Регистрация и индексация документов

Регистрация документов - фиксация факта созда­ния или поступления в организацию документа путем про­ставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (рас­порядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кад­ровые и др.) как создаваемые в организации, так и поступа­ющие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).

Информация о документах, полученная при их регистра­ции поступает в поисковую систему. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поиско­вых систем устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: aвтор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа, дата поступления, индекс поступления, заголовок документа или краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело.

Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от xapактеpa документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации, расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сро­ков исполнения, отметки о прохождении документов, значи­мость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения, срок хранения документа и др.

Документы целесообразно регистрировать в организации один раз: поступающие - в день поступления, соз­даваемые - в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, постановления коллегии, заявки на материально-техническое снабже-ние и др.

Регистрация поступающих и создаваемых документов про­водится, в основном, децентрализованно в местах создания и исполнения документов. Например, снабженческая докумен­тация — в управлении (отделе) снабжения; протоколы и ре­шения (постановления) коллегии, подписанные руководителем распорядительные докумен­ты по основной деятельности, документы, поступающие из вышестоящих ор­ганизаций или направляемые им - в службе документационного обеспечения управления.

Документы могут регистрироваться при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимо­сти от наличия технических средств. Запись производится непосредственно с документа с использованием указанного выше набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Запись на машинном носителе дублируется ма-шинограммой карточки («твердая копия»), которая использу­ется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страхования информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется эффек­тивное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм.