflow з Web-технологіями дає змогу розширити комунікації та координацію у сере­довищі розподіленого прийняття рішень за межі окремої установи у рамках систем електронної комерції та віртуальних підприємств.