Форми побудови зон первинних документів

Встановлені атрибути конкретного повідомлення розміщують у зонах, що мають, як правило, логічну послідовність.

Наприклад: у формулярі-зразку (ГОСТ 6.13.2–75 «Система первичной учетной документации») атрибути розміщують у трьох частинах, які містять шість зон (рис. 8.2): титульну частину (зони 1 – 4); змістову частину (зона 5), оформлюючу частину (зона 6).

Рис. 8.2. Розподіл зон первинного документа

Зона 1 – назва підприємства, структурного підрозділу чи назва організації і її поштова адреса.

Зона 2 – індекс форми документа і гриф його затвердження.

Зона 3 – атрибут – гриф затвердження документа і код за державним класифікатором управлінської документації.

Зона 4 – назва документа і дата його складання. Інші атрибути для зон 1 – 4 визначаються призначенням документа.

Зона 5 – змістова частина документа (ГОСТ 6.10.1–75 – текстова; ГОСТ 6.38–72 «Унифицированные системы документов»); назви рядків, граф і їх призначення.

Зона 6 – підписи відповідальних осіб; дата підпису документа; печатка.

Зони повідомлень можуть мати такі форми побудови: лінійну, анкетну, табличну.

Лінійна форма передбачає виділення кожному атрибутові двох клітинок: для назви атрибута, яка друкується друкарським способом, для запису його значення.

Анкетна форма передбачає розміщення атрибутів у вертикальній послідовності:

Таблична форма передбачає побудову документа у вигляді таблиці з графами по вертикалі і рядками по горизонталі.

Сполучення первинних і машинних документів

Існує три види сполучень документів, що зчитуються людиною й машиною:

перфокарти-документи;

гібридні документи, інформація зчитується автоматами;

документи, які заповнюються периферійними засобами. При заповненні документа інформація записується одночасно на документ і на машинний носій. При цьому можуть використовуватися перфожетони, спеціальна клавіатура, електронні ключі. Заповнення на екрані дісплея.

В основному є два способи автоматичного зчитування інформації: оптичний і магнітний. Дані в документ записуються спеціальними шрифтами, машинописними знаками, графічними позначками, штриховими знаками. Документ поділяється на дві частини: 1) інформація, яка не зчитується; 2) інформація, яка зчитується машиною.