Этикет письменного делового общения и обмена деловой информацией по факсу.

· Циркулярные (от нем. Zirkular, от лат. circularis — круговой) - это письма, направляемые одним автором группе адресатов, нескольким должностным лицам, либо письма для всех лиц, занимающих определённую должность, которые обычно носят общий инструкционный характер.

· дирек­тивные,

· информационные,

· гарантийные,

· претензионные,

· рекламационные, т.е письма -претензии покупателей к поставщикам вследствие нарушения последними условий договора по поставке продукции, выполнению работ, оказанию услуг и проч.

· коммерческие,

· договорные,

· сопроводи­тельные,

· письма-ответы,

· письма-запросы,

· напоми­нания,

· приглашения,

· извещения,

· подтверждения,

· просьбы.

Существуют определенные правила написания офици­альных писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже организации, но и помешать реше­нию важных вопросов, заключению выгодных контрактов.

Уважающая себя компания, которая испытывает подобные же чувства к своим клиентам, поставщикам и прочим корреспондентам, обязательно пользуется фирменной почтовой бумагой, на которой и пишутся деловые письма.

Почтовая бумага должна быть хорошего качества и разного формата - от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги только светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака); в некоторых случаях там же напечатаны имя и фамилия сотрудника, может быть, и его должность. Вопрос о том, целесообразно ли дать право сотруднику пользоваться почтовой бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия, и должность сотрудника, решается руководством организации. Однако следует заметить, что деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге, без эмблемы фирмы, но писать письма на почтовой бумаге отеля, где остановился сотрудник организации, не следует, так как на бумаге будет эмблема отеля, а не фирмы, которую он представляет.

Каждое деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях, иметь ряд обязательных атрибу­тов: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

Мысль — это содержание написанного вами или то, о чем вы говорите в своих письмах. Деловое письмо имеет опре­деленную цель и определенную направленность — побу­дить адресата к каким-то действиям и получить опреде­ленный ответ на это письмо. Для этого необходимо четко и ясно формулировать идеи, которые вы стремитесь выра­зить, в противном случае вам не удастся донести эти идеи или сведения до других. Если в письме затрагивается несколько вопросов, они должны быть по смыслу отделены друг от друга и указаны в порядке их важности.

Еще один критерий качественного текста делового письма — это внятность, т.е. доступность текста для пони­мания. Корректность — это тон написанного, который зада­ется выбранными словами, официальностью или неофици­альностью стиля и должен точно соответствовать статусу адресата вашего письма, точно так же, как покрой вашего костюма будет соответствовать кругу общества, к которому принадлежат ваши клиенты.

Стиль делового письма — деловитость, отсутствие посторонних фраз. Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше воспринимается. Деловое письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи. Рекомендуется традиционное, классическое (с точки зрения грамматики), построение фраз: подлежащее - сказуемое - обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений. Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого.

Такое важнейшее требование к деловому письму, как грамотность, отражает соблюдение норм грамматики и правописания. Разумеется, деловые письма должны быть написаны без ошибок (в тек­сте не допускаются подчистки и исправления), аккуратно отпечатаны.

Короткое, грамотное, логичное дело­вое письмо — знак уважения к адресату.

Необходимо отметить, что информацию в документе несет не только сам текст, но и элементы его оформления, получившие название реквизитов.

Реквизит — это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Число реквизитов бывает различным в зависимости от вида и содержания документов. Формуляр-образец уста­навливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения.

В настоящее время к реквизитам относятся:

· государственный герб Российской Федерации;

· эмблема государственного органа или организации;

· изображение правительственных наград;

· код организации по общероссийскому классифика­тору предприятий и организаций (ОКПО);

· код формы документа по общероссийскому класси­фикатору управленческой документации (ОКУД);

· наименование государственного или муниципального органа;

· наименование учреждения или организации;

· наименование структурного подразделения;

· индекс почтового отделения, почтовый, телеграфный и электронный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, номер счета в банке;

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· ссылка на индекс (номер) и дату входящего документа;

· место составления и издания;

· гриф ограничения доступа к документу;

· адресат;

· гриф утверждения документа – это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию и состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО " Термика"
Личная подпись И.И.Иванов

15.04.2009

· Резолюция – фраза (распоряжение, указание) написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например:

Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект
договора с ЗАО " Термика" к 05.04.2009

Личная подпись
Дата

· заголовок к тексту;

· отметка о контроле;

· текст;

· справка о наличии приложений;

· подпись;

· гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.;

· визы – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

· печать;

· отметка о заверении копий;

· фамилия исполнителя, номер его телефона или адрес электронной почты;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· отметка о переносе данных на машинный носитель;

· отметка о поступлении^[1].

До сих пор мы говорили об общих правилах написания и нормативах оформления деловых писем. Дадим теперь некоторые рекомендации по их содержанию.