Порядок прийняття перевірки та обробки документів

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях.

Документооборотом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архіви. Головне завдання документообороту — прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації.

План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником.

При надходженні документів до бухгалтерії проводять їх перевірку:

· за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);

· за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, інтересам власника чи підприємства);

· арифметична (перевірка правильності проставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних і спрощення ведення первинного обліку.

Бухгалтерське проведення передбачає вказування у первинних або згрупованих документах бухгалтерської проводки, яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності.

Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні й постійні архіви.

Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства.