Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Система доставки „точно-вчасно” в закупівельній логістиці.
|
|
Розділ 5 Методика закупок та розміщення замовлень
Сутність та завдання закупівельної діяльності.
Організація системи постачання матеріальних ресурсів.
Логістичний цикл замовлення.
Особливості вибору постачальника.
Система доставки „точно-вчасно” в закупівельній логістиці.
1. Сутність та завдання закупівельної діяльності
В сучасних умовах товарного виробництва неможливо найти підприємство, яке б могло самотужки виробляти всі матеріали, які воно використовує в своєму виробничому циклі. Такі матеріали кожне підприємство отримує після того, як вони проходять через ланцюг організацій, що здійснюють почергові закупки один в одного, з метою подальшого їх перепродажу чи переробки.
Перехід до ринкової економіки визначає роль і зростаюче значення закупівельної логістики в громадському виробництві. Ринкові умови змовили ряд істотних змін у сфері матеріально-технічного забезпечення виробництва. Серед них особливо важливими виявилися:
• тиск асортименту продукції, що динамічно зростає на ринку;
• скорочення часу впровадження у виробництво нової продукції, що дозволяє прискорювати розширення асортименту;
• скорочення тривалості виробничого циклу;
• загострення конкуренції між виробниками на тлі насичення ринку потрібними товарами.
Усі ці зміни привели до того, що різні види діяльності підприємства – виробництво, економіка, фінансова діяльність стали все більше залежати від стану матеріально-технічного постачання. Виявилося, що в системі постачання є великі зони неефективності, раціоналізація яких може дати велику економію. Виникла необхідність реалізації нових підходів до організації процесів матеріального забезпечення виробництва і управління ним.
На основі цього здійснюється виділення закупівельної логістики в окрему галузь, основною метою якої є задоволення потреб виробництва в матеріалах з максимально можливою економічною ефективністю.
| Функція закупівельної діяльності виділяється підприємством, яке споживає товар і являє собою процес управління вхідними матеріальними потоками з метою задоволення потреб виробництва в матеріалах потрібної якості по мінімальних цінах. |
Завдання закупівельної логістики, які сприяють забезпеченню мети, полягають у:
• дотриманні основних строків закупівлі сировини і комплектуючих;
• забезпечення точної відповідності між кількістю та обсягами фактичних поставок і потребою в них;
• дотримання вимог виробництва щодо якості сировини і матеріалів.
Основна проблема, яка постає перед підприємствами в процесі здійснення закупівельної діяльності – це пошук оптимальних способів і джерел купівлі і доставки продукції. Вирішення цієї проблеми забезпечується з допомогою двох типів завдань:
• завдання інформаційного характеру – визначення власних потреб в ресурсах, пошук наявних ресурсів в межах власного підприємства, дослідження ринків сировини, матеріалів і напівфабрикатів з метою виявлення найкращих джерел задоволення власних виробничих потреб;
• завдання, які спрямовані на прийняття рішень і оцінку їх результативності – підготовка і підписання договорів про постачання продукції, а також управління процесом постачання.
Таким чином, до основних функцій закупівельної діяльності відносять: пошук продуктів і послуг, які краще придбати, а також пошук, оцінка і виявлення кращих постачальників, цін, способів доставки придбаних продуктів і послуг, і звичайно ж реалізацію закупівлі та контроль за її здійсненням.
2. Організація системи постачання матеріальних ресурсів
Реалізація функцій закупівельної діяльності неможливе без її належної організації. На даний момент найбільш поширеними є два варіанти організації постачання. Перший варіант (рис. 5.1) передбачає поділ функцій постачання між двома підрозділами підприємства.
Рис. 5.1. Структура організації функції постачання двома різними підрозділами підприємства
Інший варіант (рис. 5.2) передбачає поєднання всіх функцій постачання в межах одного структурного підрозділу, наприклад відділу матеріально-технічного постачання.
 |
Рис. 5.2. Структура організації функції постачання одним підрозділом
Така структура створює широкі можливості оптимізації вхідних логістичних потоків, оскільки:
• підвищується координація діяльності різних функціональних груп;
• об’єднуються інтереси функціональних груп в межах інтересів підприємства;
• вишукуються додаткові логістичні резерви шляхом об’єднання матеріальних баз.
3. Логістичний цикл замовлення
Управління закупівельною діяльністю в найбільшій мірі оперує таким поняттям як „замовлення”. Специфіка даного поняття полягає в тому, що воно об’єднує загалом різні інтереси продавця і покупця і сприяє їх реалізації. І, що характерно, основна робота із забезпечення
замовлення здійснюється продавцем (постачальником), в той час, як покупець (споживач) лише генерує замовлення і отримуючи замовлений товар здійснює частковий контроль за дотриманням вимог замовлення.
Процес придбання матеріалів включає ряд логічно взаємозв’язаних видів робіт. Виділяються наступні стадії процесу придбання матеріалів:
1. складання заявок,
2. аналіз заявок,
3. вибір постачальників,
4. розміщення замовлень,
5. контроль за виконанням замовлень,
6. завершення процесу придбання.
Складання заявок. Заявки на придбання матеріалів готуються відповідними співробітниками функціональних підрозділів підприємства. Вони містять інформацію про те, які види і яка кількість матеріалів потрібно підприємству, коли вони мають бути отримані і хто склав заявку. Заявки складаються так, щоб очікувані до вступу кількості матеріалів випереджали фактичні потреби в них.
Час між розміщенням заявок і отриманням матеріалів називається часом випередження. Працівники, відповідальні за складання заявок, повинні встановлювати терміни постачання матеріалів з мінімальним випередженням, враховуючи можливості постачальника і потреби споживача матеріалів.
Аналіз заявок. Заявки на споживання матеріалів піддаються аналізу в службі матеріально-технічного постачання за участю фахівців з інших підрозділів. Мета аналізу – забезпечення мінімальних витрат по кожному виду матеріалів, конкретні споживні властивості яких передбачається використовувати у виробництві продукції.
Служба постачання не має права замінювати матеріали, вказані в заявках. Працівники відділу повинні аналізувати заявки, що поступають, і пропонувати такі варіанти придбання матеріалів, які можуть привести до зниження вартості замовлень.
Вибір постачальників. При виборі постачальників основними критеріями стають: надійність постачальника, здатність поставляти необхідні ресурси належної якості і в потрібні терміни, постачання матеріальних ресурсів за можливо мінімальними цінами, віддаленість постачальника від споживача, наявність у постачальника вільних потужностей і так далі
Основними джерелами відомостей про постачальників і матеріали є особисті контакти з “продавцями”, оголошення в рекламних виданнях, описи товарів, які даються в каталогах і проспектах, відвідування підприємств і вивчення практики постачання продукції, інформація, що отримується від банків, торговельних асоціацій, державних установ і так далі
Із списку постачальників, що мають міцну репутацію, вибираються ті, хто пропонує найбільш вигідні умови з точки зору ціни і термінів постачання. Великі замовлення доцільно розподіляти між двома і великою кількістю постачальників з тим, щоб перевірити конкурентоспроможність основного постачальника і захистити себе від можливих несподіванок.
Розміщення замовлень. Придбання матеріалів здійснюється різними методами залежно від виду матеріалів і комплектуючих виробів.
Основними методами закупівель є:
• оптові закупівлі (одна велика партія за один раз);
• регулярні закупівлі матеріалів (покупець замовляє необхідну кількість матеріалів, які поставляються йому дрібними партіями впродовж певного періоду);
• щоденні (щомісячні) закупівлі (використовується при закупівлях дешевих і швидко використовуваних матеріалів);
• отримання матеріалу в міру необхідності;
• одиничні закупівлі (матеріал замовляється у тому випадку, якщо його потрібно і вивозиться із складів постачальників у випадках, коли неможливо отримувати матеріал в міру необхідності).
Документально замовлення оформляється за допомогою укладення контракту між постачальником і споживачем матеріалу.
Контроль за виконанням замовлень. Розміри замовлень і тривалість періоду, впродовж якого ці замовлення виконуються, контролюються відділом матеріально-технічного постачання. При цьому можливе коригування графіків постачання матеріалів і відповідні уточнення графіків випуску продукції.
Завершення процесу придбання. Отримання замовлених матеріалів в точній відповідності з умовами контракту - необхідна ознака завершення угоди. Важливе значення має приймання продукції, в процесі якого необхідно упевнитися, що поставлений матеріал відповідає шести правилам логістики.
Купівля-продаж відповідним чином документально оформляється. Документальне оформлення постачань припускає отримання від постачальника повідомлення про відвантаження і супровідного листа, в яких вказується кількість товарів і час постачання. Вступ матеріалів на склад оформляється відповідними накладними і фіксується в книзі реєстрації товарів.
Загальна процедура управління замовленнями включає в себе декілька етапів, які утворюють так званий логістичний цикл замовлення, який, в свою чергу, складається із:
• формування замовлення – визначення потреби споживача (покупця) і її оформлення;
• зовнішньої передачі замовлення – передача параметрів замовлення потенційному постачальнику (продавцю);
• прийому і попередньої обробки інформації про замовлення – отримання замовлень з різних джерел та з допомогою різних комунікаційних каналів;
• визначення вимог замовлення (конфігурація) – всі замовлення містять як товарні так і сервісні параметри, які необхідно усвідомити і на основі цього сформувати вимоги, яким повинно відповідати виконане замовлення;
• внутрішнього переміщення замовлення – переміщення інформації про вимоги замовлення з пункту прийому замовлення до пункту його виконання;
• визначення джерел формування замовлення – ґрунтуючись на узагальнених даних про замовлення, потрібно визначити конкретні джерела задоволення продуктових і сервісних вимог замовлення за рахунок власних і/або залучених в процесі виконання замовлення ресурсів;
• планування процесу виконання замовлення – після визначення джерел формування замовлень планується діяльність відповідального за його виконання органу;
• моніторингу і контролю за виконанням замовлення – одним із засобів ефективного виконання замовлення є контроль та загальний моніторинг за його виконанням (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Складові загального логістичного циклу замовлення
Логістичний цикл замовлення найбільш повно демонструє інтегрований підхід в логістиці, відповідно до якого інтереси постачальника і споживача повинні узгоджуватися таким чином, щоб спільний економічний ефект був максимальний, навіть за умови отримання одним із партнерів тимчасово менших прибутків.
4. Особливості вибору постачальника
Однією із основних проблем в управлінні закупівельною діяльністю є вибір постачальника. Суть даної проблеми полягає в тому, що з-поміж великої кількості постачальників схожих матеріальних ресурсів потрібно відібрати одного, який би відповідав поставленим вимогам і був найнадійнішим партнером.
Процесу вибору постачальника передує ряд підготовчих етапів, серед яких:
1. Ідентифікація або переоцінка потреб – визначення потреб виробництва чи споживчих потреб, які ми повинні задовольнити;
2. Прийняття рішення „зробити чи купити” – перш ніж визначати можливих постачальників слід відповісти на основне питання: чи не вигідніше підприємству самому виробляти окремі види матеріальних ресурсів чим купувати в інших;
3. Визначення типів закупівель – найпоширенішими типами організації закупівель матеріальних ресурсів в залежності від їх тривалості і складності є: закупки, які постійно повторюються; модифіковані закупки, в яких змінюється постачальник або окремі параметри товарів; повністю нові закупки.
У випадку, якщо планується здійснювати закупки, які постійно повторюються – проблема вибору постачальника відпадає автоматично після першого обґрунтованого вибору. При інших же типах закупок пропонується дотримуватися наступної послідовності етапів вибору постачальника:
1. Пошук потенційних постачальників. При цьому можуть бути використані наступні методи:
• оголошення конкурсу (тендеру);
• вивчення рекламних матеріалів (каталогів, оголошень в ЗМІ, „стихійної” реклами);
• відвідування виставок і ярмарків;
• листування і особисті контакти з потенційними споживачами.
В результаті формується список потенційних постачальників, який постійно поновлюється і доповнюється.
2. Аналіз потенційних постачальників. Формується список критеріїв, яким повинен відповідати постачальник і товар, який ми плануємо купувати. До критеріїв, які найчастіше висуваються відносять:
• ціну товару;
• якість товару;
• віддаленість постачальника;
• строки виконання поточних і термінових замовлень;
• наявність резервних потужностей;
• психологічний клімат у постачальника (можливість страйків);
• післяпродажне обслуговування;
• фінансовий стан постачальника.
Після аналізу постачальників відповідно до поставлених критеріїв формується вибірка постачальників, з якими проводиться робота по підписанню договорів.
3. Оцінка результатів роботи з постачальником. Після підписання договорів розробляється спеціальна шкала оцінок, яка дозволяє розрахувати рейтинг постачальника. При цьому оцінюється діяльність постачальника по десятибальній шкалі по всіх визначених нами параметрах, встановлюється важливість кожного з параметрів у вигляді питомої ваги, пізніше значення параметрів і їх питома вага перемножуються, а результати сумуються.
Окрім визначених кількісних критеріїв оцінки постачальника існує також велика група якісних показників, які відіграють важливу роль в процедурі вибору, але погано піддаються визначенню. До таких показників відноситься імідж постачальника, відсутність негативних повідомлень про нього у партнерів по бізнесу або в засобах масової інформації, здатність іти на контакт і розвивати тривалі партнерські відносини і т.д. Негативна оцінка хоча б по одному із цих параметрів може викреслити постачальника зі списку можливих партнерів.
Відповідно до поданого загального алгоритму вибору постачальника, спочатку необхідно проаналізувати можливі джерела інформації про постачальників. Тривала практика аналізу ринку постачальників, що використовувалася різними компаніями, дозволяє виділити наступні основні джерела інформації: каталоги і прайс-листи; торговельні журнали; Інтернет- сайти; · рекламні матеріали: фірмових каталогів, оголошень в ЗМІ; конкурси; банки і фінансові інститути офіційних органів; виставки і ярмарки (Експо-центр, ВВЦ, галузеві і фірмові виставки та ін.); торги і аукціони; торговельні директорії (“Жовті сторінки”, “Оптовик”, “Товари і ціни” і так далі); торговельні представництва; власність дослідження; листування і особисті контакти з можливими постачальниками; конкуренти потенційного постачальника; торговельні асоціаці; спеціалізовані інформаційні агентства і дослідницькі організації (наприклад, РІА “РосБизнесКонсалтинг”); державні відомства, реєстраційні палати, податкова інспекція, ліцензійні служби і ін., що мають відкриту для ознайомлення інформацію.
Більшість джерел не вимагають додаткового коментаря, але, наприклад, таке джерело, як “Власне дослідження”, є досить містким може включати:
• неформальні особисті контакти з колегами, знайомими, конкурентами;
• неформальні особисті контакти і листування з можливими постачальниками;
• спілкування з конкурентами потенційного постачальника і так далі
За кордоном основними джерелами інформації про постачальників є загальнодоступні і інформаційні довідники – каталоги, торговельні журнали, прайс-листи і т.д. Особлива увага приділяється Інтернету.
У різних обставинах на перше місце по важливості можуть виходити і інші чинники, скажімо, зручність розміщення, здатність забезпечувати попит, що швидко змінюється, і т. д.
5. Система доставки „точно-вчасно” в закупівельній логістиці.
Заснована на однойменній логістичній концепції, система доставки „точно-вчасно” реалізує основну її ідею – доставку товарів, комплектуючих та матеріалів потрібної якості, в потрібній кількості, в потрібний час, в потрібне місце із найменшими затратами. Суть її полягає в тому, що попит на будь-якій ланці ланцюга доставки визначається попитом, який виникає в кінці ланцюга. Поки немає попиту в кінці ланцюга – продукція не виробляється і не накопичується, не замовляються і не накопичуються комплектуючі.
|
| Система доставки „точно-вчасно” (JIT) – це система виробництва і доставки комплектуючих або товарів до місця виробничого споживання чи продажу в торгівельній мережі в потрібній кількості і в потрібний час. |
Протилежною за своєю суттю до системи доставки JIT є традиційна система накопичування запасів і очікування попиту. Основні відмінності між цими системами зображено на рисунку 5.4.
а – схема постачання по методу „точно-вчасно”
б – традиційна схема постачання матеріальних ресурсів
Рис. 5.4. Порівняльна характеристика традиційної системи постачання і постачання по методу „точно-вчасно”.
Як видно з даного рисунка, шлях товарів від постачальника до споживача в умовах системи доставки JIT є значно коротшим. Проте, в цій системі не передбачено контролю якості зі сторони споживача. Відповідно, дану функцію бере на себе постачальник. З цієї, а також ряду інших причин відносини між постачальником та споживачем, які дозволяють використовувати дану систему доставки, повинні носити характер довготривалих господарських зв’язків і будуватися на довгострокових контрактах.
Основні ефекти, які досягаються при використанні системи постачання JIT полягають в наступному:
• виключається ряд операцій з технологічного ланцюга системи постачання;
• скорочуються поточні запаси, оскільки предмети праці надходять або на виробничу ділянку або в торгівельний зал;
• скорочуються страхові запаси, оскільки збільшується надійність поставок;
• скорочуються запаси в дорозі, оскільки скорочується час доставки;
• покращується якість продукції;
• збільшується надійність поставок, оскільки використовується спільна зацікавленість у функціонуванні системи JIT.
Проте, не зважаючи на це, даній системі притаманні також ряд недоліків, зокрема:
• вимоги, які висуваються до постачальника можуть здаватися йому занадто високими;
• віддаленість споживача може зробити частіші поставки товарів невеликими партіями економічно не вигідними;
• нестабільність попиту кінцевих споживачів, відбивається в кінцевому результаті на постачальниках;
• при орієнтації на одного споживача чи одного постачальника значно зростає залежність між ними і, відповідно, комерційний ризик кожної із сторін.
Вирішення цих проблем може полягати у вигіднішій пропозиції постачальнику одночасно із запевненням у своїй надійності. Це, наприклад, може бути пропозиція вищих цін закупівлі на перших порах, поряд із декларуванням більших штрафів за невиконання умов угоди.