Понятие и организация документооборота. Хранение документов.

Классификация бухгалтерских документов

С целью правильного использования в учетном процессе документы группируют по следующим основным признакам:

1) по на­значению: оправдательные (исполнительные), распорядительные, комбинированные, бухгалтерского оформления;

Распорядительные документы содержат приказ или рас­поряжение на выполнение хозяйственной операции.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (накладная, акт на списание).

Документы бухгалтерского оформления - это различные справки, расчеты, составляемые бухгалтером и служащие ос­нованием для последующих записей на счетах бухгалтерского учета (расчеты амортизации, расчеты по ФСС и т.д.).

Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтер­ского оформления. (рас­ходный кассовый ордер)

2) по месту составления: внутренние и внешние;

Внутренние документы составляют и используют для оформления операций, совершенных внутри данной организации.

Внешние документы поступают от других организаций или направляют из данной организации в другие организации (товарно-транспортные наклад­ные, счета-фактуры).

3) по способу обобщения (порядку составления): первичные и сводные (вторичные);

В первичных документах фиксируют одну или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совер­шения, или непосредственно после ее (их) окончания (счета-фактуры, приемные акты и т.д.)

Сводные документы составляют на основании первичных, пример, кассовый отчет составляют на основании документов, подтверждающих поступление и расходование денег (товарный отчет, авансовый отчет).

4) по объему содержания (способу охвата фактов хозяйственной деятельности): разовые и накопительные.

Разовым документом оформляют одну операцию в момент ее совершения или непосредственно после ее окон­чания (накладная на отпуск товара, приходные ордера)

В нако­пительных документах фиксируют однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, недели, месяца) (лимитно-заборная карта, накопительный рабочий наряд и т.д.).

5)по способу обработки: вручную и на машинах.

6) по сроку исполнения – срочные и несрочные.

7) по степени типизации – стандартные и нестандратные.

Понятие и организация документооборота. Хранение документов.

Процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи их в архив называется документооборотом.

Основными этапами документооборота являются:

• составление и оформление документов;

• прием документов бухгалтерией;

• обработка и использование документов для дальнейших учетных записей;

• передача документов в архив.

Правила документооборота и технологию обработка учетной информации утверждается в составе учетной политики организации, отдельным приложением графика документооборота.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными работниками (исполнителями) с указанием сроков выполнения этих работ. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерские отчеты подлежат обязательной передаче в архив. До сдачи в архив документы должны храниться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью работников, уполномоченных главным бухгал­тером.

Бланки строгой отчетности обычно хранятся в сейфах, металли­ческих шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспе­чить их сохранность. Документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Сроки хранения первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов в архиве организации определяются Глав­ным архивным управлением РФ. Например: 10 лет -хранить годовые бух.отчеты, балансы и поясн-ные записки к ним, Гл.книги; 75 лет - срок хранения лицевых счетов рабочих.

Оформление и передачу в архив документов обеспечивает главный бухгалтер предприятия.