![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Правовое регулирование документооборота в бухгалтерском учете организации.
В бухгалтерском учете под документооборотом понимают движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их использования или отправки. Образующие документы в бухгалтерском учете являются составной частью документального фонда хозяйствующего субъекта в целом и должны быть включены в общий документооборот. Главное требование, предъявляемое к документообороту – это прямоточность в движении документов, однократность и единообразие при их обработке. В бухгалтерской службе организации возникают следующие потоки документов: поступающие, отправляемые и внутренние документы (практики эти документы называют входящие, исходящие и внутренние). В соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 июля 1983 г. № 105, документооборотом называется создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету первичных документов, их обработка и передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который утверждается решением руководителя организации, так как он утверждает учетную политику организации (ст.6 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности»). График документооборота должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т.е. предусматривать необходимое, оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным учетным документом, определять минимальный срок пребывания этого документа у исполнителя. График документооборота включается в Инструкцию по делопроизводству в бухгалтерии или он может быть включен в Инструкцию по документальному обеспечению управления организацией в целом. Схема прохождения учетных документов может быть представлена в виде перечня исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от ответственных работников, период их обработки и прохождения внутри учетного аппарата и прекращение работ за отчетный период, включая и составление баланса и отчетности, и передачу этих документов в архив. График документооборота бухгалтерских документов разрабатывается главным бухгалтером в соответствии с учетной политикой организации. График документооборота обязателен к исполнению для всех подразделений и служб хозяйствующего субъекта, он должен способствовать улучшению учетной дисциплины в организации, усилению контрольных (защитных) функций бухгалтерского учета. Работники организации (должностные лица подразделений, отделов, цехов, табельщики, кладовщики, заведующие складами, работники бухгалтерии и т.д.) создают и представляют документы, относящиеся к их компетенции по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В этой выписке указываются документы, входящие в компетенцию исполнителя, сроки их представления, а также подразделения организации, в которые представляются эти документы. Лица, создавшие и подписавшие эти документы, несут ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременность и доброкачественность создания документа, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность информации, содержащейся в этих документах. В соответствии со ст. 7 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», контроль за соблюдением документооборота (графиком документооборота) в организации осуществляет главный бухгалтер, так как главный бухгалтер осуществляет руководство бухгалтерским учетом в организации. Указания и распоряжения главного бухгалтера в пределах его компетенции обязательны для всех структурных подразделений и работников организации. Поток входящих документов, как правило, составляют: - документы органов власти, а также вышестоящих организаций; - документы подведомственных организаций, представляющие первичную учетную и отчетную документацию, а также различные запросы; - документы организаций – смежников, других организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий. При прохождении входящих документов с ними могут выполняться следующие операции: - прием документов; - регистрация; - первоначальная обработка; - предварительное рассмотрение и распределение по подразделениям и исполнителям; - рассмотрение документов руководством; - передача документов в подразделения и исполнителям; - исполнение документа; - при необходимости отправка ответных документов. Поступающая входящая корреспонденция в организацию независимо от способа доставки (факс, телетайп, почта, курьер) проходит обязательную первоначальную обработку в секретариате или канцелярии. Первоначальная обработка включает сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу передаются для исполнения в подразделения. Документы бухгалтерского учета из-за своей специфики, как правило, не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются в бухгалтерию. Все первичные документы бухгалтерского учета, поступившие в бухгалтерию организации подлежат обязательной формальной проверке, проверке по содержанию, а некоторые учетные документы подлежат встречной проверке (законность хозяйственной операции, сопоставление отдельных реквизитов между собой). Учетные документы, прошедшие проверку и принятые к учету, систематизируются в хронологическом порядке по объектам учета и оформляются мемориальными ордерами. Информация, содержащаяся в поступивших и принятых к учету первичных учетных документах, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, сосредотачивается и систематизируется в учетных регистрах. Исходящие бухгалтерские документы могут быть самой широкой тематики: от договоров, отчетов, счетов-фактур и других документов. Исходящие документы бухгалтерского учета отправляются и обрабатываются в общем потоке исходящих документов организации через канцелярию (секретариат). Исходящий бухгалтерский документ проходит несколько этапов: - составление проекта документа, согласование и оформление; - визирование в необходимых случаях; - подписание (утверждение) документа; - проверка документа; - регистрация и отправка документа. При обнаружении неправильного оформления документа, или представленного на отправление не в полном комплекте (без приложений), канцелярия возвращает его в бухгалтерию. Все документы, поступившие в канцелярию, должны быть отправлены в день их поступления в канцелярию. Внутренние первичные учетные документы поступают в бухгалтерию по графику документооборота и в обязательном порядке подвергаются формальной проверке и проверке по содержанию. Внутренние организационно-распорядительные документы (приказы по личному составу, по основной деятельности, распоряжения), прежде чем поступить в бухгалтерию, проходят юридический отдел, а протоколы, докладные и служебные записки, справки и другие документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны, а затем с его резолюцией – в бухгалтерию. Под регистрацией документа понимается совершение записи в соответствующих журналах учета документов по установленной форме о документе, фиксирующей факт его создания, отправления или получения (число, месяц, год, организация, куда направляется или откуда поступил, краткое содержание документа, кто исполнитель или подразделение куда направлен, количество листов и т.д.). На основе регистрации документов создаются информационно-поисковые системы по всем документам организации. В практической деятельности наиболее распространена регистрация документов в журналах, поскольку журнальная форма регистрации проста и надежна в оформлении, использовании и хранении информации.
|