Шаблоны

Цель работы: отработка навыков создания форм разного типа: электронных и на бумажном носителе.

Форма – это бланк для заполнения конкретными данными. Форма Word представляет собой электронную версию формы в виде документа с незаполненными областями, в которых пользователь должен на компьютере вводить данные. Форма предназначена для сокращения трудозатрат на оформление документов за счет предварительного создания шаблона, на базе которого создаются новые документы, например, формы различных справок установленного образца, бланков документов, таблиц и др.

Для ввода данных используется панель инструментов. Формы для вставки текстовых полей и флажков со списками возможных ответов (например, «да» и «нет»).

Можно создавать следующие виды форм:

• формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Это обычный документ, не требующий защиты при работе;

• электронные формы, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Эти формы требуют защиты от несанкционированного доступа по изменению её вида;

• настраиваемые электронные формы, которые представляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов. Эти формы также можно распространять через электронную почту или по сети. Они требуют защиты от несанкционированного доступа по изменению её вида.

К элементам форм могут применяться все основные команды меню «Формат».

Форма состоит из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой) при вводе данных части документа. К постоянной части формы относится неизменяемый при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графика, линии разметки, элементы оформления – заполнение, обрамление. Переменная часть документа включает поля, списки, переключатели.

Настройка элементов переменной части формы осуществляется в соответствующих диалоговых окнах «Параметры текстового поля», «параметры со списком», «Параметры флажка». Вызов этих окон производится командой Свойства из контекстного меню. Элемент формы (поле) может иметь статус Только для чтения на момент заполнения формы, это устанавливается при снятии отметки Разрешить изменение.

Данные заполненной формы могут сохраняться в двух вариантах:

1) как обычный документ Word (Файл/Сохранить как… с указанием имени документа типа –.doc);

2) запись базы данных (Сервис/Параметры/ Сохранение установить Сохранять только данные для форм; Файл/Сохранить как… с указанием имени документа типа –.txt) – данные будут записаны через запятую в текстовом файле.