По дисциплине 1 страница

Лекции

«Современная оргтехника и организация делопроизводства»

Раздел 1. «Введение»

ТЕМА: 1.1. Основные термины и понятия.

Управленческая деятельность подразумевает создание разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухгалтерского учета и оперативного управления. Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ. Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Документы служат носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Залогом обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности является своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий и организаций различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени управленческих работников.

Качество подготовки фирменной организационно-распорядительной документации свидетельствует в пользу культуры организации и упрочивает ее положительный имидж среди работников, клиентов и контрагентов. Любой документ на современном этапе фиксирует те или иные события, происходящие в управленческой, организационной, экономической деятельности. В ряде случаев документы подтверждают правомерность совершения тех или иных хозяйственных операций, служат неоспоримым доказательством на совершение этих операций. В процессе возникновения правовых, трудовых, экономических споров документы помогают решать споры в установленном законом порядке.

Организовывать процесс управления при помощи документов оперативно невозможно без грамотного использования оргтехники. Оргтехника – технические и программные средства организации работы в современном офисе. К оргтехнике относятся такие, широко известные и вошедшие в нашу повседневную жизнь средства как: копировальная, сканирующая, ламинирующая техника, компьютеры с операционными системами и соответствующими программными средствами как стандартными, так и специальными.

ТЕМА: 1.2. Законодательное и нормативное регулирование делопроизводства. Законодательные акты РФ в сфере информации и документов.

Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ.

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти.

Государственная система документационного обеспечения управления.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.

ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 51141 -98

Основные правила работы ведомственных архивов.

Перечень документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственные органы, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Документ, создаваемый его исполнителем должен соответствовать нормам современного действующего законодательства. Оформление документов в соответствии с действующими нормами и правилами обеспечивает защиту интересов организации, а также повышает эффективность работы всего управленческого аппарата. Поскольку каждый управленческий работник в процессе своей деятельности в большей или меньшей степени создает те, или иные документы (является делопроизводителем, оформляет дела), следовательно, одной из важнейших функций управленческих работников является грамотное и эффективная организация работы с документами, что является предметом изучения дисциплины «Основы документационного обеспечения в управления».

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной цель которой - обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Специалист в области управления (общего, финансового и др.) должен знать особенности государственного регулирования процесса документационного обеспечения управления, состав документов, формируемых в процессе управленческой деятельности, уметь составлять и оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с требованиями действующего законодательства.

ТЕМА: 1.3. Унификация и стандартизация документов.

Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для стандартных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Основная часть официальной документации – это управленческая, которая имеет универсальный характер и создаётся в деятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Основой для систематизации документов в информационно – поисковых системах служит общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), куда включены унифицированные формы унифицированной системы документации, обязательные в деловом документообороте и документопотоках. Ко всем этим документам применимы определённые правила стандартизации – процесс установления и применения стандартов, а именно: образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними подобных объектов.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации — это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Примерный Табель форм документов — это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель форм документов выполняет функцию справочника, использованных организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления. Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

Стандартизация - означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.

Стандарт - это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Стандарт - нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).

Существуют следующие виды стандартов:

ГОСТы – государственные стандарты.

ОСТы – отраслевые стандарты.

СТП – стандарты предприятий, учреждений, организаций.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России. Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:

ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».

ТЕМА: 1.4. Информация в системе управления.

Принятие управленческих решений всегда базируется на информации, раскрывающей содержание рассматриваемого вопроса или управляемого объекта. По данным международной статистики любой управленческий работник тратит от 50 до 90 % своего рабочего времени на создание и обработку информации (общение, прочтение, написание).

В процессе общения (все вовлечены в процесс общения) добровольно или принудительно нам приходится перерабатывать большие объемы поступающей информации. Это общение (а предметом изучения документационного обеспечения управления, в том числе, является и деловое общение) мы ведём с коллегами по работе, с клиентами, с представителями государственных учреждений и другими контрагентами. Общение может происходить как в устной, так и в письменной форме. Единого мнения о лучшей форме общения не существует, каждый работник должен сам выбирать для себя наиболее оптимальную форму общения. По-видимому, наиболее оптимальной формой общения является совокупность всех форм общения: устной, письменной, общение при помощи средств связи (телефона, телеграфа и т.д.), общение посредством средств компьютерной связи (Интернет, IТ–технологии и др.)

В настоящее время объемы информации удваиваются ежегодно. Общество переживает настоящий информационный бум. Развиваются новые информационные технологии, растет количество населения, увеличиваются материальные и «духовные» потребности людей - все эти факторы оказывают прямое влияние на увеличение объемов создаваемой информации.

Любая организация, так же, как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Как говорится, «кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». Управленческий работник на современном этапе представляет собой систему обработки информации. Получая информацию, в большинстве случаев он должен её отразить в документе, т.к. носителем информации выступает документ. Поэтому в России, также как и в экономически развитых странах, рациональной организации работы с информацией и с документами, как её носителями, на современном этапе уделяют значительное внимание.

В современных условиях управленческий работник должен и обязан проверять качество получаемой информации, т.к. наиболее качественная информация - это информация в виде документа, имеющего юридическую силу.

Информация - это сведения о предметах, фактах, событиях, явлениях, процессах, независимо от формы их представления.

Управленческая информация - это сведения о предметах, фактах, событиях, явлениях, процессах, возникающих в процессе управления. Управленческая информация должна отвечать следующим требованиям:

Достоверность.

Оперативность.

Доступность.

Достаточность.

Адресность и др.

Раздел 2. «Документ и его виды. Классификация документов»

ТЕМА: 2.1. Правила оформления управленческих документов. Общие правила оформления.

Бланк документа и его виды. Состав и назначение реквизитов документа. Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.

Содержание и размещение реквизитов на всех видах бланков зависит от информации, содержащейся в учредительных документах организации.

Требования к изготовлению и хранению бланков, а также их виды предусмотрены ГОСТ Р 6.30 – 2003. В соответствии с требованиями данного стандарта установлены следующие виды бланков документа, используемых в управленческой и финансово-хозяйственной деятельности предприятий и учреждений:

Общий бланк — бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма).

Бланк для письма.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Элементами любого бланка является логотип, наименование организации и ряд других элементов фирменного стиля организации. В числе основных элементов фирменного стиля маркетологи называют логотип организации, фирменные цвета и шрифты, используемые для написания наименования организации и другой фирменной информации, текстовый знак и фирменную символику. Наиболее часто фирменный стиль находит свое применение в визитных карточках, фирменных конвертах для писем, фирменных бланках, на папках, буклетах, плакатах, флагах, упаковочной продукции и др.

Логотип - оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Логотип специально разрабатывается фирмой с целью привлечения внимания к ней и к ее товарам.

Фирменное наименование - название фирмы (организации), под которым она официально участвует в экономических операциях. Обычно фирменное наименование включает собственное имя фирмы, наименование области ее деятельности и наименование организационно-правовой структуры.

Фирменный стиль - один из важнейших компонентов успешного бизнеса, активный маркетинговый инструмент любой современной компании. От того, насколько профессионально разработан фирменный стиль организации, во многом зависит, будут ли ее запоминать клиенты, партнеры, потребители продукции (услуг) и будет ли она выделяться среди конкурентов.

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88 % до 98 %. При этом независимо от сферы и порядка применения для изготовления бланков документов должна быть использована белая бумага или бумага светлых тонов.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги: А4 – (210*297 мм) и А5 – (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов в бланке - угловое и продольное. Виды бланков и образцы их оформления даны в ГОСТ Р 6.30 – 2003.

При разработке вида и стиля бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить следующие условия:

– какие документы будут создаваться на этом бланке (кроме писем) или какой-то конкретный вид документа;

– кто будет являться автором документа, создаваемого на этом бланке;

– как будут располагаться реквизиты на бланке.

Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом ГОСТом Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, " Название вида документа" и " Справочные данные об организации". Реквизит " Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4. код организации;

5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7. код формы документа;

8. наименование организации;

9. справочные данные об организации;

10. наименование вида документа (Вид документа - классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы - один вид, приказы - другой вид, акты - третий). Разновидность документа детализирует понятие вид (разновидность - разные виды), уточняет характер деятельности, документируемой данным видом, например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации);

11. дата документа (Реквизит «дата» показывает момент создания документа. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты - «гриф согласования», «гриф утверждения», «подпись», «виза», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др., т.е. те, которые придают документу необходимую юридическую силу);

12. регистрационный номер документа;

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. место составления или издания документа;

15. адресат;

16. гриф утверждения документа;

17. резолюция;

18. заголовок к тексту;

19. отметка о контроле;

20. текст документа;

21. отметка о наличии приложения;

22. подпись (подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими актами о распределении обязанностей);

23. гриф согласования документа;

24. визы согласования документа;

25. оттиск печати (печать, являющаяся дополнительным свидетельством подлинности документа. Печать необходимо ставить на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для организаций, рабочих, служащих, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и других финансовых операциях. Печать используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения);

26. отметка о заверении копии;

27. отметка об исполнителе;

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. отметка о поступлении документа в организацию;

30. идентификатор электронной копии документа.

Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех управленческих документах.

Переменные-указывают непосредственно при подготовке и оформлении конкретного вида документа. При составлении и оформлении управленческих документов все предусмотренные реквизиты могут не быть использованы. Конкретный набор реквизитов в документе зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования.

ТЕМА: 2.2. Система организационно-распорядительных документов. Состав и назначение организационно-распорядительных документов.

Предназначение организационно – распорядительных документов состоит в упорядочении и правильном сопровождении управленческой вертикали и горизонтали организации, т.е., начиная от создания организации, установления её структуры, штатной численности, состава до порядка функционирования и взаимодействия каждого из подразделений, установления правил внутреннего трудового распорядка и исполнения работниками ежедневных обязанностей.

Подразделяются организационно – распорядительные документы на три основные группы:

1. Организационные, к которым относятся уставы, положения, правила, инструкции;

2. Распорядительные, к которым относятся приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;

3. Информационно – справочные, к которым относятся акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные, служебные записки и т.д.

Исходя из информационного содержания выделяются группы документов:

1. Документы по личному составу;

2. Коммерческие документы;

3. Документы по обращениям граждан.

Рассмотрим подробнее организационную группу документов.

Документы этой группы объединены следующими общими чертами:

-готовятся всегда по срокам и последовательности осуществления процедуры процесса;

-всегда утверждаются и только затем начинают применяться по основаниям;

-как правило, относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены;

-являются документами прямого действия и затрагивают взаимосвязанные вопросы;

-диктуются и по форме и по содержанию едиными требованиями к порядку и стилю изложения содержания.

Рассмотрим некоторые наиболее распространенные инструкции:

Должностная инструкция - основной организационный документ, определяющий функции, обязанности и меру ответственности работника при осуществлении им служебной деятельности. Данная инструкция имеет силу юридического документа. Бывает типовая и конкретная.

Типовая разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли используется.

Должностные инструкции составляются по каждой штатной должности, являются обезличенным документом, вручаются работнику под роспись при заключении трудового договора. Должностные инструкции не составляются на руководителей, т.к. их обязанности и их мера ответственности регламентируются Уставом организации.

Должностные инструкции обязательны только для государственных учреждений, но и в коммерческих структурах они могут быть полезны при организации работы.

Наличие должностных инструкций позволяет разрешать некоторые важные вопросы:

Разрешать трудовые споры внутри организации без привлечения каких – либо государственных органов, например, инспекции труда;

Равномерно распределять обязанности между работниками с похожими должностными функциями, т.е. избегать дублирования обязанностей;

Позволяет доказать работодателю, при условии наличия необходимых документов, что работник был либо в соответствии с законом РФ наказан, либо уволен.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

1. Наименование организации, разработавшей инструкцию;

2. Наименование вида документа (Должностная инструкция);

3. Дата и номер;

4. Заголовок к тексту (кому предназначается инструкция);

5. Гриф учреждения;

6. Собственно текст инструкции;

7. Подпись разработчика;

8. При необходимости печать;

9. Визы согласований.

Инструкции следует создавать по определённой схеме, а именно:

Основные задачи.

Основные обязанности.

Права.

Ответственность.

Работник знакомится с должностной инструкцией под роспись и получает второй экземпляр на руки.

Основное назначение распорядительных документов - обеспечить реализацию поставленных перед органом управления задач и получить максимальный эффект от деятельности организации.

Относятся к нормативным правовым актам. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) делятся на две группы:

1) документы, принимаемые коллегиально;

2) документы, единоличного издания.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях решения производственных задач. Приказы бывают по основной деятельности и по личному составу.

К первым относятся: по организации работы, финансированию, планированию, отчётности и т.п.

Оформляются на общем бланке организации и имеют следующие реквизиты:

1. наименование организации – автора документа;

2. наименование вида документа (приказ);

3. дата, номер;

4. место составления;

5. заголовок к тексту;

6. текст;

7. подпись.

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части.

При необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы.

Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части, т.е. в скобках.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Составляются распоряжения по следующим вопросам:

1. информационно – методического характера;

2. повседневной административной, производственно – хозяйственной деятельности;

3. связанные с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и т.п.

Составляются и оформляются распоряжения аналогично приказам по основной деятельности.

Обычно содержит:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа (распоряжение),

3. дату, номер,

4. место изготовления,

5. заголовок к тексту,

6. текст,

7. Текст,

8. Подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол ведётся во время заседания коллегиального органа секретарём на основании выступлений, докладов, справок, проектов и т.п. На изготовление документа дается как правило 3 – 5 дней. Подписывают протокол руководитель организации и секретарь. Составляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги. Имеет следующие реквизиты:

1. Наименование организации;

2. Наименование вида документа (протокол);

3. Дата и номер;

4. Указание места издания;

5. Заголовок к тексту;

6. Текст;

7. Подписи.

Датой протокола является день проведения заседания. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и состава собрания – до 10 человек. Если присутствующих больше – составляется список на отдельном листе, оформляемый как приложение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

ТЕМА: 2.3. Учредительные документы.

Под учредительными документами понимают документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия).

Учредительные документы не имеют срока действия. Их создают в момент образования юридического лица. Как правило, учредительные документы составляют юридические службы путем согласования их содержания с учредителями (участниками).