Построение диаграмм

Результаты анализа мы представим в виде диаграмм. Применение различных графиков и диаграмм позволяет наглядно продемонстрировать происходящие процессы и тенденции.

Для построения диаграмм в Excel существует мастер диаграмм, вызываемый командой Вставка/Диаграмма либо нажатием кнопки Мастер диаграмм (рис. 9.16), расположенной на стандартной панели инструментов. Мастер диаграмм в процессе работы последовательно выводит на экран несколько диалоговых окон.

Рис. 9.16. Кнопка Мастер диаграмм

Для создания диаграммы выделите на рабочем листе Расходы! диапазон ячеек А6: В9, на основании данных которых будет построена верхняя диаграмма. Желательно, чтобы в выделенный диапазон входили ячейки с названиями столбцов, которые используются в легенде диаграммы. После вызова мастера диаграмм появляется его первое диалоговое окно (рис. 9.17), которое содержит две вкладки: Стандартные и Нестандартные. С помощью этого окна определяется тип и вид будущей диаграммы.

Рис. 9.17. Диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы

На вкладке Стандартные находятся:

- список Тип - для выбора типа диаграммы;

- поле Вид - для выбора формы представления диаграммы.

Для представления структуры расходов подходит круговая объемная диаграмма. Выберите в списке Тип элемент Круговая, а в поле Вид отметьте соответствующий образец.

Определив тип и формат диаграммы, можно нажать кнопку Просмотр результата в диалоговом окне и просмотреть в поле Образец будущее изображение создаваемой диаграммы. Если изображение нас устраивает, то последующее нажатие кнопки Готово завершит построение диаграммы. Нажатие кнопки Далее приводит к появлению второго диалогового окна мастера диаграмм (рис. 9.18).

Второе диалоговое окно состоит из двух вкладок: Диапазон данных и Ряд, предназначенных для подтверждения (или изменения) области расположения числовых данных, на основании которых будет построена диаграмма.

В поле Диапазон вкладки Диапазон данных указан адрес диапазона выделенных ячеек таблицы, которые при необходимости можно изменять.

Рис. 9.18. Диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы, вкладка Диапазон данных

При активизации переключателей строках и столбцах в области Ряды в можно изменить ориентацию данных диаграммы. При построении нашей диаграммы программа определила, что должен быть активизирован переключатель столбцах.

При нажатии кнопки Далее программа переходит к третьему диалоговому окну, Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы, которое состоит из нескольких вкладок и служит для задания параметров форматирования диаграммы.

На вкладке Заголовки (рис. 9.19) вносятся название диаграммы и названия осей в поля Название диаграммы, Ось X (категорий), Ось Y (значений).

Рис. 9.19. Диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы, вкладка Заголовки

На вкладке Легенда (рис. 9.20) при выборе опции Добавить легенду в диаграмму добавляется блок с описанием обозначений. Отметьте в области Размещение один из переключателей, определяющих местоположение легенды. В нашем случае легенда размешена справа.

Рис. 9.20. Диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы, вкладка Легенда

При нажатии на кнопку Далее программа переходит к последнему, четвертому диалоговому окну (рис. 9.21), где нужно указать место построения диаграммы:
- на отдельном листе;
- на листе Расходы1, где расположена исходная таблица.

Активизируйте переключатель имеющемся, нажмите кнопку Готово и диаграмма появится на листе. Теперь переместите ее в верхнюю его часть.

ПРИМЕЧАНИЕ

Рис. 9.21. Диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы

Изменять внешний вид диаграммы можно и после ее создания. Если лист Диаграмма 1 открыт или диаграмма на листе с данными выделена, можно любым способом вызвать мастер диаграмм (например, нажатием соответствующей кнопки стандартной панели инструментов) и внести изменения.

Два раза щелкнув на оси диаграммы, можно вызвать диалоговое окно Формат оси, которое имеет пять вкладок. Это окно можно открыть и по-другому:
- поместить указатель в область оси, щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Формат оси;

- нажать комбинацию клавиш [Ctrl+1];

- вызвать команду Формат/Выделенная ось.

Выбрав вкладку Шкала этого окна, вы можете установить нужные параметры.

Два раза щелкнув на названии диаграммы, названии оси диаграммы или области расположения легенды, можно вызвать соответственно диалоговые окна Формат названия диаграммы, Формат названия оси или Формат легенды, каждое из которых имеет три вкладки. С их помощью можно изменить вид надписей. Эти диалоговые окна вызываются также, если после активизации области названия диаграммы, названия оси диаграммы или области расположения легенды воспользоваться следующими способами:

- щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду в контекстном меню;

- нажать комбинацию клавиш [Ctrl+1];

- вызвать соответствующую команду меню Формат.

Таблица 2: расходы на каждого члена семьи по статьям

На рис. 9.22 приведена таблица с информацией о суммах, израсходованных на потребности каждого члена семьи по определенным статьям (Расходы!).

Рис. 9.22. Структура расходов на каждого члена семьи по статьям

Формула в ячейке В5 производит вычисление суммы, потраченной за указанный период времени на каждого члена семьи по конкретной статье расходов:

{=СУММ(ЕСЛИ(Дата> =ПериодС; ЕСЛИ(Дата< ПериодПо;

ЕСЛИ(Кто=В$4; ЕСЛИ(Откуда_Куда=$А5; Расход; 0); 0); 0); 0))}/pre>

В этой формуле, в отличие от предыдущей, кроме временного периода имеются еще два критерия отбора:

- на кого потрачено - диапазон с именем Кто;

- по какой статье расходов потрачено - диапазон с именем Откуда_Куда.

Формула создается путем вложения четырех формул из ячеек В2: В5 модуля (рис. 9.13). В ней содержится абсолютная ссылка на столбец А - для поиска информации на листе ЖурналРегистрации в именованном диапазоне Откуда_Куда и абсолютная ссылка на строку 4 - для поиска информации в диапазоне Кто. Ссылки введены для удобства при копировании формулы, созданной в ячейке В5. Копирование формулы в таблицу необходимо выполнять в последовательности, описанной ниже.

1. Скопируйте содержимое ячейки, где находится формула массива, в диапазон ячеек В6: В9.

2. Скопировав в буфер обмена диапазон ячеек В5: В9 и выделив диапазон С5: Е5, произведите вставку из буфера обмена.

Таблица 3: расходы по статьям с детализацией

Таблица для подробного анализа статей расходов показана на рис. 9.23. Формула в ячейке В5 создается и копируется во все расчетные ячейки таблицы аналогично формуле из таблицы 2:

{=СУММ(ЕСЛИ(Дата> =ПериодС; ЕСЛИ(Дата< ПериодПо;

ЕСЛИ(Откуда_Куда=В$4; ЕСЛИ(На_что=$А5; Расход; 0); 0); 0); 0))}/pre>

Рис. 9.23. Рабочий лист Расходы3 с числовым примером

Таблица 4: расходы на каждого члена семьи с детализацией

Таблица для анализа статей расходов на каждого члена семьи (Расходы4) показана на рис. 9.24. Формула в ячейке В5 имеет вид:

{=СУММ(ЕСЛИ(Дата> =ПериодС; ЕСЛИ(Дата< ПериодПо;

ЕСЛИ(Кто=В$4; ЕСЛИ(На_что=$А5; Расход; 0); 0); 0); 0))}/pre>

Рис. 9.24. Рабочий лист Расходы4 с числовым примером

Таблица 5: доходы

Если вместо диапазона Расход в формулах указать диапазон Доход, можно определить структуру полученных семьей доходов (рис. 9.25). После замены диапазона формула в ячейке В6 будет выглядеть следующим образом:

{=СУММ(ЕСЛИ(Дата> =ПериодС; ЕСЛИ(Дата< =ПериодПо;

ЕСЛИ(Кто=А6; Доход; 0); 0); 0))}

Здесь вычисляется сумма, полученная конкретным членом семьи за указанный период времени.

В ячейке В10 находится формула, определяющая, из какого источника получены доходы за указанный период:

{=СУММ(ЕСЛИ(Дата> =ПериодС; ЕСЛИ(Дата< =ПериодПо;

ЕСЛИ(Откуда_Куда=А10; Доход; 0); 0); 0))}

Ячейка В16 содержит формулу, которая определяет, в каких учебных заведениях и какой гонорар получил отец:

{=СУММ(ЕСЛИ(Дата> =ПериодС; ЕСЛИ(Дата< =ПериодПо;

ЕСЛИ(На_что=А16; Доход; 0); 0); 0))}

А в ячейке В20 содержится формула

{=СУММ(ЕСЛИ(Дата> =ПериодС; ЕСЛИ(Дата< =ПериодПо;

ЕСЛИ(Откуда_Куда=$А$13; ЕСЛИ(Что_именно=А20; Доход; 0); 0); 0); 0))}

где вычисляется сумма гонорара, выплаченного отцу за период времени, заданный в ячейках Периоде и ПериодПо. В формуле производится сравнение ячеек диапазона с именем Откуда_Куда с ячейкой А13, которая содержит текст " Гонорар".

Рис. 9.25. Рабочий лист Доходы с числовым примером

Анализ доходов семьи в разные периоды времени

Если учет доходов и расходов ведется в семье в течение довольно продолжительного периода, то может возникнуть желание проанализировать, какие доходы имели члены семьи в разное время.

Для этой цели сформируем в области J1: N28 журнала регистрации (рис. 9.1) таблицу учета ежемесячных доходов каждого члена семьи.

Предварительная таблица анализа доходов

Решение задачи начнем с построения промежуточной таблицы с простыми формулами (рис. 9.26), которые затем будут объединены. Эта таблица выполняет следующие функции:

- по имени члена семьи, введенному в ячейку К1, определяет в столбце N его доход за все время учета;

- по номеру года, введенному в ячейку M1, автоматически формирует год в столбце К, на основании которого в столбце L будет рассчитываться общий доход семьи;

- по номеру месяца, введенному в ячейку М2, формирует данные в столбце J; номера месяцев в столбце должны оказывать влияние на столбец К при определении номера года;

- по номеру месяца в столбце J производить вычисление доходов, полученных всеми членами семьи за данный месяц.

Формула в ячейке J5 задает для таблицы номер месяца, с которого начинается анализ:

=М2

Формула в ячейке J6 определяет, какой номер месяца указан в ячейке выше:

=ECЛИ(J5=12; 1; J5+1)

Если это номер 12 (последний месяц года), то ячейка будет содержать значение 1 (первый месяц года). Во всех других случаях к значению предыдущей ячейки прибавляется число 1 (следующий месяц).

Формула в ячейке К5 задает номер года, с которого начинается анализ:

=М1

Формула в ячейке Кб сравнивает номер месяца, указанный в столбце J, со значением 1 (первый месяц следующего года):

=ЕСЛИ(J6=1; К5+1; К5)

Рис. 9.26. Предварительная таблица с числовым примером

Если результат сравнения положительный, к номеру года в ячейке К5 прибавляется 1 (следующий год). В противном случае номер года остается без изменений.

В ячейке L5 должна располагаться формула массива:

{=СУММ(ЕСЛИ(ГОД(Дата)=К5; Доход; 0))}

Она сравнивает номер года, сформированный в столбце К, с номером года в записях журнала регистрации. Если они совпадают, формула определяет общий доход всех членов семьи за указанный год.

В ячейке М5 также содержится формула массива. Она сравнивает номер месяца, сформированный в столбце J, с номером месяца в записях журнала регистрации. Если они совпадают, формула вычисляет доход, полученный всеми членами семьи за этот месяц:

{=СУММ(ЕСЛИ(МЕСЯЦ(Дата)=J5; Доход; 0))}

В ячейке N5 опять-таки находится формула массива. Она производит вычисление дохода члена семьи, имя которого введено в ячейку К1, за весь период ведения учета:

{=СУММ(ЕСЛИ(Кто=$К$1; Доход; 0))}

Рис. 9.27. Таблица предварительного анализа с формулами