РАЗДЕЛ 3. Индивидуальное задание

Составить схему документооборота по учету денежных средств и расчетов с подчиненными лицами.

Деятельность любой организации или индивидуального предпринимателя невозможна без надлежащего оформления документов, отражающих процесс их хозяйствования. При этом практически каждая операция подлежит документированию. Существуют документы, оформление которых обязательно и законодательством даже разработаны специальные унифицированные формы для их заполнения, и документы, порядок составления которых разрабатывает сама организация. Все оформляемые документы подлежат согласованию сотрудниками организации различных подразделений. В связи с этим возникает необходимость своего рода графика прохождения документа в пределах организационной структуры. С указанным графиком связано понятие документооборота. Как правило, в отношении документов, формы которых унифицированы, законодательством рамочно определены его условия. Об особенностях организации в хозяйствующем субъекте документооборота денежных средств. В частности, в графике документооборота указывается наименование документа, а также количество экземпляров, в которых составляется документ, ответственный за его оформление, срок оформления. Движение документа происходит несколько стадий: стадию создания, проверки, обработки и сдачи в архив. Организация может предусмотреть также и иные стадии движения документа.
Документооборот также должен предусматривать порядок хранения документов с учетом законодательных требований, а также порядок передачи документов в архив, которые подлежат таковой.
Отдельными положениями документооборота следует прописать порядок списания (уничтожения) документов, по которым истек соответствующий срок хранения, а также порядок учета и восстановления утерянных или испорченных документов вследствие стихийных бедствий, пожара и иной чрезвычайной ситуации.
В отношении документооборота по учету денежных средств нелишним будет отдельно прописать те должности в организации, которые имеют доступ к наличным денежным средствам организации.
Особенностью документооборота по учету денежных средств является то, что все документы как правило сосредотачиваются в руках главного бухгалтера и (или) старшего кассира.
Например, при осуществлении кассовых операций поступление наличных денежных средств в кассу организации должно сопровождаться оформлением приходного кассового ордера. В соответствии с законодательными требованиями приходный кассовый документ должен составляться в момент выдачи наличных денежных средств. Расходование денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером или иными документами, которые могут быть приравнены к расходным кассовым ордерам. Одновременно с выпиской первичных кассовых документов они подлежат отражению в книге учета приходных и расходных кассовых ордеров, а также в кассовой книге. Для учета выдачи и поступлений наличных денежных средств другим кассирам или раздатчику применяется форма КО-5. В соответствии с законодательными требованиями движение документов происходит в пределах одной операции, то есть по факту выдачи и (или) расходования наличных денежных средств. В отношении расчетов с персоналом по оплате труда, а также по подотчетным суммам также применяется свой порядок документооборота. В частности, Приказом руководителя должны быть установлены лица, которым выдаются наличные денежные средства организации, размер денежных средств, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы. Наличные денежные средства организации выдаются на основании расходного кассового ордера с надписью руководителя организации (если в приложенных документах к расходному кассовому ордеру не содержится разрешительной надписи руководителя организации). Помимо расходного кассового ордера основанием для выдачи подотчетных сумм может являться также заявление сотрудника организации на выдачу денежных средств. Однако при этом указанный документ должен иметь реквизиты расходного кассового ордера.