Складання і оформлення документів.

5.1. Складання і оформлення документів в залежності від їх виду (організаційно–розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань, відповіді на звернення громадян, документи по витребовуванню і наданню нотаріусами відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій, документи про надання правовової допомоги, тощо) здійснюються у порядку, передбаченому чинним законодавством.

У випадку, якщо цими Правилами не передбачено інше, оформлення реквізитів документів здійснюється у відповідності з вимогами, встановленими Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 зі змінами.

5.1.1 Для складання документів використовується папір А4(210х297) та А5 (148х210).

Складання документів на папері довільного формату не допускається.

5.1.2 Службові документи оформлюються на бланках контори (архіву), нотаріуса, які виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.

Під час складання і оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання.

5.1.3 Видані завідувачем контори (архіву), нотаріусом в межах своєї компетенції накази складаються і оформлюються на аркуші-бланку формату А4 і повинні відповідати вимогам, встановленим цим розділом.

5.1.4 Кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.

Найменування виду документа (за винятком листів) вказується на бланку.

5.1.5. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально стислим, точно відображати зміст документа та відповідати на питання “Про що документ.”

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.

5.2. Текст документа виготовляється за допомогою комп’ютерної техніки, шрифтом Times New Roman, розміром 12-14 і повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло, без повторень.

5.2.1 Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.

Найменування установи, її структурного підрозділу, яким адресується лист зазначаються в називному відмінку, наприклад:

“Міністерство юстиції України

Департамент нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань.”

5.2.2 При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата, наприклад:

" Начальнику Головного управління юстиції у місті Києві

ініціали та прізвище"

5.2.3 Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якій надсилається документ.

5.2.4 При адресуванні документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача, наприклад:

" 252101,

м.Київ,

вул. Раскової, буд.18, кв.14

С. І. Коваленку"

5.3 Датою документа є дата його підписання або затвердження.

5.3.1 Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік, які розділяються крапками.

Наприклад 15 листопада 2008 слід писати 15.11.2008.

Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль. Наприклад, 3 жовтня 2008 р. слід писати: 03.10.2008.

5.3.2 У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: «24 вересня 2008року».

5.3.3 Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється вище підпису, ліворуч.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка, наприклад:

" Приватний нотаріус Київського

міського нотаріального округу

(підпис) В. П. Кривенко"

" Завідуючий нотаріальною конторою

(підпис) З. П. Крилова".

5.3.4 При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов’язків у складі комісії, наприклад:

" Голова комісії (підпис) С. К. Лебедєва

Члени комісії (підпис) Г. Х. Павлюк

(підпис) Н. Л. Блінова".

5.3.5 Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: " Додаток: на 5 арк. у 2 прим.".

5.3.6 Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників

Наприклад, " Додаток: оригінал свідоцтва про право власності на 1 арк. у 1 прим."

5.4 При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту.

5.5 На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова " До справи" і індекс справи (за номенклатурою), в яку повинен бути підшитий виконаний документ.

5.6 На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів і індексу справи (за номенклатурою), в якій буде зберігатися примірник вихідного документа.

5.7 Кореспонденція надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносній книзі (додаток).

5.8. Складання і оформлення нотаріальних документів здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством.

5.8.1 Для реєстрації (обліку) нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії конторою (архівом), приватним нотаріусом заводяться книги і журнали, передбачені типовою номенклатурою.

5.8.2 Реєстри для реєстрації нотаріальних дій, реєстри для реєстрації заборон відчуження жилих будинків, квартир та іншого нерухомого майна, та арештів, накладених судовими та слідчими органами та інші книги і журнали, передбачені типовою номенклатурою ведуться у відповідності до форм, що затверджуються Міністерством юстиції.

5.8.3 Вчинені нотаріальні дії реєструються у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій, які ведуться та заповнюються відповідно до встановленого Міністерством юстиції порядку.

5.8.4 Реєстри для реєстрації нотаріальних дій мають бути прошиті, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі засвідчується підписом начальника управління юстиції або уповноваженою ним посадовою особою. Підпис начальника управління юстиції або уповноваженої ним посадової особи скріплюється печаткою відповідного управління юстиції.

5.8.5 Реєстри для реєстрації заборон відчуження жилих будинків, квартир та іншого нерухомого майна, та арештів, накладених судовими та слідчими органами, передбачені типовою номенклатурою книги та журнали повинні бути прошиті, кількість аркушів пронумерована та засвідчена підписом завідувача конторою, приватного нотаріуса і скріплена печаткою контори або приватного нотаріуса.

5.8.6 Реєстри, книги, журнали заповнюються від руки ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком, без пропусків і залишенням вільних місць між записами. Запис у реєстрі олівцем не допускається.

Дописки і виправлення, зроблені у реєстрах, книгах чи журналах повинні бути застережені нотаріусом, скріплені підписом, а в необхідних випадках, печаткою.

5.9 Оформлення документа включає його підписання.

Свій підпис на документах нотаріус скріплює печаткою. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.

5.9.1 Печатка проставляється на вчинюваних нотаріальних діях, передбачених чинним законодавством, а також на запитах про витребовування документів, про надання відомостей, необхідних для вчинення нотаріальних дій, довідках про повернення платежів(державного мита, платежів до пенсійного фонду тощо) та інших документах, на яких проставлення відбитку печатки є обов’язковим.

5.9.2 Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, засвідчуваних копій(фотокопій) документів і витягів з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів повинні бути позначені хоча б один раз словами.

5.9.3 Прізвище, імена, по-батькові фізичних осіб, їх місце проживання, ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб платників податків, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами- із заначенням дати їх народження.

5.9.4 При нотаріальному оформленні документа за участю іноземних громадян зазначається також їх громадянство.

5.9.5 Назви юридичних осіб та їх ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру юридичних та фізичних осіб-підприємців вказується без скорочень, із зазначенням їх місцезнаходження.

5.9.6 На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускаються.

Дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (сторін правочинів та інших осіб, які підписали правочин, заяву та ін.) і повторені в кінці посвідчувального напису.

При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.

5.9.7 Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії (наприклад копії документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.

5.9.8. Якщо документ, що підлягає нотаріальному оформленню, викладений неправильно, чи неграмотно, чи складений з порушенням вимог чинного законодавства, нотаріус пропонує особі, що звернулась за оформленням такого документа, виправити його або скласти новий.

5.10 При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси відповідно до затверджених Міністерством юстиції форм застосовують посвідчувальні написи і видають свідоцтва, що підписуються нотаріусом і скріплюються його печаткою.

5.10.1 Текст посвідчувального напису повинен починатися на документі та бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток, вільні місця- прокреслені, дописки та інші виправлення- застережені.

Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті.

5.10.2 Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа бланку нотаріального документа.

У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом повинні бути прошиті міцною ниткою білого абр червоного кольору, аркуші пронумеровані, завірені підписом нотаріуса і скріплені його печаткою.

5.10.3 Для викладення посвідчувального напису чи його продовження прикріплення або підклейка аркуша не допускається.

5.10.4 Для проставляння посвідчувальних написів можуть використовуватись мастичні штампи з текстом відповідного напису.

При оформленні нотаріальних документів можуть також застосовуватися мастичні штампи з словами «копія», «копія з копії», «дублікат, що має силу оригіналу», «з оригіналом згідно», тощо.

5. 10.5 При оформленні нотаріальних документів, призначених для дії за кордоном використання мастичних штампів не допускається.

5.10.6 Складання, оформлення і виконання конторою (архівом), приватним нотаріусом документів про надання правової допомоги здійснюються у відповідності до вимог діючого законодавства.

5.10.7 Документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності..

Кількість прошитих аркушів засвідчується підписом особи, яка видала документ або вчинила нотаріальну дію із зазначенням посади і скріплюється печаткою.

На прошитому документі вчиняється напис: «Всього прошито (або прошнуровано), пронумеровано і скріплено печаткою _____аркушів.

5.10.8 Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для нотаріального оформлення, повинні бути застережені підписом посадової(уповноваженої на те) особи і печаткою установи, організації, підприємства чи особи, яка видала документ.

При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.

5.10.9 Не приймаються для нотаріального оформлення документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної або ділову репутацію юридичної особи

5.10.10 Не приймаються для нотаріального оформлення документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також які написані олівцем

5.10.11 Не приймаються для нотаріального оформлення документи, у яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як наприклад, документи залиті чорнилом, водою, потерті та ін.

5.10.12 Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше аркушах, якщо аркуші не прошнуровано, не пронумеровано і кількість прошнурованих аркушів не завірена підписом посадової(уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної чи фізичної особи, що видала документ.

5.10.13 Не приймаються для нотаріального оформлення документи, у яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як наприклад, документи залиті чорнилом, водою, потерті та ін.

5.10.14. Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше аркушах, якщо аркуші не прошито, не пронумеровано і кількість прошитих аркушів не завірена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної чи фізичної особи, що видала документ.

5.11 Всі організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань контори, приватного нотаріуса підписуються завідувачем, а у разі його відсутності- заступником завідувача., нотаріусом, із зазначенням посади, прізвища, імені та по- батькові.

5.12 Всі організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань діяльності приватного нотаріуса підписуються ним особисто із зазначенням прізвища, імені та по -батькові.