Функции и методы систем управления.

Управление — это вид деятельности, который со­стоит из следующих функций: планирование, организация, мотивация, координация и контроль (рис. 1.5).

Рассмотрим назначение и свойства основных функций управления.

Процесс управления любой системой начинается с постановки целей в процессе планирования. Поэтому функция планирова­ния является начальной в системе управления и одновременно ве­дущей. Заключается она в научно обоснованном формировании перспективного процесса управления.

Рис. 1.5. Основные функции системы управления

Планирование — вид управленческой деятельности по опреде­лению перспектив развития управляемой системы — разработке на этой основе заданий на определенный промежуток времени и организационному их оформлению в качестве показателей деятель­ности, по которым осуществляют контроль и оценку.

В процессе планирования:

анализируют существующие системы управления для определе­ния целей развития, установления направлений деятельности, тре­бующих улучшения;

определяют перспективные направления развития системы уп­равления;

устанавливают пути реализации перспективного направления развития системы.

Таким образом, цель планирования — разработка рационального плана на основе выработанного решения. Функция планирования включает прогнозирование, составление стратегического (долгосрочного) и на его основе перспективного (среднесрочного), текущего и оперативно-производственного планов.

Стратегическое планирование представляет собой набор дейст­вий, которые требуют разработки специфических решений, направленных на достижение выбранных целей в течение длительного времени.

Основные результаты стратегического планирования — форму­лировка целей (построение дерева целей), критериев эффективности системы, оценка и анализ внешней среды (формулировка ограниче­ний), генерация и анализ стратегических альтернатив достижения цели, выбор оптимальной стратегии и методов ее реализации.

В рамках процесса стратегического планирования реализуются четыре основных вида управленческой деятельности: распределе­ние ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация и организационное стратегическое предвидение.

Тактическое планирование — второй основной этап процесса планирования организационных систем. В отличие от стратегиче­ского планирования, связанного с выбором целей и решений, по­следствия которых сказываются в течение длительного времени, при тактическом планировании формируют условия для достиже­ния промежуточных целей применительно к достаточно коротким периодам времени (как правило, год).

Тактическое планирование (как и стратегическое) должно иметь комплексный характер и охватывать концептуально и ана­литически максимально возможное число наиболее важных фак­торов, которые определяют развитие системы. При этом тактиче­ские планы более конкретны и более детальны.

Оперативное управление — функция управления, обеспечиваю­щая функционирование управляемых процессов в рамках парамет­ров, заданных планом, программой, регламентом.

Для систем любого типа большое значение имеет организац и я управления как функция. В процессе организации система обеспечивается трудовыми, техническими, финансовыми, материальными и другими ресурсами, предназначенными для ре­ализации выбранного направления развития системы.

В процессе реализации функции организации создается органи­зационная структура, позволяющая подсистемам структуры управ­ления эффективно взаимодействовать для достижения общих целей.

Сущность функции мотивации заключается в том, чтобы подсистемы выполняли свои функции в соответствии с делегиро­ванными им обязанностями и сообразуясь с планом.

Особое положение занимает среди функций управления конт­роль, по результатам которого корректируют решения.

Существует две основные формы контроля — активный и пассивный.

Контроль пассивный осуществляется дискретно, по окончании кикого-либо процесса. При контроле активном во время всего про­цесса на управляемый объект оказывается воздействие через функ­цию оперативного управления, что позволяет устранять отклонения и компенсировать возмущающее воздействие с минимумом потерь.

В иерархических организационных системах контроль должен осуществляться систематически и оперативно, одновременно сверху и снизу.

Методы управления — это система способов и приемов воздей­ствия субъекта управления на объект управления для достижения определенного результата.

Существует несколько классификаций методов управления. По наиболее распространенной классификации методы делят на три группы (рис. 1.7):

4. Экономические методы управления. Использование этих методов ос­новано на системе экономических интересов личности, коллектива, общества и государства.

5. Организационно-распорядительные или их назы­вают административными.

6. Социально-психологические методы управления, основанные на формировании и развитии общественного мнения.

В практике управления все методы взаимосвязаны между собой, находятся в жестком взаимодействии и образуют единую систему.

Рис. 1.7. Методы управления

Методы управления независимо от их направленности имеют определенные организационные формы воздействия на управляе­мый объект. По видам воздействия на объект управления различают прямое и косвенное воздействие, по формам организации выработ­ки управленческих решений — единоличные и групповые.

Экономические методы управления — это совокупность мер, обеспечивающих рациональное использование экономических за­конов.

Содержание экономических методов управления состоит в целе­направленном воздействии на экономические интересы личности, коллектива, государства в целях достижения наилучших результатов их функционирования с наименьшими требованиями и материаль­ными затратами.

Материальное воздействие выступает в трех формах: обществен­ное, коллективное и индивидуальное (личное). Методы управления, оказывающие экономическое воздействие на коллективные и ин­дивидуальные интересы, могут иметь положительную (материаль­ное стимулирование) и отрицательную (материальные санкции) на­правленность.

Различают три группы материальных интересов: государственные, коллективные и личные.

Государственные материальные интересы заключаются в росте и совершенствовании общественного производства для повышения благосостояния всего населения страны; коллективные материаль­ные интересы — в совершенствовании деятельности и росте при­быльности конкретного предприятия и связанном с этим повыше­нии уровня вознаграждения занятых в нем сотрудников.

Личные материальные интересы связаны с увеличением трудо­вого вклада каждого работника с целью получения более высокого материального вознаграждения.

Нерациональное использо­вание экономических методов приводит к таким отрицательным явлениям, как значительная дифференциация населения по уров­ням доходов, что может привести к социальной напряженности, увеличению уровня экономических преступлений и т. д.

Для реализации экономических методов уп­равления, общество может использовать различные институцион­ные структуры и механизмы.

Организационно-распорядительные методы управления (ОРМУ) - на основе указов, законов, постановлений, при­казов, распоряжений, указаний, инструкций и других администра­тивных документов.

Государство через специально созданные органы управления (ми­нистерства и ведомства, муниципальные органы) осуществляет оп­ределенное административно-организационное воздействие на ор­ганы и объекты управления путем установления обязанностей, прав и ответственности каждого звена и уровня системы управления.

Особенностями административно-организацион­ных методов управления являются: оперативность; прямое воздейст­вие на управляемый объект; обязательность выполнения указаний, распоряжений, приказов; ответственность за невыполнение приказов и распоряжений; персональная ответствен­ность за выдачу ошибочных решений.

Акты управления, осуществляемые в рамках административ­но-организационного управления, подразделяют на два вида: нор­мативные и индивидуальные. Нормативные акты управления не имеют конкретного адресата. Они содержат общие нормы действий применительно к тем или другим условиям и рассчитаны, как пра­вило, на продолжительное время. К ним относятся положения об управленческих органах, должностные инструкции, нормы и нор­мативы, стандарты и т. д.

Индивидуальные акты управления адресуются конкретным объ­ектам управления. К ним относятся приказы, циркуляры, распоря­жения, указания.

Задача административно-организационного воздействия — обес­печить четкие действия управленческого аппарата, всех подразделе­ний и служб. Осуществляемые в форме приказов и распоряжений управленческие решения не должны противоречить существующему законодательству, правовым актам и положениям.

В зависимости от проблемы, которая стоит перед структурой уп­равления, ОРМУ подразделяют на две группы: приемы, методы и средства краткосрочного распорядительного воздействия; приемы, методы и средства длительного воздействия.

Краткосрочные распорядительные воздействия на органы управ­ления или отдельных должностных лиц осуществляются через еди­ничные административные распоряжения, которые представляют юридическую форму оперативных организационных команд. Крат­ковременные распоряжения призваны обеспечить четкое функци­онирование организационных систем, повседневную слаженную работу органов управления, их структурных подразделений и долж­ностных лиц.

Длительные распорядительные воздействия осуществля­ются при помощи административных актов длительного действия, имеющих юридическую правовую силу, — директив, положений, уставов, правил, инструкций и т. п.

Регламентирующие методы управления включают: общеорганизационные, определяющие общие принципы устройства органов власти;

структурные, определяющие структуру органов власти, т. е. звеньев и уровней управления;

должностные, определяющие должностной статус каждого лица, обладающего властью;

функциональные, определяющие порядок функционирова­ния тех или иных властных структур и общественных организа­ций.

Регламентирующие методы управления основаны на использо­вании нормативов и норм.

Норма — это величина, характеризующая естественные условия протекания природных и антропогенных процессов.

Норматив — это условное распределение (закрепление) чего-либо на единицу чего-либо.

Нормативы подразделяются на: организационные: нормативы времени, трудовых за­трат, расхода материальных средств и т. п., применяют их к тем сторонам де­ятельности органов управления или отдельных должностных лиц, которые в силу объективных причин не могут быть жестко регла­ментированы. Они устанавливают границы определенных процессов; численности, например работников земельной службы, приходящихся на 1 тыс. чел. населения; нормативы предельно допустимой концент­рации вредных веществ в атмосфере, почве и т. д.; нормативы объемов проводимых землеустроительных действий и т. д.

Инструктирование включает в себя различные виды информиро­вания: предостережение, разъяснение, ознакомление, советы и т. п. Инструктирующие методы управления направлены на предуп­реждение непрофессиональных действий, которые могут повлечь за собой социальные, экологические и экономические негативные по­следствия.

Социально-психологические методы управления представляют со­бой механизм воздействия на органы управления и конкретных ис­полнителей через социально-психологические интересы.

Классификация социально-психологических методов управления определяется уровнем иерархии социальных процессов, которая включает общество, коллектив, группу, личность.

Методы управления коллективами и группами включают следующие действия:

оценка индивидуальных качеств работников;

выработка целей, создающих условия для максимального прояв­ления профессиональных качеств работников;

создание обстановки, условий, ориентирующих поведение конкрет­ной личности в направлении проявления ее лучших созидательных качеств.