основные этапы документооборота.

. Прием входящих документов. Входящие документы можно квалифицировать:

по направлениям деятельности:

управленческие (внутриорганизационные-распорядительные, отчетные, общего характера, административные, уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные);

по степени секретности (совсекретные, секретные, ДСП, несекретные);

по участию лиц, заинтересованных в принятии документов (односторонние, двухсторонние);

по характеру движения (входящие, исходящие и внутренние);

по сложности решаемых вопросов (простые и комплексные).

. Первоначальная обработка поступающих документов. Выявление характера документов, откуда, полномочен ли орган внутренних дел принять этот документ и т.д.

. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Выявление компетентного адресата, уведомления нового адресата исполнения и др.

. Регистрация документов. Документы имея различные по содержанию информации фиксируются в различных книгах (например, секретное или не секретное производство). Например книги: учета заявлений и сообщений о преступлениях и учета информации в дежурной части органов внутренних дел.

. Рассмотрение документов руководителем. Уяснение цели и содержания документа, подбор исполнителей, ознакомление или изучение документов и т.п.

. Исполнение документов. Руководитель распределяет документы по исполнителям и срокам исполнения. В ходе исполнения документов руководитель реализует функции контроля и проверяет исполнение.

Дела в архив сдаются после проведения экспертизы их ценности, заключающейся в определении их значения сроков хранения через год после завершения их в делопроизводстве.

Отбор на постоянное и временное хранение, а также уничтожение документов и дел производится экспертными комиссиями в составе трех человек, комиссия утверждается руководителем органов внутренних дел. Документы, подлежащие государственному хранению, до передачи их в Главное архивное управление, хранятся в архивах МВД - 15 лет, МВД, УВД - 10 лет, ГО (РО) ВД - 5 лет. Материалы по личному составу хранятся в органах внутренних дел 40 лет. Документами с временными сроками хранения могут быть уничтожены в установлением порядке после их просмотра экспертной комиссией, что оформляется соответствующим актом.

55 требования к помещениям и объектам технической защиты используемых для работы с секретными документами

Требования к помещениям.
• Помещение является режимным если оно соответствует режимным требованиям и обеспечивает сохранность работ.
• К режимным помещения относятся:
• Служебные помещения РСО и СБ
• Помещения закрытых архивов и библиотек, криптог. и т.п.
• Помещения с множительной техникой
Размещение режимных помещений и их оборудование должно соответствовать нормам ГОСТа, и исключать возможность бесконтрольного проникновения и гарантировать сохранность документов и изделий. Перед началом эксплуатации помещения его обследует комиссии, которая назначается руководством предприятия. Если есть в организации, есть свои специалисты, то комиссия внутренняя, если нет, то приглашается со стороны. Комиссия предоставляет акт обследования о пригодности данного помещения для конкретных целей и видов работ, его предоставляют в РСО (режимно-секретного отдел), где он хранится. Организация хранения конфиденциальных документов предполагает, что помещения подразделения конфиденциального делопроизводства, должны соответствовать требованиям технической безопасности, противопожарной безопасности, а также установленным санитарным нормам. Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, дел и носителей, а также для предотвращения разглашения содержащейся в них информации в организации (на предприятии) должен быть установлен специальный режим их хранения и обращения.
В целях обеспечения дополнительных гарантий от проникновения посторонних лиц эти помещения (по возможности) должны размещаться не на первом и последнем этажах зданий, а их окна — выходить на внутреннюю территорию объекта. Право прохода в такие помещения имеют руководитель организации (предприятия) и сотрудники, имеющие прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных документов. Лица, обеспечивающие техническое и бытовое обслуживание (уборку, ремонт оборудования и технических средств), допускаются в эти помещения только в присутствии сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства. Окна помещений должны иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения посторонних лиц. Кроме того, на окнах должны быть защитная сетка или жалюзи, предотвращающие возможность выпадения документов при открытых окнах, а также визуального просмотра документов и экранов видеомониторов компьютеров с улицы. Если помещения расположены на первом или последнем этаже здания или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы, какие-либо пристройки, с которых можно проникнуть в помещения, окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком. Входные двери помещений должны быть обиты металлическим листом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие. По окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но и опечатывать номерной металлической печатью подразделения (или сотрудника) конфиденциального делопроизводства. Для опечатывания используются специальные устройства.

56. Требования к хранению секретных документов

ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.

57 требования предъявляемые к режимным подразделениям

руководством предприятия используются следующие основные подходы к организации внутриобъектового режима:
определение ответственности руководителей подразделений должностных лиц за защиту государственной тайны;
четкое разграничение функций, возлагаемых на соответствующие структурные подразделения предприятия (служба безопасности, режимно-секретное подразделение, подразделение противодействия иностранным техническим разведкам, служба охраны и др.);
создание эффективной системы контроля за выполнением мероприятий по режиму секретности и обеспечению сохранности Носителей сведений, составляющих государственную тайну.

Руководитель предприятия и соответствующие должностные лица должны обеспечить соблюдение основных принципов формирования системы внутриобъектового режима:
принципа персональной ответственности руководителей структурных подразделений, других должностных лиц и сотрудников предприятия за выполнение задач в области защиты государственной тайны;

принципа комплексного использования имеющихся сил и средств для решения задач по защите государственной тайны;
принципа полного охвата всех направлений деятельности предприятия, в ходе работы по которым возможна утечка сведений, составляющих государственную тайну, или утрата носителей этих сведений.