Обчислення підсумків у Excel

Одним із засобів обробки та аналізу бази даних у підбитті різних підсумків є обчислення підсумків.

Обчислення підсумків дозволяє обчислити загальний підсумок, а також отримати підсумкові дані в розрізі деякого обраного поля.

Проміжні підсумки розраховують для попередньо сформованих груп записів, у яких значення певного поля повторюються. Такими підсумками можуть бути сума, певна кількість значень, мінімальне та максимальне значення тощо.

Перед виконанням цієї операції необхідно сформувати групи записів. Для цього базу даних потрібно відсортувати за значеннями поля, які повторюються.

Приклад 1. Нехай задано таблицю, що містить інформацію про поточні оцінки студентів з дисциплін (Див. рис.12). При обробці даних за допомогою Microsoft Excel можна впорядкувати дані за якимось критерієм, на­приклад, за місяцем, а потім обчислити деякі підсумкові дані в табли­ці в розрізі обраного поля (місяця).

Рисунок 12. Інформація про вивчений матеріал

При цьому дані будуть згруповані за сезонами і буде визначено середню оцінку вивченого матеріалу.

У Microsoft Excel для автоматичного обчислення підсумкових да­них використовується команда Підсумки меню Дані. Перед виконан­ням цієї команди дані повинні бути представлені у вигляді списку. Після цього з'являється вікно Проміжкові підсумки (Див. рис. 13), в якому необхідно задати параметри обчислення підсумків.

Рисунок 13. Обчислення підсумків

Перемикач Замінити поточні підсумки використовується, якщо необхідно змінити підсумкову функцію при повторному виклику команди Підсумки. Якщо необхідно, щоб відображалися декілька підсумкових зна­чень (наприклад, середня оцінка з дисциплін), при повторному виклику команди Підсумки опцію Замінити поточні підсумки необ­хідно відключити.

В інших полях вікна задається, в розрізі якого поля будують під­сумки (перед цим по цьому полю необхідно зробити сортування) – поле При кожній зміні в:, потрібна підсумкова операція – поле Використовувати функцію: _; а та­кож перемикачами встановлюється, над даними яких полів таблиці ця операція буде виконуватися – поле Додати підсумки до:.

Кнопка Прибрати все призначена для вимкнення всіх підсумків.

Як операції можуть бути: сумма, количество, среднее, максимум, минимум, произведение, количество чисел, смещенное отклонения, несмещенное отклонение, смещенная дисперсия, несмещенная дисперсия.

Після натискання ОК, утворюється підсумкова таблиця (Див. рис. 14).

У лівій частині вікна з'являється додаткове поле, в якому можна здійснювати перехід між рівнями підсумків. Використовуючи кноп­ки «+» та «–», можна відобразити/сховати дані певної групи. За допо­могою кнопки ¹ відображаються загальні підсумки по всіх групах. За допомогою кнопки ² відображаються підсумки по кожній групі окремо. Кнопка ³ відображає всі дані разом із підсумками. Якщо підсумкових розрахунків більше, то і відповідних кнопок більше. Кожна наступна кнопка додає відображення відповідного рівня підсумків.

Рисунок 14. Результати обчислення підсумків

Отже, обчислення підсумків допомагає упорядковувати список шляхом групування записів із виведенням проміжних результатів, середніх значень та іншої допоміжної інформації. Дана команда дозволяє виводити підсумкову суму у верхній або нижній частині списку і полегшує підсумовування числових стовпців. Список відображається у вигляді структури, що дозволяє згортати і розгортати окремі розділи