Інвентаризація: порядок організації, проведення та оформлення результатів інвентаризації

1) Залежно від повноти охоплення засобів (коштів):

- повна - інвентаризація, що охоплює всі засоби, кошти і розрахунки підприємства. Повні інвентаризації - річні;

- часткова - інвентаризація, яка охоплює лише один вид засобів, коштів (матеріальних цінностей, основних засобів, господарського інвентарю, каси, незавершеного виробництва тощо). Часткові інвентаризації провадяться для забезпечення точності звітних даних, посилення заходів по збереженню майна, для попередження втрат і зміцнення фінансової дисципліни.

2) За організаційною ознакою:

- планова - проводиться у встановлені наперед терміни;

- позапланова - проводиться за вимогами судово-слідчих органів або за наказом керівника підприємства в разі потреби.

Відповідальність за організацію проведення інвентаризації, дати їх проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації, визначаються підприємством, установою, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

1) при передачі майна державного підприємства, установи в оренду, приватизації майна державного підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

2) перед складанням річної фінансової звітності, крім майна, інвентаризація якого проводилася раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних засобів може проводитись один раз на три роки, а бібліотечних фондів - один раз на п'ять років;

3) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);

4) при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а також за рішенням судово-слідчих органів;

5) у разі пожежі або стихійного лиха;

6) при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитися у випадку передачі підприємств та їх структурних підрозділів у межах одного органу, до сфери управління якого належать ці підприємства;

7) у випадку ліквідації підприємства.

Підприємства та організації зобов'язані проводити інвентаризацію:

1) будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів - не менше одного разу на три роки;

2) бібліотечних фондів - один раз на 5 років;

3) інших основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів: у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, виконавчих органах місцевих рад - не менше одного разу на два роки; в інших установах - не менше одного разу на рік.

Крім того, інвентаризація окремих видів активів проводиться з наступною періодизацією:

- основних засобів - не раніше 1 жовтня;

- капітальних робіт інвентарного характеру і капітальних ремонтів - не менше одного разу на рік, але не раніше 1 грудня;

- молодняку тварин, тварин на відгодівлі, птиці, кролів, хутрових звірів і сімей бджіл - не менше одного разу на квартал;

- готових виробів, сировини, пального та інших матеріалів, кормів, фуражу - не менше одного разу на рік, але не раніше 1 жовтня;

- продуктів харчування і спирту - не менше одного разу на квартал;

- незавершеного виробництва і напівфабрикатів власного виробництва - не раніше 1 жовтня звітного року, крім того, періодично у терміни, встановлені відповідними вищими органами;

- грошових коштів, грошових документів, цінностей та бланків суворої звітності - не менше одного разу на квартал;

- розрахунків платежів до бюджету - не менше одного разу на квартал; аналогічно з вищою організацією;

- розрахунків із дебіторами та кредиторами - не менше двох разів на рік, розрахунків у порядку планових платежів і з депонентами - не менше одного разу на місяць.

Для проведення інвентаризації створюються інвентаризаційні комісії на основі наказу керівника підприємства.

Комісії можуть бути постійними - ті, що проводять поточні інвентаризації протягом року. В їх склад входять керівники структурних підрозділів, головний бухгалтер, замісник керівника підприємства чи сам керівник.

Для безпосереднього проведення інвентаризації в місцях зберігання і виробництва формуються робочі інвентаризаційні комісії в складі інженера, технолога, механіка, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших робітників, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни та первинний облік.

Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії тих самих матеріально-відповідальних осіб та одного і того ж працівника два роки підряд.

Організація і проведення інвентаризації передбачає формування пакету документів: наказ керівника про створення постійно діючої робочої комісії; наказ про проведення інвентаризації; інвентаризаційні описи; порівняльні відомості результатів інвентаризації; акти інвентаризації; протокол засідання інвентаризаційної комісії; наказ про затвердження протоколу засідання інвентаризаційної комісії.

До початку проведення обов'язкової або призначеної підприємством чи установою інвентаризації в присутності комісії матеріально відповідальні особи складають звіт про останні проведені операції, відображають їх у складському обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Матеріально відповідальні особи дають комісії розписку, в якій підтверджують, що всі прибуткові та витратні документи здані до бухгалтерії, а всі матеріальні цінності, довірені їх зберіганню, знаходяться в приміщенні складу або в інших визначених місцях. Якщо підрозділ здійснює реалізацію матеріальних цінностей за готівку, то насамперед підраховується наявність готівки: регіструються показники лічильників касових апаратів, готівка звіряється з показниками касового апарата. Під час інвентаризації прибуткові й витратні операції з матеріальними цінностями, як правило, не здійснюються. Також до початку інвентаризації перевіряється стан ваговимірювального господарства - точність ваги, гир та інших вимірювальних пристроїв.

Дані про наявність тих чи інших цінностей із зазначенням назви, відмітних ознак, включаючи номенклатурний номер, одиниці виміру і кількості фактично виявлених натуральних одиниць, записуються до інвентаризаційного опису.

Інвентаризаційний опис є документом, який фіксує наявність і склад засобів на певну дату. Кожна сторінка опису підписується всіма членами комісії та матеріально відповідальними особами. Наприкінці кожної сторінки цифрами і словами записується загальна сума натуральних одиниць, відображених на даній сторінці.

На останній сторінці інвентаризаційного опису матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі матеріальні цінності облічені й відображені в інвентаризаційному опису правильно і повністю, жодних пропусків і не включених до опису предметів немає. Інвентаризаційні описи складаються в необхідній кількості примірників, один з яких вручається матеріально відповідальним особам.

Якщо інвентаризація триває понад один день, то інвентаризаційні описи залишаються в сховищі матеріальних цінностей до завершення інвентаризації. На час перерви в роботі інвентаризаційної комісії сховища зачиняються двома замками, ключі від одного з них зберігаються у матеріально відповідальних осіб, від другого - у голови інвентаризаційної комісії. Сховище запечатується відтиском печатки, яка зберігається у голови або одного із членів інвентаризаційної комісії.

Одержані дані, що містяться в інвентаризаційному описі, зіставляються з обліковими даними про залишки тих самих матеріальних цінностей. Таке зіставлення називають звірянням фактичних та облікових залишків і записують до Зрівняльних відомостей результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей.

У результаті зіставлення облікових даних з фактичними можуть бути виявлені такі факти:

- фактичний і бухгалтерський залишки збігаються;

- фактичний залишок менше облікового - нестача;

- фактичний залишок більше бухгалтерського облікового - надлишок;

- пересортиця.

Розходження фактичної наявності матеріальних цінностей та коштів з даними бухгалтерського обліку, встановлені під час інвентаризації та інших перевірок, регулюються в бухгалтерському обліку у такому порядку:

- основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, кошти та інше майно, що виявилося у надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на результати фінансово-господарської діяльності або збільшення фінансування з наступним встановленням причин виникнення надлишку і винних у цьому осіб;

- убування цінностей у межах затверджених норм списування за рішенням керівника підприємства, установи відповідно до витрат виробництва, обігу або на зменшення фінансування. Норми природного убування можуть застосовуватися лише в разі виявлення фактичних нестач. За відсутності норм убування розглядається як понаднормова нестача;

- понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від розкрадання, нестач, знищення та псування матеріальних цінностей;

- понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей, включаючи готову продукцію, в тих випадках, коли винуватці не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки або зменшення фінансування.

У документах, якими оформлюються списання втрат і понаднормові нестачі цінностей, мають бути зазначені вжиті заходи щодо запобігання таких нестач і втрат.

Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику підприємства, який у 5-денний термін розглядає і затверджує протокол.

Матеріали інвентаризацій та рішення щодо регулювання розбіжностей затверджуються керівником підприємства, установи з включенням результатів до звіту за той період, в якому закінчено інвентаризацію, а також і до річного звіту.