Краткая характеристика СУБД MS Access

Введение

Целью работы является создание БД «Токарно-карусельные станки». Проектирование БД осуществляется решением комплекса задач с помощью приложения Microsoft Office СУБД Access 2000:

· проектирование и создание таблиц для хранения данных с вводом данных;

· задание связей между таблицами;

· разработка других объектов базы данных, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации.

Задание на проектирование

Разработать электронную базу данных «Токарно-карусельные станки» для использования менеджерами отдела продаж предприятия по производству и продаже токарных станков. Создать 2-3 базовые таблицы, одну форму (в столбец) по наиболее значимой базовой таблице, из которой затем сделать составную форму, запросы на выборку с условиями, отчет по базовой таблице.

Основные понятия

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты. Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Выделяют следующие типы связи между таблицами: " один-ко-многим", " многие-ко-многим", " один-к-одному".

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

· добавлять в таблицу одну или несколько записей;

· удалять из таблицы одну или несколько записей;

· обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

· находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (SQL — Structured Query Language).

И последняя функция СУБД — это управление данными. Под управлением данными обычно понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

Краткая характеристика СУБД MS Access

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами.

Работа с таблицами

3.1 Способы создания таблиц

Создание таблицы состоит из двух этапов: определение её структуры (состав полей, их имена, тип и размер каждого поля, ключевые поля и другие свойства) и создание записей таблицы, т.е. заполнение её данными.

Существуют три способа создания новой таблицы: с помощью мастера, путём ввода данных (в режиме таблицы) и в режиме конструктор.

Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. Существуют также и другие варианты, создания таблиц. Можно, например, создать таблицу с помощью запроса на создание таблицы.

Можно создавать таблицы путем импорта из других баз данных или создавая связи с такими внешними таблицами.

Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда СУБД Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями и может потребоваться для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры.

3.2 Создание таблиц в режиме конструктора

В процессе анализа предметной области были выявлены следующие информационные объекты: Станки, Заказчик, Заказ, Строка заказа.

Таблицы был созданы в режиме конструктора.

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц.

2) В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы.

3) В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4) В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).

5) В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

6) После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

7) На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы < имя таблицы>?, нажать кнопку Да.

8) В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

9) В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

3.3 Описание структуры таблиц

Таблица «Станки» содержит пятнадцать полей. На рисунке 1 приведена структура таблицы «Станки» в режиме конструктора.

Поле Код имеет тип счётчик. Значения поля типа счётчик устанавливаются автоматически, эти значения являются уникальными и обеспечивают однозначную идентификацию записи. Поле Код является первичным ключом таблицы «Станки».

Поле Модель содержит название модели станка. Оно имеет текстовый тип данных, по умолчанию его размер установлен равным пятидесяти символам. Для этого поя установлено свойство - обязательное поле, индексированное поле (совпадения не допускаются). На рисунке 2 приведены свойства поля Модель.

Рисунок 1 – структура таблицы Станки

Рисунок 2 – Свойства поля Модель

В поле Тип может быть только два значения, так как токарно-карусельные станки могут быть либо одностоечные, либо двухстоечные. Для облегчения ввода данных для этого поля установлен тип элемента управления – поле со списком, источником строк указан список значений, а в списке значений приведены возможные значения. На рисунке 3 показано, как устанавливаются эти параметры.

Рисунок 3 – Подстановка для поля Тип

Исходя из допущений предметной области, для числовых полей заданы ограничения на значения: значение должно быть больше нуля, для диаметра планшайбы задано условие – меньше либо равно 25000, число боковых и вертикальных суппортов – один или два. Для некоторых полей установлено значение по умолчанию. При нарушении этих условий на экране будет появляться сообщение «Некорректные данные». На рисунке 4 продемонстрировано задание ограничений на значение для поля Число вертикальных суппортов.

Рисунок 4 – Задание ограничений на значение

Аналогично создаются и другие таблицы базы данных. Их структура приведена на рисунках 5 – 7.

Рисунок 5 – Структура таблицы «Заказчик»

Рисунок 6 – Структура таблицы «Строка заказа»

Рисунок 7 – Структура таблицы «Заказ»

3.4 Использование Мастера подстановок

Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок.

В базе данных «Токарно-карусельные станки» для более удобного ввода данных о станке в строку заказа используется мастер подстановок.

Для этого выделяем поле Станок в таблице Строка заказа и выбираем из списка в столбце Тип данных значение Мастер подстановок.

Рисунок 8 – Первое окно Мастера подстановок

Рисунок 9 – Выбор объекта, содержащего столбец подстановки

Рисунок 10 – Выбор поля, значения которого будут входить в столбец подстановки

Рисунок 11- Задание ширины столбца

На рисунках 8-11 изображены окна Мастера подстановок при создании столбца подстановок Станки в таблице Строка заказа.

Аналогично создаётся столбец подстановок для поля Заказчик в таблице Заказы.

Определение связей между таблицами

При создании полей подстановок между таблицами Заказчик и Заказ и между таблицами Станки и Строка заказа автоматически были установлены связи.

Получившаяся схема данных приведена на рисунке 12.

Рисунок 12 – Схема данных после добавления полей подстановок

Поле Заказчик в таблице Заказ и поле Станок в таблице Строка заказа являются внешними ключами.

Каждый заказ содержит несколько строк, а каждая строка заказа содержится в одном заказе, поэтому между таблицами Заказ и Строка заказа также устанавливается связь, причём это связь типа «один-ко-многим».

Связи между таблицами Заказчик и заказ и Станки и Строка заказа того же типа.

В Microsoft Access обеспечивается возможность автоматической проверки целостности данных в связанных полях. Целостность даныхозначает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить проверку целостности данных можно, если выполнены следующие условия:

· связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

· связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем поле в свойстве Размер поля (FieldSize) указано значение Длинное целое (Long Integer), или в обоих полях свойство Размер поля (FieldSize) имеет значение Код репликации (Replication ID);

· обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access.

Чтобы обеспечить целостность, работа с данными должна производиться с учетом нижеперечисленных правил.

· Невозможно ввести в связанное поле подчиненной таблицы значение, отсутствующее в связанном поле главной таблицы. Однако можно ввести пустое значение, показывающее, что для данной записи связь отсутствует.

· Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.

· Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной таблицей.

Чтобы эти правила контролировались для конкретной связи, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Тогда любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. Если установлен флажок каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически будут изменены и соответствующие значения поля связанных записей. Если установлен флажок каскадное удаление связанных записей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

На рисунках 13-15 изображена установка свойств связей базы данных.

Рисунок 13 – Установление свойств связи между таблицами Заказ и Строка заказа

Рисунок 14 – Установление свойств связи между таблицами Станки и Строка заказа

Рисунок 15 – Установление свойств связи между таблицами Заказчик и Заказ

После установки свойства Обеспечение целостности данных на схеме данных отображаются типы связей (рисунок 16).

Рисунок 12 – Схема данных после добавления полей подстановок