Правовое регулирование документооборота в бухгалтерском учете организации.

В бухгалтерском учете под документооборотом понимают движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их использования или отправки.

Образующие документы в бухгалтерском учете являются составной частью документального фонда хозяйствующего субъекта в целом и должны быть включены в общий документооборот.

Главное требование, предъявляемое к документообороту – это прямоточность в движении документов, однократность и единообразие при их обработке.

В бухгалтерской службе организации возникают следующие потоки документов: поступающие, отправляемые и внутренние документы (практики эти документы называют входящие, исходящие и внутренние).

В соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 июля 1983 г. № 105, документооборотом называется создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету первичных документов, их обработка и передача в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который утверждается решением руководителя организации, так как он утверждает учетную политику организации (ст.6 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности»).

График документооборота должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т.е. предусматривать необходимое, оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным учетным документом, определять минимальный срок пребывания этого документа у исполнителя.

График документооборота включается в Инструкцию по делопроизводству в бухгалтерии или он может быть включен в Инструкцию по документальному обеспечению управления организацией в целом.

Схема прохождения учетных документов может быть представлена в виде перечня исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от ответственных работников, период их обработки и прохождения внутри учетного аппарата и прекращение работ за отчетный период, включая и составление баланса и отчетности, и передачу этих документов в архив.

График документооборота бухгалтерских документов разрабатывается главным бухгалтером в соответствии с учетной политикой организации.

График документооборота обязателен к исполнению для всех подразделений и служб хозяйствующего субъекта, он должен способствовать улучшению учетной дисциплины в организации, усилению контрольных (защитных) функций бухгалтерского учета.

Работники организации (должностные лица подразделений, отделов, цехов, табельщики, кладовщики, заведующие складами, работники бухгалтерии и т.д.) создают и представляют документы, относящиеся к их компетенции по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В этой выписке указываются документы, входящие в компетенцию исполнителя, сроки их представления, а также подразделения организации, в которые представляются эти документы. Лица, создавшие и подписавшие эти документы, несут ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременность и доброкачественность создания документа, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность информации, содержащейся в этих документах.

В соответствии со ст. 7 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», контроль за соблюдением документооборота (графиком документооборота) в организации осуществляет главный бухгалтер, так как главный бухгалтер осуществляет руководство бухгалтерским учетом в организации. Указания и распоряжения главного бухгалтера в пределах его компетенции обязательны для всех структурных подразделений и работников организации.

Поток входящих документов, как правило, составляют:

- документы органов власти, а также вышестоящих организаций;

- документы подведомственных организаций, представляющие первичную учетную и отчетную документацию, а также различные запросы;

- документы организаций – смежников, других организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий.

При прохождении входящих документов с ними могут выполняться следующие операции:

- прием документов;

- регистрация;

- первоначальная обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение по подразде­лениям и исполнителям;

- рассмотрение документов руководством;

- передача документов в подразделения и исполнителям;

- исполнение документа;

- при необходимости отправка ответных документов.

Поступающая входящая корреспонденция в организацию независимо от способа доставки (факс, телетайп, почта, курьер) проходит обязательную первоначальную обработку в секретариате или канцелярии.

Первоначальная обработка включает сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу передаются для исполнения в подразделения. Документы бухгалтерского учета из-за своей специфики, как правило, не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются в бухгалтерию.

Все первичные документы бухгалтерского учета, поступившие в бухгалтерию организации подлежат обязательной формальной проверке, проверке по содержанию, а некоторые учетные документы подлежат встречной проверке (законность хозяйственной операции, сопоставление отдельных реквизитов между собой).

Учетные документы, прошедшие проверку и принятые к учету, систематизируются в хронологическом порядке по объектам учета и оформляются мемориальными ордерами.

Информация, содержащаяся в поступивших и принятых к учету первичных учетных документах, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, сосредотачивается и систематизируется в учетных регистрах.

Исходящие бухгалтерские документы могут быть самой широкой тематики: от договоров, отчетов, счетов-фактур и других документов. Исходящие документы бухгалтерского учета отправляются и обрабатываются в общем потоке исходящих документов организации через канцелярию (секретариат).

Исходящий бухгалтерский документ проходит несколько этапов:

- составление проекта документа, согласование и оформление;

- визирование в необходимых случаях;

- подписание (утверждение) документа;

- проверка документа;

- регистрация и отправка документа.

При обнаружении неправильного оформления документа, или представленного на отправление не в полном комплекте (без приложений), канцелярия возвращает его в бухгалтерию. Все документы, поступившие в канцелярию, должны быть отправлены в день их поступления в канцелярию.

Внутренние первичные учетные документы поступают в бухгалтерию по графику документооборота и в обязательном порядке подвергаются формальной проверке и проверке по содержанию.

Внутренние организационно-распорядительные документы (приказы по личному составу, по основной деятельности, распоряжения), прежде чем поступить в бухгалтерию, проходят юридический отдел, а протоколы, докладные и служебные записки, справки и другие документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны, а затем с его резолюцией – в бухгалтерию.

Под регистрацией документа понимается совершение записи в соответствующих журналах учета документов по установленной форме о документе, фиксирующей факт его создания, отправления или получения (число, месяц, год, организация, куда направляется или откуда поступил, краткое содержание документа, кто исполнитель или подразделение куда направлен, количество листов и т.д.).

На основе регистрации документов создаются информационно-поисковые системы по всем документам организации.

В практической деятельности наиболее распространена регистрация документов в журналах, поскольку журнальная форма регистрации проста и надежна в оформлении, использовании и хранении информации.