Лабораторная работа № 11

«Создание серийных документов»

Цель работы: Создание серии документов, в которых часть содержимого является неизменной и одинаковой для всех документов, а другая часть должна содержать данные, различные для каждого документа.

Задание 1. Этапы создания серийных документов.

Серийные документы – это документы, которые содержат один и тот же текст с разными числовыми данными, взятыми из таблиц.

Предположим, нам требуется разослать уведомления задолжникам по летней сессии. Для этого выделим содержательную часть таблицы (диапазон A1: G16) и присвоим ей имя DOLG.

Создать такие документы можно с помощью текстового процессора MS Word, для этого:

1. Ввести текст уведомления без конкретных данных. Назовем этот документ – Уведомление.doc. Текст документа приведен на рис. 15

рис. 15 Файл Уведомление.doc

1. Через меню Word Сервис \ Слияние вызвать окно Слияние, где соединить текст уведомление с данными из таблицы. В окне Слияние формируются 3 объекта:

· Основной документ – у нас файл Уведомление. Doc

· Источник данных – таблица Excel, с данными о сдаче сессии студентами из файла Сводные таблицы.xls

· Объединение – готовый документ, в котором соединяется текст уведомления с конкретными данными студента – задолжника.

1. Формируем Основной документ. Для этого из меню Создать выберем пункт Документы на бланке, т.к. это официальные письма. В последующем диалоге выберем Активное окно, т.к. документ Уведомление.doc нами уже открыт.
2. Задаем Источник данных. Открыв меню Получить данные, мы выберем пункт Открыть источник данных. В ответ операционная система предъявит окно Открытие источника данных, где следует задать тип данных, соответствующий файлам Excel: Книги MSExcel после чего найти и открыть файл Сводные таблицы.xls.
3. Далее выбираем из двух возможных вариантов область по имени DOLG. Перед нами возникнет окно, где мы выберем Правка основного документа.
4. Возвратившись в Word мы обнаружим изменение его интерфейса
5. С помощью кнопки Добавить поле Word можно предусмотреть к мужчинам обращение словом «Уважаемый», а к женщинам «Уважаемая». Для этого следует воспользоваться конструкцией анализа условий IF…THEN…ELSE.

1. Кнопка Добавить поле слияния используется для того, чтобы вставить в соответствующие места текста необходимые поля - Ф.И.О. Студента, Вид дисциплины. Содержание основного документа со всеми полями можно отобразить с помощью клавиш Alt+F9. Обратный переход повторное нажатие. Смотрите рисунок 16.
2. Кнопка Поля /Данные позволяет перейти в режим просмотра основного документа с конкретными данными. Нажимая стрелку вперед или назад, мы можем перемещаться внутри диапазона DOLG.

Рис.16 Заполненный шаблон (поля раскрыты)

1. Для завершения процесса генерации серийных документов, вернемся к меню Сервис/Слияние. Поскольку уведомление нужно посылать не всем студентам, а только тем, кто не сдал экзамен, нам нужно выполнить отбор записей. Для этого, в разделе Объединение нажмем на кнопку Отбор записей, куда введем критерий отбора

1. Теперь нужно нажать кнопку Объединить, в окне Слияние выбрать Новый документ в результате сформируется файл с именем Формы1.doc, где на каждом листе (их будет 3) будет представлено одно уведомление.

Рис. 17 Сформированный серийный документ.

Контрольные вопросы:

1. Сравните и опишите общие и отличительные черты меню Microsoft Word и Microsoft Excel

2. Сравните и опишите общие и отличительные черты панелей инструментов Microsoft Word и Microsoft Excel

3. Провести сравнительный анализ возможностей форматирования текста в Word и Excel.

4. Что собой представляют серийные документы?

5. Из каких основных шагов состоит процесс слияния документов?