Документирование аудита

В ходе аудита должны документально оформляться все сведения, которые важны с точки зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности. (Требование ФПСАД № 2 «Документирование аудита»).

Под термином «документация» понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора, либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме. Они используются: при планировании и проведении аудита; при осуществлении текущего контроля и проверке выполненной аудитором работы; фиксировании аудиторских доказательств, получаемых в целях подтверждения мнения аудитора.

В рабочих документах отражается информация о: планировании аудита; характере и времени проведения аудиторской проверки; объеме выполненных аудиторских процедур и их результатах; о выводах, сделанных на основе полученных в ходе аудита сведений; вопросах, требующих профессионального суждения аудитора.

Аудитор вправе определять объем документации по каждой конкретной аудиторской проверке, руководствуясь своим профессиональным мнением.

Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы таким образом, чтобы отвечать обстоятельствам каждой конкретной аудиторской проверки и потребностям аудитора в ходе ее проведения. В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочих документов рекомендуется разработать в аудиторской организации типовые формы документации (например, стандартную структуру аудиторского файла (папки) рабочих документов, бланки, вопросники, типовые письма и обращения и т. п.). Каждому документу, входящему в рабочую документацию, должен быть присвоен идентификационный номер. Такая стандартизация документирования облегчает поручение работы подчиненным и одновременно позволяет надежно контролировать ее результаты.

К используемой аудитором рабочей документации относятся:

• планы и программы проведения аудита;

• описания использованных аудитором (аудиторской организацией) процедур и их результатов;

• объяснения, пояснения и заявления экономического субъекта;

• копии документов экономического субъекта;

• описания системы внутреннего контроля и организации бухгалтерского учета экономического субъекта;

• аналитические документы аудитора (аудиторской организации).

Документы, входящие в состав рабочей документации аудита, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• наименование экономического субъекта, в отношении которого проводится аудит;

• дату выполнения аудиторской процедуры или составления документа;

• содержание документа;

• личную подпись лица, составившего документ;

• дату проверки документа;

• личную подпись лица, проверившего документ.

Рабочие документы должны быть аккуратно оформленными и храниться в архиве аудиторской организации не менее пяти лет.

Стандартом ФПСАД № 2 определен детализированный примерный перечень рабочих документов аудита:

• информация, касающаяся организационно-правовой формы и организационной структуры аудируемого лица, его внешней, экономической и правовой среде;

• выдержки или копи необходимы юридических документов, соглашений и протоколов;

• информация, отражающая процесс планирования, включая программы аудита и любые изменения к ним;

• доказательства, подтверждающие оценку неотъемлемого риска, уровня риска средств контроля и любые корректировки этих оценок;

• анализ финансово-хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета; важных экономических показателей и тенденций их изменения;

• сведения о характере, временных рамках, объеме аудиторских процедур и результатах их выполнения;

• сведения о том, кто выполнял аудиторские процедуры, с указанием времени их выполнения;

• подробная информация о процедурах, примененных в отношении финансовой (бухгалтерской) отчетности подразделений и/или дочерних предприятий, проверявшихся другим аудитором;

• копии сообщений, направленных другим аудиторам, экспертам и третьим лицам и полученных от них;

• копии писем и телеграмм по вопросам аудита, доведенным до сведения руководителей аудируемого лица или обсуждавшимся с ними, включая условия договора о проведении аудита или выявленные существенные недостатки системы внутреннего контроля;

• письменные заявления, полученные от аудируемого лица;

• выводы, сделанные аудитором по наиболее важным вопросам аудита, включая ошибки и необычные обстоятельства, которые были выявлены аудитором в ходе выполнения процедур аудита, и сведения о действиях, предпринятых в связи с этим аудитором;

• копии финансовой (бухгалтерской) отчетности и аудиторского заключения.

Аудитору необходимо установить надлежащие процедуры для обеспечения конфиденциальности, сохранности рабочих документов, а также для их хранения в течение достаточного периода времени, исходя из особенностей деятельности аудитора, а также законодательных и профессиональных требований, но не менее 5 лет. Сведения (информация), содержащиеся в рабочей документации, не подлежат разглашению аудитором (аудиторской организацией). Аудитор (аудиторская организация) не обязан предоставлять рабочую документацию проверяемому экономическому субъекту, другим лицам и органам, за исключением случаев, предусмотренных законом. Рабочие документы являются собственностью аудитора. Хотя часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены аудируемому лицу по усмотрению аудитора, они не могут служить заменой бухгалтерских записей аудируемого лица.

Рабочая документация должна храниться скомплектованной в папках (файлах), заведенных для каждого аудита, проводимого аудиторской организацией, отдельно. Такие папки именуются «досье на клиента». Досье разделяют на текущие, постоянные и специальные.

Текущее досье содержит все документы и материалы, собранные в ходе аудиторской проверки. Оно содержит вопросы и проблемы, перенесенные из предыдущего аудита, а также те, на которые следует обратить внимание в последующем аудите.

Постоянное досье содержит информацию, важную для аудита в течение длительного времени.

Специальные досье аудиторские фирмы открывают в зависимости от обстоятельств. В них включаются: подшивки корреспонденции, специальные постановления, указы, налоговая документация, данные по соблюдению законодательства и т. п.

Постоянное досье содержит, как правило, следующую информацию:

1. Организационная информация, установленная законом: данные об акционерах; о секретаре; местонахождение органа управления делами; копии устава, учредительного договора, свидетельства о регистрации.

2. Информация о предприятии и его деятельности: основные виды деятельности и размещение дочерних предприятий и филиалов; конкретное законодательство и правила; история предприятия; сводка прошлых результатов; характеристика основного персонала; описание особенностей бухгалтерского учета и внутреннего контроля; схемы организации управления; схемы последовательности операций.

3. Подробности договора о сотрудничестве: копии договоров о проведении аудиторской проверки и выполнении других работ; подробности особых требований к аудиту; подробности неаудиторских услуг.

4. Информация для аудита: контакты клиента; банковская информация; информация о юристах; основной аудиторский персонал; адреса мест проведения аудита.

5. Важные соглашения: торговые договоры; договоры о продаже в рассрочку или аренде; договоры о ссудах.

6. Информация об особенностях налогообложения клиента.

Опыт работы аудиторских организаций показал, что для более эффективной организации документирования следует разрабатывать порядок документирования аудиторских проверок, которым аудиторы руководствуются. (табл.9).

Таблица 9

Порядок документирования основных этапов аудиторской проверки