Учет денежных средств

В лекции рассматриваются следующие вопросы:

1. Учет денежных средств и денежных документов в кассе

2. Учет операций по расчетным счетам

3. Учет операций по специальным счетам

4. Учет переводов в пути

Литература:

1.Бабаев Ю.А., Петров А.М., Мельникова Л.А. Бухгалтерский учет. Учебник для бакалавров. – М.: Проспект, 2014.

2.Федеральный закон от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

3.Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;

4.Письмо ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ»;

5.Указание Центрального банка РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».

Денежные средства находятся в кассе в виде наличных денег и денежные документов, на счетах в банках, выставленных аккредитивах, чековых книжках, на специальных и депозитных счетах и пр. С помощью денежных средств производятся расчеты с поставщиками за приобретенные у них товарно-материальные ценности, с покупателями — за купленные ими товары, продукцией с заказчиками — за выполненные работы и оказанные услуги, с кредитными учреждениями — по ссудам и другим финансовым операциям, с бюджетом - по налогам и сборам, с другими юридическими и физическими лицами — по различным хозяйственным операциям.

Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными денежными средствами.

Для учета денежных средств применяют счета бухгалтерского учета, находящиеся в разделе V «Денежные средства» Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути»).

1. Учет денежных средств и денежных документов в кассе

К кассовым операциям относится любое движение, т. е. изменение остатков наличных денежных средств в отечественной и иностранной валюте, денежных документов, хранящихся в кассе организации. Организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые ЦБ РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, с которым в соответчики с трудовым законодательством заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. В организациях, имеющих несколько касс (например, организации торговли, транспорта и др.), существует главная касса, которую ведет главный кассир, которому подчиняются и перед которым ежедневно отчитываются кассиры операционных касс.

Руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций закрыты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

В соответствии с указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального Предпринимателя» в настоящее время в Российской Федерации установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями) по одной сделке в сумме 100 тыс. руб.

Совместным письмом ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. № 85-Т и МНС России от й июля 2002 г. № 24-2-02/252 «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами» разъяснено, что предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким документам по одному договору, не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами.

Вместе с тем указанные ограничения не распространяются на расчеты с участием индивидуальных предпринимателей.

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит кассы — это предельная сумма денежных средств, которая может постоянно находиться в кассе организации.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты самостоятельно.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие составляет «Расчет на установление лимита остатка кассы».

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.).

Все наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в согласованные сроки. Наличные деньги также могут быть сданы инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Для учета кассовых операций применяются унифицированные формы первичной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000 г.), согласованные с Минфином России и Минэкономики России(рис. 7.1).

Рис. 7.1. Первичные документы по учету кассовых операций

Особенностью кассовых документов является то, что в них не допускаются подчистки, помарки или исправления. Если при составлении документа были допущены ошибки, то незарегистрированный и предварительно не пронумерованный документ уничтожается, а вместо него выписывается правильный. В иных случаях неверный документ аннулируется перечеркиванием и надписью «аннулировано», новый документ выписывается под следующим порядковым номером. Кассовые документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны с помощью пишущей машинки, компьютерной техники и должны быть подписаны главным бухгалтером или иным лицом, уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия, и кассиром, а расходные документы, кроме того, и руководителем предприятия или иным должностным лицом, имеющим право разрешать расходование средств. В приходных и расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Аналитический учет кассовых операций ведется кассиром в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Если в организации есть операционные кассы, то движение денежных средств в операционных кассах отражается в книгах кассиров-операционистов. Тогда кассовая книга ведется главным кассиром.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, так как служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в I бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Основанием для записи кассовых операций на счетах бухгалтерского учета служит отчет кассира с приложенными к нему первичными документами. Кассир передает отчет в бухгалтерию под расписку получающего его бухгалтера. Последний проверяет правильность записи первичных документов в отчете и его итогов. В организациях, ведущих расчеты с помощью контрольно-кассовых машин, кассовый отчет также составляется с показателями счетчиков контрольно-кассовых машин, которые распечатываются по окончании работы касс и прикладываются к отчету кассира. При этом показания счетчиков могут превышать величину наличной выручки на сумму продаж, оплаченных кредитными карточками, что отражается как переводы в пути, и денежными документами.

Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счете 50 «Касса». Приход средств в кассу показывается по дебету счета, а расход — по кредиту. Счета, корреспондирующие со счетом 50 «Касса», указываются бухгалтером в первичных кассовых документах — ордерах и ведомостях — в момент их выписки, т. е. еще до совершения самой кассовой операции, и затем они переносятся из документов в кассовую книгу.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 учитываются денежные средства в кассе организации, в том числе для учета наличия и движения российской валюты, а также для каждой используемой иностранной валюты. Основным источником их поступления в кассу служит снятие наличных денег по чекам с расчетного счета. При проверке данной операции необходимо убедиться, что в корешке чека, приходном ордере и отчете кассира указана идентичная сумма, и сравнить ее с банковской выпиской по счету. Поступление наличных денежных средств в кассу с расчетного счета отражается по дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» (если средства снимаются в иностранной валюте).

В организациях, ведущих расчеты с населением, основная часть наличных денег поступает в кассу в виде наличной выручки — дебет счета 50 «Касса» и кредит счета «Продажи». Также наличные денежные средства вносятся в кассу подотчетными лицами, рабочими и служащими, покупателями и другими контрагентами.

Денежные средства из кассы расходуются прежде всего на выплату заработной платы по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 50 «Касса». Невыданные по ведомости суммы депонируются и относятся в дебет счета 70 с кредита счета 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» (табл. 7.1).

Таблица 7.1

Учет кассовых операций

Наличная выручка и остаток денежных средств в кассе сверх установленного лимита сдаются в банк. При сдаче кассиром организации денег непосредственно в кассу банка делается запись: дебет 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и кредит 50 «Касса». Если выручка передается инкассаторам или дается на почту для перевода на счет, то дебетуется счет 57 «Переводы в пути».

На субсчете 50-2 учитывается наличие и движение денежных средств к операционных кассах (кассах, открываемых в подразделениях организации). Выдача денег из главной кассы в операционные и возврат их фиксируется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5). При выдаче главным кассиром денежных средств в операционные кассы делается запись дебет субсчета 50-2 «Операционная касса» с кредита субсчета.10-1 «Касса организации». При сдаче средств в главную кассу составляется обратная запись.

На субсчете 50-3 учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы. К денежным документам относят почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины, путевки в дома отдыха и санатории и другие денежные документы. Денежные документы принимаются к учету и отражаются в балансе в сумме фактических затрат на их приобретение, а не по номинальной стоимости.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Книга учета движения денежных документов может вестись на бланках и аналогична кассовой книге.

Поступление денежных документов в кассу отражается по дебету счет 50-3 «Денежные документы» с кредита следующих счетов:

— 50-1 «Касса организации» — при приобретении денежных документов за наличный расчет;

— 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при сдаче в кассу документов приобретенных сотрудниками организации;

— 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при получении денежных документов, приобретенных по безналичному расчету.

Выдача денежных документов под отчет отражается по кредиту счета 50-3 и дебету счетов:

— 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при выдаче документов под отчет (например, билетов на проезд к месту командировки);

— 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при возврате денежных документов, приобретенных по безналичному расчету (например, при возврате билетов транспортному агентству);

— 26 «Общехозяйственные расходы» — при использовании денежных документов на нужды организации (например, отправка почтовой корреспонденции);

— 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — при выдаче путевок работникам. Если путевки оплачиваются работниками только частично, то часть их стоимости, оплачиваемая организацией, относится с кредита счете 50-3 в дебет счета 91-2 «Прочие расходы».

Инвентаризация кассы. Общий порядок проведения инвентаризации имущества организации изложен в ст. 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете» и детализирован в Методических указаниях по инвентаризаций имущества и обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. В обязательном порядке инвентаризация проводится:

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

— при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации.

В соответствии с п. 37 Порядка ведения кассовых операций в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены следующие унифицированные формы по учету результатов инвентаризации:

- акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ-15);

- инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ-16).

Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации: дебет счета 50 «Касса» и кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денежных средств в кассе подлежит взысканию с материально-ответственного лица (кассира). При этом делаются следующие записи: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счета 50 «Касса» ‑ на недостающую сумму денежных средств. И одновременно относится на виновника недостачи: дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены (например, в случае ограбления, кражи со взломом и т. д.), недостаче списывается на расходы организации: дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».