Саратов 2011

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Краткий курс лекций

Для студентов 1 курса

Направление подготовки
240200.62 Продукты питания животного происхождения

Профиль подготовки
Технология мяса и мясных продуктов

Саратов 2011

УДК 681.3(075)

ББК 32.973

Л68

Рецензенты:

Кандидат физико-математических наук, старший научный сотрудник
НИИ естественных наук ГОУ ВПО «СГУ им. Н.Г. Чернышевского» А.В. Толстиков

Заведующий кафедрой «Информационные технологии и прикладная математика», кандидат физико-математических наук, доцент ФГБОУ ВПО «Саратовский ГАУ»
А. В. Розанов

© Лобанов В.Г., 2011

© ФГОУ ВПО «Саратовский ГАУ», 2011

Введение.

Информатика в настоящее время является одной из важнейших естественнонаучных дисциплин, включающая в себя некоторые разделы математики (системы счисления, алгебру логики, численные методы решения задач математической физики), вопросы организации размещения, обработки, хранения и передачи информации, а также ее защиты от несанкционированного доступа. Дисциплина «Информационные технологии» должна давать студентам знание устройства и принципа работы компьютера, посредством которых осуществляются процессы хранения, переработки и передачи информации. В свою очередь, работа на современном компьютере осуществляется с помощью программного обеспечения, среди которого главенствующую роль играет системное программное обеспечение (операционная система). Овладение приемами работы с операционной системой, которой оснащен компьютер, является первоочередной задачей пользователя компьютера. Следующая задача, стоящая перед пользователем компьютера – овладение приемами работы с прикладными программами, главным образом, входящими в пакет программ Microsoft Office.

Краткий курс лекций по дисциплине «Информационные технологии» составлен в соответствие с рабочей программой дисциплины и предназначен для студентов направления подготовки 240200.62 Продукты питания животного происхождения. Курс нацелен на формирование общекультурных и производственных компетенций, необходимых для эффективного решения профессиональных задач и организации профессиональной деятельности на основе овладения современными офисными технологиями. Краткий курс лекций содержит теоретический материал по основным вопросам информатики. Направлен на формирование у студентов знаний о сущности и значении информации в развитии современного информационного общества, основных методах, способах и средствах получения, хранения, переработки информации, на приобретение навыков работы с компьютером как средством управления информацией, использования современных информационных технологий в своей профессиональной деятельности, в том числе, пакетов прикладных программ и баз данных, а также применение навыков работы с информацией в глобальных компьютерных сетях и осознание опасностей и угроз, возникающие в этом процессе, соблюдение основных требований информационной безопасности, в том числе, защиты государственной тайны.

Лекция 1.

ОСНОВНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ОПЕРАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ WINDOWS.

1.1. Базовые понятия

К наиболее часто используемым базовым понятиям операционной системы Windows относятся: рабочий стол, значок, окно, меню, экранная кнопка.

OS Windows – современная графическая операционная система для персональных компьютеров. Вид экрана компьютера сразу после его загрузки называется Рабочим столом. Рабочий стол иногда называют рабочим окном OS Windows. На рабочем столе размещены различные значки и ярлыки, снабженные соответствующими подписями. Рисунок значка (ярлыка) называют пиктограммой или иконкой.

Значок – это графическое представление программы на экране, записанной на внешнем запоминающем устройстве компьютера в виде файла.

Окно – это ограниченный рамкой прямоугольный элемент на экране компьютера, представляющий программу, загруженную в оперативную память компьютера. Через окно пользователь получает возможность воздействовать на программу, представляемую этим окном.

Меню – это перечень команд, которые может выполнить компьютер с программой, представляемой данным окном.

Экранная кнопка является одним из атрибутов окна. Она представляет какую-либо команду в окне Windows.

Манипулятор мышь и экран монитора компьютера являются основным инструментами пользователя при работе с графической операционной системой Windows и его приложениями, позволяющим воздействовать на перечисленные выше объекты.

Приложение – это программа, не относящаяся к операционной системе, но работающая под её управлением.

Полностью увидеть информацию, записанную на ВЗУ, а также как организована иерархическая система записи информации на ВЗУ, позволяют программы Мой компьютер и Проводник, встроенные в OS Windows. Мой компьютер – это одновременно и название папки, и название программы, которая начинает выполняться при раскрытии этой папки.

Бывает, что значка программы Проводник нет на Рабочем столе; тогда эту программу можно запустить, щелкнув правой кнопкой мыши на кнопке Пуск или на любом значке рабочего стола. В контекстном меню, которое при этом открывается, присутствует пункт Проводник.

1.2. Стандартные (встроенные) приложения OS Windows: Paint, Блокнот, WordPad, Калькулятор.

К стандартным (встроенным) приложениям OS Windows относятся: графический редактор Paint, текстовые редакторы Блокнот и WordPad и программа Калькулятор, позволяющая производить математические расчёты даже в отсутствие специальных прикладных программ.

Графический редактор Paint предназначен для создания, редактирования и просмотра растровых (точечных) рисунков. Рисунок, созданный в Paint, можно вставить в другой документ. Редактор Paint позволяет также просматривать и редактировать цифровые фотографии, в том числе, отсканированные. Невысокое качество изображений компенсируется простотой работы в этом редакторе. Впрочем, этого качества в ряде случаев бывает достаточно для объектов, отправляемых по электронной почте или размещаемых в сети Internet. Созданные в редакторе Paint файлы имеют формат *.bmp.

Программа Блокнот является простейшим текстовым редактором, предназначенным для создания и редактирования текстовых документов без форматирования. Такой формат имеют многие служебные файлы и файлы инициализации приложений. В программе Блокнот реализован минимальный набор операций редактирования. Главное достоинство этой программы – высокая скорость запуска и работы. Созданные в редакторе Блокнот файлы имеют формат *.txt.

Текстовый редактор WordPad является преемником текстового редактора Word 6.0, созданные в нём файлы по умолчанию имеют формат *.doc, однако могут сохраняться и в других форматах: *.rtf, *.txt и даже *.wri для файлов, созданных редактором Write из среды Windows 3.1. По сравнению с редактором Блокнот предоставляет достаточно широкие возможности по редактированию текстового документа.

Программа Калькулятор предназначена для выполнения в стандартном режиме простейших арифметических и в инженерном режиме – более сложных расчётов. Предоставляет возможность использовать основные алгебраические, прямые и обратные тригонометрические и гиперболические функции; проводить вычисления в двоичной, восьмеричной, десятичной и шестнадцатеричной системах счисления; выполнять логические операции.

1.3. Пакет приложений MS Office.

В пакет приложений MS Office входят Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point, Microsoft Access и ряд других прикладных программ, предназначенных для работы в среде операционной системы Windows, и поэтому называемых приложениями Windows.

Microsoft Word – это приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, редактирования и печати текстовых документов. С помощью MS Word можно подготовить любой документ высокого качества, от писем и договоров до небольших брошюр, то есть выполнить несложные издательские работы, поэтому его называют текстовым процессором. В нём реализованы возможности компьютерной технологии встраивания объектов, которая позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. Встроенные объекты можно редактировать средствами этих приложений.

Microsoft Excel является мощным средством для работы с таблицами данных, позволяющим упорядочивать, анализировать и графически представлять различные виды числовых и текстовых данных.

Microsoft Power Point – приложение для создания презентаций. Презентации – это документы для визуального представления информации, предназначенные для демонстрации как на мониторе компьютера, так и с помощью мультимедийных устройств.

Microsoft Access – средство управления базами данных База данных – это организованная структура для хранения информации.

Вопросы для самоконтроля

1. Почему OS Windows называется графической операционной системой?

2. Что называется окном, значком, меню OS Windows?

3. В чём состоит отличие файловых диспетчеров Мой компьютер и Проводник?

4. Редактором чего является программа MS Paint?

5. В чём состоит отличие программ Блокнот и WordPad?

6. Сколько видов имеет окно встроенной программы Калькулятор?

7. Перечислить наиболее известные приложения OS Windows фирмы Microsoft.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Основная

1. Черняков, М.В. Основы информационных технологий: учебник для ВУЗов. / Черняков М.В., Петрушин А.С. М.: ИКЦ Академкнига, 2007. – 407 с.

2. Информатика: базовый курс. / Симонович П.А. [и др.] – СПб.: Изд-во «Питер», 2008, 640 с.

3. Арсеньев, Ю.Н. Информационные системы и технологии. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 447 с.

4. Розанов, А.В. Программирование персональных компьютеров. / Розанов А.В., Федоров В.К. Электронный учебник на CD-ROM. Саратов, 2006

Дополнительная

1. Кашина, И.А. Информационно-правовые системы в экономической деятельности. / Кашина И.А. [и др.] –М.: ДМК-ПРЕСС, 2008.

2. Лихтеншейн, В.Е. Информационные технологии в бизнесе: практикум. / Лихтеншейн В.Е., Росс Г.В. – М.: ФиС, 2008. – 509 с.

3. Макаров, В.Ф. Аутентификация электронного документооборота и защита информации с использованием методов ассиметричного преобразования данных / Макаров В.Ф., Нечаев Д.Ю., Уколов В.С. – М.: РГТЭУ, 2007. – 58 с.

4. Барановская, Т.П. Информационные системы и технологии в экономике / Барановская Т.П. [и др.] – М.: Финансы и статистика, 2007. – 412 с.

5. Якубайтис, Э.А. Информационные сети и системы: справочная книга Якубайтис Э.А.. – М.: Финансы и статистика, 2008

Лекция 2.

ОСНОВНЫЕ ПРИЁМЫ РАБОТЫ В ТЕКСТОВОМ ПРОЦЕССОРЕ
MS WORD.

2.1. Гарнитура, размер и стиль шрифта.

Различают следующие основные атрибуты шрифтов:

гарнитуру, т.е. рисунок всех символов. При этом шрифт, принадлежащий к той или иной гарнитуре, имеет свое название. Например Times New Roman, Arial, Courier, Garamond, и т.д. Шрифт, в котором имеются русские буквы, называют кирилизованным. Шрифт Symbol содержит буквы греческого алфавита и различные математические знаки, например: a, b, p, £, É, Ê.

Шрифт Wingdings - это набор пиктограмм-картинок, например:

0 1 Ì 4 ': ° и т.д.;

кегль, т.е. размер шрифта. Размер шрифта – это средняя высота символа, которая измеряется в пунктах. 1 пункт=1/72 дюйма=0, 353мм;

кернинг, т.е. расстояние между символами. По кернингу различают шрифты плотные и разреженные;

стиль: большинство шрифтов допускает пять стилей: 1)обычный, 2) полужирный, 3) курсив, 4) полужирный курсив, 5) подчеркнутый.

эффект: в редакторе Word наиболее используемыми эффектами являются верхние и нижние индексы.

Кроме того, шрифты делятся на моноширинные и пропорциональные. В моноширинных шрифтах все символы имеют одинаковую ширину. В пропорциональных шрифтах ширина каждого символа зависит от его рисунка. Наиболее универсальными пропорциональными шрифтами являются: Times ET, Pragmatica.

2.2. Установка параметров страницы (начальное форматирование).

Будем считать, что подготовленный с помощью компьютера документ будет затем распечатываться на листе бумаги стандартного формата А4 (210Í 297мм). Чтобы соответствующим образом разместить текст документа на бумаге, необходимо задать следующие параметры: размеры верхнего, нижнего, левого и правого полей текста, а также расположение верхнего и нижнего колонтитула (если предполагается их использовать) на странице. Для этого следует выбрать команду Файл/Параметры страницы, в диалоговом окне сделать активной вкладку Поля и затем установить нужные размеры в соответствующих полях ввода этой вкладки. При этом внешний вид страницы с текстом, удовлетворяющим заданным параметрам, можно наблюдать в этом же диалоговом окне. Закончив установку полей страницы, нужно перейти на вкладку Размер бумаги и установить ориентацию строк текста на листе – книжную или альбомную, а затем щелкнуть на кнопке ОК этого диалогового окна.

Кроме того, левое и правое поле страницы можно установить, перемещая нижние треугольники на горизонтальной линейке. Если одновременно с перемещением треугольника нажать и удерживать клавишу < Alt>, на горизонтальной линейке возникнет цифровая разметка, с помощью которой можно точнее контролировать изменение длины полей и строки страницы.

Перед печатью документа его страницы надо пронумеровать. Для этого нужно выбрать команду Вставка/Номера страниц, и в открывшемся диалоговом окне указать положение номера на странице (вверху или внизу), а также выбрать расположение номера по ширине страницы (слева, справа или по центру). В демонстрационном подокне выбранное положение номера на странице отмечается черным квадратиком. После того, как соответствующие установки будут сделаны, нужно щелкнуть на кнопке ОК диалогового окна.

2.3. Понятие форматирования текста. Абзац (параграф) как основная единица текста при форматировании. Отступы и интервалы.

Абзац (параграф) – минимальная единица текста с точки зрения его форматирования. Форматирование абзаца – это установка или изменение следующих его параметров:

· способа выравнивания строк абзаца (влево, вправо, по центру, по ширине);

· отступ в красной строке абзаца;

· ширина и положение абзаца на странице;

· межстрочное расстояние и расстояния (интервал) между смежными абзацами (отбивка);

· объявление нескольких подряд расположенных абзацев списком-перечислением (маркированным или нумерованным).

Для форматирования одного абзаца достаточно установить в нем текстовый курсор. Для форматирования нескольких абзацев их надо обязательно выделить.

С помощью панели инструментов можно установить лишь некоторые параметры абзаца, в то время как универсальным инструментом форматирования является диалоговое окно Абзац, которое вызывается командой Формат/Абзац. Это окно имеет две вкладки: Отступы и интервалы и Положение на странице.

Во вкладке Отступы и интервалы в раскрывающемся списке Выравнивание выбирают способ выравнивания строк абзаца, в раскрывающемся списке Первая строка можно указать величину отступа или выступа красной строки абзаца.

В полях ввода Слева и Справа группы Отступ можно установить отступы абзаца от левой и правой границ страницы (эти поля соответствуют нижним треугольникам горизонтальной линейки. В этой вкладке можно также установить межстрочное расстояние в абзаце, а также интервалы между предыдущим и последующим абзацами.

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое атрибуты шрифта?

2. Какие параметры задаются при начальном форматировании?

3. Что является минимальной единицей текста при форматировании?

4. Какие параметры задаются при форматировании абзаца?

5. Чем маркированный список отличается от нумерованного?

6. Как задать разбиение фрагмента текста на колонки?

7. Чем отличаются разрывы страниц от разрывов разделов?

8. Как выполняются надписи в колонтитулах?

9. Как вставляются в текст символы?

10. Как создаются и удаляются сноски?

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Основная

1. Черняков, М.В. Основы информационных технологий: учебник для ВУЗов. / Черняков М.В., Петрушин А.С. М.: ИКЦ Академкнига, 2007. – 407 с.

2. Информатика: базовый курс. / Симонович П.А. [и др.] – СПб.: Изд-во «Питер», 2008, 640 с.

3. Арсеньев, Ю.Н. Информационные системы и технологии. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 447 с.

4. Розанов, А.В. Программирование персональных компьютеров. / Розанов А.В., Федоров В.К. Электронный учебник на CD-ROM. Саратов, 2006

Дополнительная

1. Кашина, И.А. Информационно-правовые системы в экономической деятельности. / Кашина И.А. [и др.] –М.: ДМК-ПРЕСС, 2008.

2. Лихтеншейн, В.Е. Информационные технологии в бизнесе: практикум. / Лихтеншейн В.Е., Росс Г.В. – М.: ФиС, 2008. – 509 с.

3. Макаров, В.Ф. Аутентификация электронного документооборота и защита информации с использованием методов ассиметричного преобразования данных / Макаров В.Ф., Нечаев Д.Ю., Уколов В.С. – М.: РГТЭУ, 2007. – 58 с.

4. Барановская, Т.П. Информационные системы и технологии в экономике / Барановская Т.П. [и др.] – М.: Финансы и статистика, 2007. – 412 с.

5. Якубайтис, Э.А. Информационные сети и системы: справочная книга Якубайтис Э.А.. – М.: Финансы и статистика, 2008

Лекция 3.

ФОРМАТИРОВАНИЕ АБЗАЦА В ТЕКСТОВОМ ПРОЦЕССОРЕ
MS WORD.

3.1. Создание списков. Разрывы страниц и разделов. Колонки. Табуляция.

Несколько последовательных абзацев можно объявить списком-перечислением. В редакторе Word имеется три формы списка-перечисления, две из которых мы рассмотрим:

маркированный список – каждый абзац в списке будет отмечен каким-то символом;

нумерованный список – каждый абзац в списке автоматически нумеруется.

Третья форма – многоуровневый список – предлагается для самостоятельного изучения.

Чтобы создать маркированный список-перечисление, необходимо выделить все элементы списка, выбрать команду Формат/Список, затем в диалоговом окне Список во вкладке Маркированный щелкнуть на демонстрационном подокне с подходящим символом списка, щелкнуть на кнопке ОК. Кроме того, в этой же вкладке можно щелкнуть на кнопке Изменить для того, чтобы изменить символ маркера или изменить расстояние между маркером и текстом. Чтобы отменить у выделенных абзацев статус списка-перечисления, нужно щелкнуть на кнопке Удалить, или в открывшемся диалоговом окне Список выбрать шаблон с надписью «Нет».

Часто при подготовке документов возникает необходимость начать набор следующего участка текста с новой страницы, не зависимо от степени заполнения предыдущей страницы, а также изменить параметры форматирования в пределах текущей станицы: задать разбиение на колонки, отличные от используемых отступы и интервалы, и т.п.

Word позволяет установить принудительный переход на другую страницу. Для этого нужно: 1) установить курсор в строке, на которой печать текущей страницы должна быть завершена; 2) выбрать команду Вставка/Разрыв; 3) в открывшемся диалоговом окне активизировать поле Разрыв страницы и щелкнуть на кнопке ОК. Линия разрыва страницы будет отображаться на экране как непечатаемый символ. Word позволяет также установить принудительный переход на другие параметры форматирования с изменением раздела путём выполнения команд Вставка/Разрыв и выбора в открывшемся диалоговом окне команды Разрыв раздела на текущей странице или Начать новый раздел с новой страницы. Разрыв раздела на текущей странице позволит задать разбиение текста на несколько колонок, установить новые значения полей и прочих элементов форматирования применительно к вновь созданному разделу. Создание нового раздела на новой странице позволяет изменить не только поля и количество колонок, но и изменить ориентацию страницы, то есть перейти от книжной к альбомной ориентации или наоборот.

Для того, чтобы раздел документа напечатать в несколько колонок на странице, нужно выбрать команду Формат/Колонки. В появившемся диалоговом окне Колонки нужно установить число колонок, а также ширину каждой колонки и ширину промежутков между колонками. Последние два параметра можно затем скорректировать с помощью перетаскивания мышью маркеров границ колонок на горизонтальной линейке.

Для того, чтобы перейти принудительно к вводу текста в следующей колонке, нужно вызвать диалоговое окно Разрыв командой Вставка/Разрыв и в немвключить переключатель Начать новую колонку.

Если на странице имеется достаточно места для размещения всех колонок текста, то высоту колонок можно выровнять. Для этого нужно щелкнуть мышью в конце последней колонки, затем выбрать команду Вставка/Разрыв. После этого включить переключатель Новый раздел на текущей странице. В результате (после щелчка на кнопке OK) колонки будут выровнены, и текст будет распределен между ними равномерно.

Табуляцией называется смещение текста по строке вправо на заранее заданную позицию при нажатии клавиши Tab. Заданная позиция, называемая позицией табуляции, устанавливается в диалоговом окне Табуляция, которое вызывается командой Формат/Табуляция или Формат/Абзац/кнопка Табуляция. В процессоре MS Word имеется пять видов табуляции: по левому краю, по правому краю, по центру, по разделителю и с чертой. Кроме того, можно осуществить табуляцию с заполнителем, выбрав один из трёх видов из предложенного списка.

3.2. Колонтитулы. Вставка символов и сносок.

Колонтитул — структурный элемент документа. Находится в верхней или нижней части страницы на её полях и содержит некоторую информацию, идентифицирующую данную страницу документа или документ в целом. Информация, размещаемая в колонтитуле, может включать имя файла, фамилию автора, номер страницы, номер раздела документа, название раздела и т.п. Другими словами, колонтитул характеризует содержание документа в целом или данной его страницы.

Для вставки колонтитула нужно выбрать команду Вид/Колонтитулы. На экране появится панель инструментов Колонтитулы, а поле колонтитула на странице обрамляется штриховой рамкой.

Чтобы вернуться в основной режим из режима работы с колонтитулом, нужно щелкнуть кнопку Закрыть на панели инструментов Колонтитулы или дважды щёлкнуть мышью по основному тексту документа.

Текст колонтитула можно форматировать как обычный текст.

Для того, чтобы убрать колонтитул, нужно стереть текст колонтитула и щелкнуть на команде Вид/Колонтитулы.

Созданные самой программой, и потому выделяемые серым фоном надписи в колонтитулах – поля – удаляются лишь после повторного нажатия клавиши Delete.

Для создания документа бывает необходимо использовать множество специальных символов. Клавиатура компьютера не может вместить в себя все необходимые символы, поэтому для их ввода в текст используется диалоговое окно Символ, вызываемое командой Вставка/Символ. В этом диалоговом окне можно найти практически все варианты шрифтов и диакритических знаков (например, датский, арабский и грузинский шрифты), математических символов, пиктограмм и специальных символов. Выделив необходимый символ с помощью курсора мыши, нужно дважды щелкнуть на нём мышью или нажать кнопку Вставить, и требуемый символ встанет в позицию курсора (выбранную точку вставки). После этого становится активной кнопка Закрыть, нажатием на которую диалоговое окно закрывается. Окно Символ является немодальным. Это означает, что, не удаляя этого окна, можно щелчком мыши переключиться на окно документа, поработать в нём, а затем вернуться в окно Символ и продолжить вставку символов.

Сноска — это структурный элемент документа, являющийся примечанием к какому-либо слову основного текста документа. Сноску можно поместить либо в нижней части текущей страницы (обыкновенная сноска), либо в конце документа (концевая сноска). При сложном форматировании страницы документа с разбиением её на несколько разделов вставка обыкновенной сноски может вызвать нарушение выполненного форматирования.

Для вставки сноски нужно установить курсор справа от поясняемого термина и выбрать команду Вставка/Сноска. Раскрывается диалоговое окно Сноска, в котором в группе полей выбора необходимо выбрать положение вставляемой сноски: в низу страницы или в конце документа. В группе полей выбора Нумерация нужно указать способ нумерации данной сноски – автоматической или по выбору пользователя.

При автоматической нумерации Word помечает сноски номерами, начиная с 1. Если вы хотите отметить сноску, скажем, звездочкой, щелкните на поле ввода Другая и введите в него звездочку. Затем нужно щелкнуть кнопку ОК и ввести текст сноски.

Чтобы отредактировать готовую сноску, нужно выбрать команду Вид/Сноски. Удаление текста сноски не приводит к удалению символа сноски и горизонтальной черты, отделяющей текст сноски от основного текста. Для того, чтобы убрать сноску, нужно выделить знак сноски в основном тексте и удалить его двойным нажатием клавиши Delete, после чего исчезнет и символ сноски, и её содержание внизу страницы или в конце документа.

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое список в текстовом редакторе Word?

2. Чем маркированный список отличается от нумерованного?

3. Для чего создаётся разрыв страницы?

4. Какие возможности предоставляет разрыв раздела?

5. Что такое табуляция и как она задаётся в текстовом процессоре Word?

6. Как разбить фрагмент текста на колонки?

7. Что такое колонтитул и как вставить его в лист документа?

8. Как перейти к основному тексту после вставки колонтитула?

9. Как вставить символ, отсутствующий на клавиатуре?

10. Как создать и удалить сноску?

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Основная

1. Черняков, М.В. Основы информационных технологий: учебник для ВУЗов. / Черняков М.В., Петрушин А.С. М.: ИКЦ Академкнига, 2007. – 407 с.

2. Информатика: базовый курс. / Симонович П.А. [и др.] – СПб.: Изд-во «Питер», 2008, 640 с.

3. Арсеньев, Ю.Н. Информационные системы и технологии. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 447 с.

4. Розанов, А.В. Программирование персональных компьютеров. / Розанов А.В., Федоров В.К. Электронный учебник на CD-ROM. Саратов, 2006

Дополнительная

1. Кашина, И.А. Информационно-правовые системы в экономической деятельности. / Кашина И.А. [и др.] –М.: ДМК-ПРЕСС, 2008.

2. Лихтеншейн, В.Е. Информационные технологии в бизнесе: практикум. / Лихтеншейн В.Е., Росс Г.В. – М.: ФиС, 2008. – 509 с.

3. Макаров, В.Ф. Аутентификация электронного документооборота и защита информации с использованием методов ассиметричного преобразования данных / Макаров В.Ф., Нечаев Д.Ю., Уколов В.С. – М.: РГТЭУ, 2007. – 58 с.

4. Барановская, Т.П. Информационные системы и технологии в экономике / Барановская Т.П. [и др.] – М.: Финансы и статистика, 2007. – 412 с.

5. Якубайтис, Э.А. Информационные сети и системы: справочная книга Якубайтис Э.А.. – М.: Финансы и статистика, 2008

Лекция 4.

ВИДЫ ОБЪЕКТОВ, ВСТАВЛЯЕМЫХ В ДОКУМЕНТ MS WORD. СОЗДАНИЕ РИСУНКОВ.

4.1. Виды объектов, вставляемых в документ MS Word.

Текстовый процессор Word с очевидностью позволяет создавать новые документы, объединяя и редактируя в них фрагменты уже существующих. Кроме того, в текст документа могут вставляться объекты, создаваемые самим редактором Word: таблицы, математические формулы, объекты WordArt, рисунки на базе шаблонов из панели инструментов «Рисование».

Наряду с текстовыми фрагментами, Word предоставляет возможность вставлять в текст объекты, созданные в редакторах, работающих под OS Widows. Это могут быть любые не текстовые фрагменты из других документов Word, готовые таблицы и диаграммы из табличного процессора MS Excel, растровые рисунки из редактора изображений Paint и векторные чертежи из редактора CorelDraw, цифровые фотографии, отсканированные изображения и т.д.

4.2. Вставка в текст готовых рисунков, объектов «WordArt», математических формул. Формат объектов.

Word предоставляет возможность вставки рисунков, подготовленных посредством графических редакторов, работающих под OS Widows. Вставить такой рисунок в документ Word можно двумя способами.

Первый способ. Для вставки рисунка в документ нужно установить курсор в точку вставки, затем выбрать команду Вставка/Рисунок. После выбора пункта Вставить из файла появится диалоговое окно Добавить рисунок. С помощью файлера этого окна можно найти нужный файл с рисунком. Затем нужно указать способ вставки рисунка. Возможны три варианта вставки:

а) внедрение рисунка в документ;

б) связывание документа с файлом-рисунком;

в) внедрение рисунка со связыванием с файлом-рисунком.

В первом случае объект-рисунок войдет в документ и может передаваться вместе с ним (на носителе).

Во втором случае он останется по месту своего хранения, а в документ войдет только указатель на место хранения рисунка. В процессе просмотра документа рисунок будет загружен из файла его хранения и связан с документом.

В третьем случае объект-рисунок войдет в документ при сохранении его связи с первоисточником. Этот способ вставки рисунка целесообразно использовать, если предполагается неоднократное изменение его при работе с документом. В этом случае после двойного щелчка на рисунке появятся элементы управления (меню, панели инструментов) изображением приложения, с помощью которого данный рисунок был выполнен.

Выбор способа вставки делается в упомянутом диалоговом окне Добавить рисунок. В его правом нижнем углу есть раскрывающийся список, в котором можно выбрать тот или иной способ.

Второй способ. Загрузить графический редактор, в окно которого загрузить файл-рисунок. Выделить рисунок или его фрагмент средствами графического редактора, затем с помощью команды графического редактора Правка/Копировать скопировать рисунок в буфер Windows. Свернуть или закрыть окно графического редактора. Установить курсор в место вставки и выполнить команду в окне редактора Word Правка/Вставить. Рисунок появится в месте вставки.

После вставки рисунка его можно переместить в другую позицию, изменить размер, создать рамку вокруг рисунка. Перед выполнением этих операций необходимо выделить рисунок, т.е. щелкнуть на нем мышью.

После выделения рисунок будет окружен рамкой с восемью чёрными квадратиками – маркерами (четыре по углам рамки и по одному в середине каждой стороны). Указав мышью на маркер и нажав левую кнопку мыши, можно передвинуть любую сторону рамки или " растянуть" любой угол. При этом будут соответственно меняться размеры рисунка. Если при перемещении маркера удерживать нажатой клавишу Shift, размеры рисунка меняться не будут, а будут меняться размеры рамки.

Для вставки сложных математических выражений нужно воспользоваться специальным приложением – редактором формул Microsoft Equation. Для его вызова используется кнопка с символом a на панели инструментов Стандартная. Если кнопка на панели отсутствует, необходимо выполнить команду Вставка/Объект. В открывшемся диалоговом окне будет представлен список программ-приложений, которые обеспечивают услугами процессор Word, в котором надо выделить строку Microsoft Equation и нажать кнопку ОК. В клетках открывшейся панели управления Формула в виде шаблонов и раскрывающихся списков сосредоточены заготовки практически всех разновидностей математических символов и выражений: дроби, матрицы, конечные и бесконечные суммы, производные, интегралы и т.п. Одновременно с появлением панели Формула изменяется главное меню Word. Вместо пунктов Вставка, Сервис, Таблица появляются пункты Стиль и Размер, с помощью которых форматируются символы набираемой формулы. При наборе формул настоятельно рекомендуется как можно чаще выполнять команду Сохранить, так как Word имеет склонность «терять» набранные, но не сохранённые большие объёмы формул. Подробно работу приложения для создания математических формул предлагается изучить самостоятельно.

Объект WordArt разработан, в основном, для создания художественных Изучить заголовков. Инструмент Добавить объект WordArt можно использовать для добавления разнообразных графических эффектов к тексту. Объекты, оформленные с помощью WordArt, рассматриваются не как обычный текст, а как рисованные объекты. Поэтому для работы с ними можно использовать инструменты из панели инструментов Рисование. Для использования WordArt нужно в панели инструментов Рисование щелкнуть кнопку Добавить объект WordArt. В появившемся диалоговом окне нужно выбрать стиль оформления надписи, а затем щелкнуть кнопку ОК. В диалоговом окне нужно набрать текст надписи и щелкнуть на кнопке ОК. После этого надпись будет вставлена в документ как объект WordArt.

Для того, чтобы соответствующим образом разместить рисунок среди текста, нужно вызвать диалоговое окно Формат рисунка командой Формат/Рисунок. Это окно имеет несколько вкладок. С помощью установок во вкладке Положение (иногда называемой Обтекание) добиваются необходимого расположения рисунка среди текста.

Если выбрано положение В тексте, рисунок размещается строго между абзацами текста. Если выбраны параметры Вокруг рамки или По контуру, текст может обтекать рисунок со всех сторон (отсюда термин обтекание), причём внешний вид и свойства рамки выделения вокруг рисунка в этих случаях будут иные, чем при положении В тексте. Помимо этого, есть параметры Перед текстом и За текстом, позволяющие, например, разместить текст на фоне рисунка.

4.3. Панель инструментов «Рисование».

Несложные рисунки, состоящие из простых геометрических фигур, называемых графическими примитивами, можно создавать средствами Word. Для создания таких рисунков предназначена панель инструментов Рисование. Для отображения панели инструментов Рисование нужно щелкнуть на кнопке Рисование в панели инструментов Стандартная либо выбрать команду Вид/Панели инструментов/Рисование.

Рисунок. 4.1. Панель инструментов Рисование.

В меню опции Действия содержится множество команд, связанных с процессом рисования. При помещении в документ нового изображения, оно появляется поверх всех других объектов, которые были вставлены в документ до него. Чтобы впоследствии изменить такой порядок размещения объектов нужно выделить объекты, которые нужно переместить, затем щёлкнуть на кнопке Действия, а в появившемся меню нужно указать на пункт Порядок. Во всплывающем меню выбрать подходящую команду.

С помощью меню Автофигуры можно автоматически вставлять наиболее часто использующиеся фигуры при рисовании различных схем. Щелкнув автофигуру правой кнопкой мыши, можно изменить ее формат.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие объекты могут быть вставлены в текст?

2. Как может быть связан вставленный рисунок с файлом-первоисточником?

3. Что зависит от положения (обтекания) объектов в тексте?

4. Для чего существуют объекты WordArt?

5. Что называется графическими примитивами?

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Основная

1. Черняков, М.В. Основы информационных технологий: учебник для ВУЗов. / Черняков М.В., Петрушин А.С. М.: ИКЦ Академкнига, 2007. – 407 с.

2. Информатика: базовый курс. / Симонович П.А. [и др.] – СПб.: Изд-во «Питер», 2008, 640 с.

3. Арсеньев, Ю.Н. Информационные системы и технологии. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 447 с.

4. Розанов, А.В. Программирование персональных компьютеров. / Розанов А.В., Федоров В.К. Электронный учебник на CD-ROM. Саратов, 2006

Дополнительная

1. Кашина, И.А. Информационно-правовые системы в экономической деятельности. / Кашина И.А. [и др.] –М.: ДМК-ПРЕСС, 2008.

2. Лихтеншейн, В.Е. Информационные технологии в бизнесе: практикум. / Лихтеншейн В.Е., Росс Г.В. – М.: ФиС, 2008. – 509 с.

3. Макаров, В.Ф. Аутентификация электронного документооборота и защита информации с использованием методов ассиметричного преобразования данных / Макаров В.Ф., Нечаев Д.Ю., Уколов В.С. – М.: РГТЭУ, 2007. – 58 с.

4. Барановская, Т.П. Информационные системы и технологии в экономике / Барановская Т.П. [и др.] – М.: Финансы и статистика, 2007. – 412 с.

5. Якубайтис, Э.А. Информационные сети и системы: справочная книга Якубайтис Э.А.. – М.: Финансы и статистика, 2008

Лекция 5.

РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ MS WORD.

5.1. Создание пустых таблиц. Панель инструментов «Таблицы и границы».

Таблица состоит из n столбцов и m строк. Ячейка (клетка) — основной структурный элемент таблицы, образующийся в результате пересечения некоторого столбца с некоторой строкой таблицы. Ячейку таблицы можно считать " мини-документом" — это обычный фрагмент документа, который подчиняется почти всем законам оформления текста. Ячейка может состоять и из нескольких строк и из нескольких абзацев. Текст документа можно форматировать по обычным правилам.

Для создания и редактирования таблиц нужно использовать пункт Таблица главного меню. Приступая к работе c Word нужно активизировать команду-переключатель Отображать сетку в ниспадающем меню пункта Таблицы. Тогда границы столбцов и строк каждой таблицы документа будут обозначены пунктирными линиями. Эта сетка не печатается при распечатке документа, но ее наличие на экране существенно облегчает проведение различных действий с информацией, которая введена или должна быть введена в ячейки таблицы.

Конструктивные элементы таблицы (столбцы, строки) удаляются только с помощью команд, собранных в пункте Таблица. С помощью клавиши Delete удаляется лишь содержимое ячеек таблицы, сами же ячейки остаются.

В редакторе Word имеется два способа создания таблицы:

· создание пустой таблицы с последующим заполнением информацией ее ячеек;

· преобразование в таблицу специальным образом подготовленного текста.

В этом разделе мы рассмотрим первый способ создания таблицы, который имеет три варианта реализации.

Вариант 1. В главном меню выбрать пункт Таблица, в ниспадающем меню выбрать команду Вставить таблицу. В появившемся после этого диалоговом окне в поле ввода Число столбцов нужно задать число столбцов в оформляемой таблице, а в поле ввода Число строк – задать число строк. Кроме того, в поле ввода Ширинастолбца можно задать ширину столбцов (в сантиметрах) или оставить имеющеюся в этом окне установку Аuto. Если оставить установку Auto, то ширина столбцов будет равна установленной длине строки текста, деленной на количество столбцов таблицы.

После проведения установок в указанных полях ввода нужно щелкнуть на кнопке ОК в этом окне, после чего пустая таблица появится в тексте документа и можно заполнять клетки таблицы необходимой информацией.

Вариант 2. В панели инструментов " Стандартная" щелкнуть на кнопке " Вставить таблицу ". После этого появится окошко с изображением пустой таблицы. Здесь, с помощью указателя мыши при нажатой левой клавише мыши, нужно указать количество строк и столбцов таблицы, причём, если нужно увеличить количество столбцов, то указатель мыши следует продвигать вправо, а если нужно увеличить число строк, то вниз, за пустую таблицу. Вслед за этим продвижением указателя мыши будет увеличиваться количество строк или (и) столбцов таблицы.

После того, как необходимое количество строк и столбцов выбрано, нужно отпустить клавишу мыши, после чего пустая таблица будет установлена в тексте документа, начиная со строки, следующей за активной строкой текста.

После описанных действий можно провести этап 2-ой оформления таблицы, как было сказано выше при описании 1-го способа оформления таблицы.

Вариант 3. Таблицы сложной структуры удобно создавать методом " рисования". Необходимые для этого элементы управления на панели инструментов Таблицы и границы, которая появляется с выбором команды Таблица/Нарисовать таблицу. Рисование производится с помощи инструмента Нарисовать таблицу. Инструмент активизируется с помощи кнопки с изображением карандаша. При первом использовании этого инструмента рисуется прямоугольник, который должен быть внешней рамкой таблицы. Затем внутри этой рамки с помощью того же инструмента проводятся внутренние перегородки таблицы. С помощью кнопок-команд на упомянутой панели инструментов легко производится выравнивание ширины столбцов и высоты строк. В результате оформление таблицы производится сравнительно легко и быстро.

5.2. Преобразование текста в таблицу. Форматирование таблиц и текста в них. Заголовки. Вычисления в таблице.

Теперь рассмотрим второй способ создания таблицы – преобразование текста в таблицу. Для этого нужно текст предварительно отформатировать специальным образом, а именно:

а) набрать содержимое таблицы построчно, нажимая клавишу < Enter> в конце каждой строки будущей таблицы;

б) при наборе данных конкретной строки нужно отделять информацию одной будущей ячейки от другой, нажимая клавишу < Tab>.

Для преобразования набранного текста в таблицу можно использовать один из двух вариантов.

Вариант 1. Выделить все строки подготовленного текста для создаваемой таблицы. Щелкнуть на кнопке Вставить таблицу панели инструментов или выбрать команду Таблица/Вставить. На экране появится макет готовой таблицы. Все столбцы этой таблицы имеют одинаковую ширину, которая равна длине строки страницы, деленной на число столбцов. Обнаружив в макете таблицы лишние или недостающие столбцы, можно отменить команду Таблица/Вставить таблицу, затем удалить лишние символы табулирования или вставить недостающие, и повторить команду Таблица/Вставить.

Вариант 2. После выделения строк таблицы выбрать команду Таблица/ Преобразовать в таблицу. На экране появится диалоговое окно, с помощью которого можно сразу проверить предполагаемое число столбцов; и, если оно не совпадает с нужным количеством, можно щелкнуть на клавише Отменить, а затем исправить текст таблицы. Созданную таблицу можно оформить какой-либо рамкой. Для этого нужно выбрать команду Таблица/Автоформат. На экране появится диалоговое окно. Здесь в списке Форматы предлагается на выбор несколько десятков рамок-шаблонов для оформления, каждая из которых отображается в демонстрационном окне. Пользователю нужно выбрать рамку-шаблон, а затем щелкнуть на кнопке ОК этого окна.

Если таблица занимает несколько страниц документа, можно объявить первую строку таблицы заголовком. Для этого нужно выделить первую строку таблицы и выбрать команду Таблица/Заголовки.

После этого первая строка таблицы будет воспроизводиться на всех страницах в качестве заголовка; при изменении ячеек первой строки изменится и заголовок таблицы на всех последующих страницах.

Для выделения структурных элементов таблиц используются следующие приемы.

Ячейка таблицы. Поместите указатель слева от первого символа (внутри ячейки) и щелкните мышью.

Столбец таблицы. На верхней линии сетки указатель мыши принимает форму черной стрелки, направленной вниз. Установите указатель в это положение над выделяемым столбцом и щелкните мышью.

Строка таблицы. Установите указатель мыши на полосу выделения и щелкните мышью.

Выделенные элементы таблицы можно удалить. Для этого нужно щелкнуть на кнопке " Удалить в буфер" (с изображением ножниц).

Чтобы вставить новую строку в таблицу, нужно установить текстовый курсор в точку вставки (внутрь строки, перед которой надо вставить новую строку) и выбрать команду Таблица/Вставить строки.

Чтобы изменить ширину столбца, нужно установить указатель мыши на вертикальную линию сетки, ограничивающую столбец слева или справа, и " перетащить" эту линию влево или вправо.

В таблицах Word можно проводить сравнительно простые вычисления. Если в ячейке таблицы нужно получить сумму чисел, записанных в этом столбце в вышележащих ячейках, то нужно выделить эту ячейку, а затем щелкнуть на кнопке со знаком суммы на панели инструментов Таблицы и границы. По этой команде складываются все числа, записанные в данном столбце таблицы в ячейках, расположенных выше выделенной. Если в этих ячейках чисел нет, то рассматриваются ячейки, расположенные слева от выделенной.

Для других вычислений нужно использовать команду Таблица/Формула. После выбора этой команды откроется диалоговое окно Формула. В нем Word автоматически предложит формулу суммирования, исходя из окружения текущей (выделенной) ячейки. Если предложенная формула не годится, то нужно ввести другую. С числами, содержащимися в ячейках таблицы, можно производить все арифметические действия. При этом в арифметических выражениях должны фигурировать в качестве операндов адреса клеток таблицы, содержащих числа. Под адресом клетки таблицы понимается буквенное обозначение столбца и численное обозначение строки, на пересечении которых находится данная клетка. Причем столбцы обозначаются слева направо буквами в порядке, принятом в английском алфавите, строки номеруются сверху вниз последовательными числами, начиная с единицы. В арифметических выражениях можно использовать функции из перечня, который появляется из раскрывающегося списка диалогового окна Формула.

Вопросы для самоконтроля

1. Как задать пустую таблицу?

2. Как удаляются конструктивные элементы таблицы?

3. Как средствами MS Word преобразовать текст в таблицу и таблицу в текст?

4. Как выделяются элементы таблицы?

5. Как изменяются геометрические размеры ячеек таблицы?

6. Как создать заголовок таблицы?

7. Как производить вычисления в таблице MS Word?

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Основная

1. Черняков, М.В. Основы информационных технологий: учебник для ВУЗов. / Черняков М.В., Петрушин А.С. М.: ИКЦ Академкнига, 2007. – 407 с.

2. Информатика: базовый курс. / Симонович П.А. [и др.] – СПб.: Изд-во «Питер», 2008, 640 с.

3. Арсеньев, Ю.Н. Информационные системы и технологии. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 447 с.

4. Розанов, А.В. Программирование персональных компьютеров. / Розанов А.В., Федоров В.К. Электронный учебник на CD-ROM. Саратов, 2006

Дополнительная

1. Кашина, И.А. Информационно-правовые системы в экономической деятельности. / Кашина И.А. [и др.] –М.: ДМК-ПРЕСС, 2008.

2. Лихтеншейн, В.Е. Информационные технологии в бизнесе: практикум. / Лихтеншейн В.Е., Росс Г.В. – М.: ФиС, 2008. – 509 с.

3. Макаров, В.Ф. Аутентификация электронного документооборота и защита информации с использованием методов ассиметричного преобразования данных / Макаров В.Ф., Нечаев Д.Ю., Уколов В.С. – М.: РГТЭУ, 2007. – 58 с.

4. Барановская, Т.П. Информационные системы и технологии в экономике / Барановская Т.П. [и др.] – М.: Финансы и статистика, 2007. – 412 с.

5. Якубайтис, Э.А. Информационные сети и системы: справочная книга Якубайтис Э.А.. – М.: Финансы и статистика, 2008

Лекция 6.

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MS EXCEL. ФОРМАТИРОВАНИЕ В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MS EXCEL.

6.1. Интерфейс MS Excel. Рабочий документ MS Excel. Организация данных. Средства управления.

Довольно часто обрабатываемую информацию целесообразно представлять в табличной форме. Для обработки информации, которую можно представить в виде таблиц, разработаны специальные комплексы программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами.

Электронные таблицы используются в компьютерной технологии около 25 лет, и в настоящее время существует около десятка программ, относящихся к этому классу. Для использования с компьютерами фирмы Apple была предназначена программа VisiCalc, а для компьютеров компании IBM была написана программа Lotus 1-2-3. Наконец, в 1987 году фирмой Microsoft был создан табличный процессор Excel.

Рабочее окно табличного процессора Microsoft Excel выполнено в стиле Windows, то есть имеет внешний вид (интерфейс), аналогичный таковому текстового процессора Word. После загрузки приложения Excel и выполнения команды Файл/Создать в рабочей области окна Excel появляется электронная таблица, которая состоит из множества столбцов и строк. Пересечения строк и столбцов образуют ячейки (клетки) таблицы. Электронная таблица Excel максимально может состоять из 65536 строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера.

Столбцы обозначаются в направлении слева направо латинскими буквами в последовательности, определяемой английским алфавитом. Так как английский алфавит содержит 26 букв, то первые 26 столбцов обозначаются буквами от Aдо Z, следующие столбцы, от 27-го до 256-го, обозначаются двухбуквенными комбинациями: AA, AB, AC, AD, …, AX, AY, AZ, BA, BB, BC, …, BX, BY, BZ, …, IA, IB, IC, …, IT, IU, IV. Обозначения столбцов называются идентификаторами столбцов.

Строки обозначаются в направлении сверху вниз последовательными номерами от 1 до 65536.

Каждая клетка таблицы имеет свое обозначение, которое называется её адресом.

Введем ряд определений, касающихся названий различных частей электронной таблицы.

Адрес ячейки (клетки) – это обозначение столбца и строки, на пересечении которых она находится.

Адрес ячейки указывает на положение данной ячейки среди других ячеек электронной таблицы. Адрес ячейки в Excel может быть представлен либо в формате А1, либо в формате R1C1. В формате А1 адрес ячейки состоит из идентификатора столбца, за которым следует номер строки, а в формате R1C1 для обозначения адреса записывают букву R (row, то есть строка), после которой пишется номер строки, затем записывается буква С (column, то есть столбец), после которой пишется номер (не идентификатор) столбца.

Одна из ячеек таблицы выделена черной рамкой, которую будем называть табличным курсором или рамкой активной ячейки. Для перемещения табличного курсора используются те же приемы, что и для перемещения текстового курсора в редакторе Word. В правом нижнем углу рамки имеется чёрный же квадратик, называемый маркером активной ячейки, маркером выделения или маркером автозаполнения.

Клетка таблицы, в которую установлен табличный курсор, называется текущей (активной) клеткой (ячейкой) таблицы (от английского слова current). Соответственно, столбец и строка, на пересечении которых находится текущая клетка, называются текущими.

Диапазоном или блоком клеток будем называть совокупность клеток таблицы образующих область прямоугольной формы. Минимальный диапазон – это одна клетка. Максимальный диапазон – вся таблица. Любой диапазон можно задать, указав адреса его верхней левой и нижней правой клеток, разделенных двоеточием. Это обозначение будем называть адресом диапазона таблицы.

Частным видом диапазона является частичный столбец и частичная строка. Частичный столбец – это часть смежных клеток одного столбца. Задается адресами крайней верхней и крайней нижней клеток. Частичная строка – это часть смежных клеток одной строки. Задается адресами крайней левой и крайней правой клетки.

Документом (т.е. объектом обработки) Excel является файл с расширением *.xls. Такой файл называется рабочей книгой. В каждой рабочей книге может размещаться от 1 до 255 рабочих листов.

Основные принципы создания, загрузки и хранения документов Excel точно такие же, как в текстовом редакторе Word.

Как и редактор Word, табличный процессор Excel является многооконной программой. Это означает, что можно одновременно открыть несколько документов (рабочих книг), причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть – заготовками.

Кроме стандартных элементов, присущих всем окнам программ, работающих под OS Windows, окно Excel содержит ряд специфических элементов.

Ниже панелей инструментов располагается строка формул (или строка ввода), в которой набираются и редактируются данные (в том числе и формулы), вводимые в ту или иную ячейку таблицы. В левой части этой строки находится раскрывающийся список – поле имени, в котором высвечивается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы. Правее поля имени находится небольшая область, ограниченная справа вертикальной чертой, в которой на время ввода данных появляются три кнопки управления процессом ввода.

Ниже строки формул находится строка заголовков (идентификаторов) столбцов. В левой части строки заголовков столбцов, на пересечении со столбцом номеров строк, имеется пустая клетка, являющаяся кнопкой, щелчком по которой можно выделить всю таблицу.

В нижней части окна находится строка с ярлычками листов. Щелчком на одном из этих ярлычков можно переключаться с одного рабочего листа на другой в пределах рабочей книги.

Между строкой заголовков столбцов и строкой с ярлычками листов находится рабочая область, состоящая, как уже было сказано, из множества ячеек, образующихся на пересечении столбцов и строк. Правее строки с ярлычками листов расположена полоса горизонтальной прокрутки, а справа рабочая область ограничивается полосой вертикальной прокрутки.

Самая нижняя строка рабочего окна Excel – строка состояния.

Горизонтальное меню Excel содержит девять пунктов, причем названия и состав команд некоторых из них почти полностью повторяют названия и состав пунктов меню Word. Это касается, например, содержимого пунктов Файл, Вид и Окно. Только пункт Данные, который предназначен для сложных манипуляций с содержимым ячеек таблицы, не имеет аналога в редакторе Word. С помощью пункта Вид рабочая область окна Excel может отображаться в одном из 2-х режимов: в обычном режиме или в режиме разметки страницы. В режим разметки страницы нужно переключаться только перед распечаткой таблицы для проверки того, как она размещается на листе бумаги установленного формата.

Вот наиболее употребительные команды Excel, аналоги которых отсутствуют в редакторе Word.

Пункт Правка содержит, в том числе, команды Очистить и Удалить…

При выборе команды Очистить появляется всплывающее меню, с помощью которого можно конкретизировать, что нужно очистить. Предлагаются следующие варианты выполнения команды очистки: Все, Форматы, Содержимое, Примечания.

Команда Удалить… предназначена для удаления конструктивных элементов таблицы (диапазона, строки, столбца). После выбора этой команды появляется диалоговое окно Удаление ячеек, с помощью которого можно заказать удаление конкретного элемента таблицы – диапазона, строки или столбца. Удаление диапазона может быть закончено двумя путями: либо путем заполнения удаленных ячеек ячейками, находящимися справа, сдвигом их влево, либо ячейками, находящимися снизу от удаленных, сдвигом их вверх.

Пункт Вставка содержит команды вставки конструктивных элементов таблицы.

Это команды Ячейки…, Строки, Столбцы. Эти команды являются альтернативными командам удаления. Чтобы вставить диапазон, нужно выбрать команду Ячейки. После выбора этой команды появится диалоговое окно Добавление ячеек, с помощью которого можно указать, куда нужно сдвинуть ячейки, бывших на месте вставляемых: вправо или вниз.

Команды Диаграмма и Функция, используются для вызова соответственно либо диалогового окна Мастер диаграмм, либо Мастер функций.

В пункте Сервис команда Настройка позволяет устанавливать скомпонованные панели инструментов или отдельные кнопки.

Выбор команды Параметры, а затем, в диалоговом окне Параметры вкладки Вид, позволяет отобразить или скрыть строку формул, строку состояния, горизонтальную и верти-кальную полосы прокрутки, ярлычки листов, обозначе-ния (заголовки) строк и столбцов, сетки таблицы. Параметр (опция) Авто-разбиение на страницы позволяет обозначить пунктирной линией место разрыва страниц на рабочем листе.

В режиме по умолчанию в ячейках таблицы отображаются значения ячеек. Иногда бывает целесообразно установить индикацию содержимого клеток таблицы. Для этого следует активизировать опцию Формулы во вкладке Вид диалогового окна Параметры. При этом в два раза будет увеличена ширина столбцов.

Во вкладке Общие диалогового окна Параметры можно изменить стиль ссылок на адреса клеток. Вместо формата А1, при активизации опции Стиль ссылок R1C1 адреса клеток будут отображаться в формате R1C1.

С помощью вкладки Правка можно разрешить или отказаться от возможности правки в ячейке, от перетаскивания данных из ячейки в ячейку. Кроме того, установить направление перехода к другой ячейке после ввода информации в текущую ячейку.

Рабочее окно программы MS Excel имеет, по умолчанию, две панели инструментов: Стандартная и Форматирование.

Рисунок 6.2. Панель инструментов Стандартная

В панели Стандартная часть кнопок имеют точно такое же функциональное назначение, что и в соответствующей панели редактора Word. Поэтому опишем лишь назначение кнопок, имеющихся только в Excel.

Если щелкнуть на кнопке со знаком суммы S, то в текущей ячейке появится заготовка функции =SUM(...), аргументы которой Excel подставит по соглашению с пользователем.

После щелчка на кнопке f_x на экран поступит диалоговое окно Мастера функций, с помощью которого можно выбрать и отредактировать функцию, вводимую в текущую ячейку.

Две кнопки с изображением букв A и Zсо стрелкой ¯ позволяют сортировать данные выделенных столбцов в порядке возрастания, т.е. в алфавитном порядке, или в обратном порядке.

В панели Форматирование кроме кнопок, имеющих те же пиктограммы и те же функции, как в текстовом редакторе Word, имеется ряд кнопок, используемых только в процессоре Excel. Так, кнопка с буквой а позволяетвыровнять текст как целое по центру выделенной в строке группы ячеек.

Кнопки панели инструментов Форматирование, показанные на рис. 6.3., позволяют:

· пометить число в текущей ячейке знаком доллара;

· умножить число в текущей ячейке (или числа в выделенных ячейках) на 100 и пометить их знаком % (т.е. представить данные в процентах);

· установить разделитель триад в представлении числа;

· увеличить точность представления числа (т.е. увеличить количество разрядов числа);

· уменьшить точность представления числа (т.е. уменьшить количество разрядов числа).

Кнопки панели инструментов Форматирование, показанные на рис. 6.4., дают раскрывающиеся списки, предназначенные исключительно для оформления таблицы. Из этих списков можно выбрать:

· рамку для окаймления выделенного блока ячеек (левая кнопка);

· цвет фона выделенного блока ячеек (кнопка в центре);

· цвет символов в выделенном блоке ячеек (правая кнопка).

6.2. Типы данных. Адреса ячеек, относительные и абсолютные.

В любую ячейку можно ввести: число, формулу, текст. Если набрать последовательность цифр, а также знаки +, – и запятую как десятичный разделитель, то эта последовательность считается числом. По умолчанию, после фиксации (ввода) данных Excel сдвигает его к правой границе ячейки.

Чтобы число в ячейке выглядело на экране именно так, как вы его ввели, количество знаков не должно превышать некоторую величину, зависящую от установленной ширины столбца. В противном случае число будет представлено в экспоненциальной форме.

Если набранная последовательность символов начинается со знака =, Excel считает эту последовательность формулой. В формулу могут входить числа, функции, адреса ячеек, соединенные между собой знаками арифметических операций. Например, =A2+C2*F7.

Если эту формулу ввели в ячейку B3, то значением этой ячейки, которое будет число, которое равно произведению чисел, записанных в ячейки C2 и F7, сложенному с числом, записанным в ячейку А2.

Если набранная последовательность символов не является ни числом, ни формулой, то она считается текстом и не подвергается каким-либо преобразованиям. Например, последовательность –145, 2 будет считатьс