Інформаційне забезпечення управління персоналом

В останні роки спостерігається різке збільшення обсягів інформації в суспільстві взагалі та інформації, що використовується на підприємствах і в організаціях, зокрема. Це пов'язано зі зростаючими темпами розвитку науки і техніки, появою нових технологій, швидкою їх зміною, активним накопиченням теоретичних знань і практичного досвіду. Тому актуальним стає вивчення ролі системної структури підприємництва при визначенні вимог і принципів управління. Інформація сприяє реалізації всіх функцій управління: планової, організаційної, контрольної, регулюючої, розподільної. Від інформаційної бази залежить ефективність функціонування системи управління персоналом, яка є сукупністю даних про стан керованої системи і тенденції її розвитку за допомогою кількісних характеристик процесів, що відбуваються у складі працівників та в їх виробничому і соціальному середовищі. Вивчення можливостей підвищення ефективності функціонування системи управління за рахунок запровадження інформаційної бази сьогодні стає актуальним питанням.

Інформація, що використовується в управлінні персоналом, по своєму характеру підрозділяється на нормативну, довідкову, методичну, облікову, засновану на матеріалах первинного обліку, а також звітну, представлену в узагальненому вигляді.

Вплив інформації та інформаційних технологій на розвиток української економіки настільки великий і значущий, що в межах теорії і практики виділяють інформацію в самостійний ресурс, чинник виробництва, а інформаційну політику розробляють і упроваджують державні і регіональні органи управління. Інформація вивчається і аналізується з позицій товару, стратегічного ресурсу, а інформаційні відносини – як товарні відносини і базу для розвитку всього комплексу соціально-економічної сфери.

Сучасне виробництво в умовах ринкових відносин і його основна організаційна структура — підприємство відносяться до категорії складних систем, що повинне враховуватися при аналізі особливостей функціонування і розвитку підприємства, оцінці його економічної ефективності, здатності ухвалювати оптимальні управлінські рішення, адаптуватися до ринкових ризиків, формувати систему безпеки і т.д.

Основне джерело первинної інформації - це документи відділів кадрів, накази, розпорядження тощо. Інше джерело інформації - самі працівники, матеріали соціологічних досліджень. Багато процесів, що визначають кадрову ситуацію, вельми динамічні: міняється чисельний склад персоналу(у зв'язку з текучістю), його структура по всій сукупності ознак: віку, стажу роботи і т.д., постійно йде процес внутрішнього руху кадрів між структурними підрозділами, міняються професії, рівень кваліфікації. Інформація в даному випадку виступає як засіб контролю за відповідністю фактичної структури робочої сили тій, що вимагається, за своєчасністю укомплектовування вакантних робочих місць. Тому основними вимогами, що пред'являються до кадрової інформації, є оперативність і надійність.

Соціальна спрямованість роботи з кадрами ставить задачу збору достатньо різноманітної інформації соціального характеру, що стосується окремих працівників. Характер такої інформації істотно відрізняється від чисто кадрової, оскільки відноситься до системи бухгалтерського обліку. Необхідна кількісна характеристика ступеня раціонального використовування робочої сили, оцінки результатів праці. Необхідність збору, зберігання, переробки, аналізу великого об'єму різноманітної кадрової інформації, надання її користувачам в зручній формі ставить задачу створення на підприємстві відповідної інформаційної системи.

Складовими елементами такої системи є устаткування і матеріали для збору, зберігання, обробки, пошуку і видачі необхідних даних по кадрах підприємства, належний організований облік, пристосований для інформаційного забезпечення рішення кадрових задач, сукупність прийомів і методів користування даною системою. Основу інформаційної системи повинен складати єдиний масив, що відображає інформацію про кожного працівника, його оточення і зовнішніх по відношенню до нього умови роботи, що у свою чергу вимагає певної організації інформації і методів операції з масивом даних. Для ефективної роботи системи управління персоналом важливо створити на підприємстві єдину автоматизовану мережу, що передбачає взаємний обмін кадровою інформацією між всіма рівнями управління на базі сучасних засобів передачі даних.

Основними шляхами підвищення якості інформаційного забезпечення управління персоналом підприємства, є подальша інтеграція кадрової, економічної інформації, підвищення оперативності внесення змін в інформаційні файли. Істотне розширення інформації, характеристики робочих місць, що стосується, зміст самої роботи, визначальних вимог до працівника, що дозволить взаємопов'язати наймання нового працівника з характеристиками вакантних робочих місць та забезпечення працівників при наймі інформацією про можливу оплату праці, професійно-кваліфікаційному просуванні і іншими відомостями, необхідними для своєчасної оцінки працівника також є шляхами підвищення якості інформаційного забезпечення управління персоналом підприємства.