Как контролировать перерывы в работе

«Время — это портниха, специализирующаяся на переделках», — сказал однажды писатель Фэйт Болдуин. Значительная часть вашего времени тратится на незапланированные изменения. Ваш тщательно спланированный день часто заканчивается тем, что план оказывается разорванным на клочки.

Повторите высказывание, сделанное ранее: не позволяйте, чтобы постороннее вмешательство прерывало вашу работу. Вы должны предусмотреть возможность так называемых перерывов в перспективе. Например, течение вашей работы прерывает лицо, статус которого существенно выше вашего, причем сам перерыв может иметь для вас благоприятные последствия. После того как разговор закончится, вы убедитесь, что нарушение ваших планов дало прекрасные результаты. Другими словами, перерывы могут быть как хорошими, так и плохими. Ваша оценка ситуации предполагает и ваш ответ. Вы фильтруете перерывы, определяя, сколько времени вы можете уделить каждому из них.

Вы не можете исключить перерывы. Многие из них, как вы уже видели, требуют от вас выполнения работы, причем такой, за которую вам платят.

Вспомните, что раньше сказал доктор. Нельзя доктору, будь то мужчина или женщина, отказаться от вызова, даже если вызов разбудил его среди ночи. Разговаривая с пациентами, отвечая на тревожные вопросы матери, отвечая на непредвиденные звонки, доктор делает все или почти все, что составляет его работу, — так считают его пациенты.

Кроме того, вы должны составить такой план, чтобы свести к минимуму число нежелательных перерывов, если вы собираетесь эффективно планировать свою работу. Один час сосредоточенной работы стоит дороже, чем четыре часа, разбитые на пятиминутные отрезки нежелательными звонками или тривиальными телефонными вопросами. Заглядывайте в ваш журнал учета времени после каждого перерыва. Вы увидите, что полное время перерывов много больше, чем время, которое визитеры проводят в вашем офисе.

Учитесь управлять этими нежелательными перерывами, принимая решения и реализуя их на практике. Ниже приводятся несколько кратких указаний, позволяющих минимизировать нежелательные перерывы:

• Установите пределы времени и придерживайтесь их. Говорите: «Я располагаю пятью минутами — уложимся ли мы в это время или назначим другое время для встречи?»
• Установите приоритеты выполнения плана: вы будете крайне заняты до тех пор, пока не сделаете дела в установленные вами сроки.
• Если к вам зашли случайные посетители, не садитесь. Если они сели, то присядьте на край вашего письменного стола.
• Встречаясь с другим человеком в его офисе, вы сначала должны определить время окончания встречи.
• Избегайте маленьких разговоров, когда вы заняты; это увеличивает время, расходуемое на перерывы, вдвое.
• Обяжите незваных посетителей быть пунктуальными. Не бойтесь прервать прерывателя, спросив у него: в чем вопрос? Какова цель его звонка?
• Жестко соблюдайте график времени, но при этом будьте любезны к людям. Во время встречи все внимание уделяйте собеседнику. Умейте слушать. Проявляйте твердость, но при этом будьте доброжелательны и старайтесь быть полезным. Не позволяйте им уйти ни с чем, если вы в состоянии помочь им.
• Расположите часы таким образом, чтобы ваши посетители видели их, и не бойтесь время от времени поглядывать на них. Объясните, что у вас назначена следующая встреча; невинная ложь лучше, чем грубое прерывание.
• Используйте систему возврата телефонных звонков, если звонок достаточно важен, то звонивший повторит вызов.

Лицо, которое больше всего прерывает вашу работу в офисе, — это не ваш начальник, поскольку он или она идут на втором месте, это вы сами. Иногда все мы сами испытываем непреодолимое желание, чтобы нашу работу прервали. Обычно такое желание возникает, когда вы беретесь за домашнюю работу или решаете неприятную задачу, вы очень хотите, чтобы вас прервали. Вы ждете, чтобы вам позвонили. Или вам вдруг приходит в голову позвонить коллеге и обсудить совершенно незначительный вопрос, и вы сами прерываете работу. «Нет, нет, ничего срочного — просто звонок, чтобы перекинуться словами».

Существует множество способов, с помощью которых вы будете сами прерывать свою работу: выпить кофе, прервать работу над одним проектом и начать другой, болтая с вашим секретарем или коллегой, вы останавливаетесь в коридоре или чрезмерно долго задерживаете людей на совещании. Несмотря на протесты ваших оппонентов, вы продолжаете «спрашивать про это». Вы нуждаетесь в перерыве. Берегите себя, перерыв умеет мастерски маскироваться.