Фізична особа може надати повноваження представникові за усною заявою, яка заноситься до журналу судового засідання.

1. Представник не може допускатися до участі у справі при відсутності документів, що стверджують його повноваження або якщо вони належно не оформлені. Слід мати на увазі, що відсутність належно оформлених документів на представництво може бути підставою для скасування рішення, якщо в процесі брала участь така особа.

Якщо неналежно оформлені документи на представництво були виявлені на стадії порушення цивільної справи, то суд виносить ухвалу про повернення позовної заяви (ст. 121 ЦПК).

Якщо помилково така заява була прийнята судом, то він зобов‘язаний залишити її без розгляду (ст. 207 ЦПК). У позивача є можливість подати таку ж позовну заяву у майбутньому.

2. Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами (ст. 244 ЦК). У цивільному процесі, довіреність – це документ, який надає право на здійснення процесуальних дій. Розрізняють постійні довіреності – у ній зазначено право особи на вчинення усіх процесуальних дій по всіх цивільних справах, і разові – вчинення процесуальних дій у конкретній справі.

Строк довіреності встановлюється у довіреності. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає свою чинність до припинення її дії. Довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нікчемною (ст. 247 ЦК).

3. Довіреність фізичної особи повинна бути посвідчена нотаріально (ст. 35-38 Закону України “Про нотаріат”) або посадовою особою організації, в якій довіритель працює, навчається, перебуває на службі, стаціонарному лікуванні чи за рішенням суду, або за місцем його проживання.

Порядок посвідчення такої довіреності та форма довіреності законом не визначено. Постанова Кабінету Міністрів України від 15.06.1994 р. № 419 “Про порядок посвідчення заповітів і доручень, прирівнюваних до нотаріально посвідчених” не регламентує порядку посвідчення довіреностей посадовими осабами за місцем роботи, навчання або проживання.

На нашу думку, вимогу про посвідчення такої довіреності можна вважати дотриманою, якщо текст довіреності відповідає вимогам закону, зокрема містить дату, назву документа, прізвище, ім‘я та по-батькові довірителя та представника (повіреного), а також відмітку довільної форми про посвідчення цієї довіреності відповідною посадовою особою (не обов‘язково навіть керівником організації). Плати за посвідчення довіреностей за місцем роботи, навчання або проживання (на відміну від нотаріального посвідчення) законом не передбачено.

4. Довіреність від імені юридичної особи видається за підписом посадової особи, уповноваженої на це законом, статутом або положенням, з прикладенням печатки юридичної особи.

Представник юридичної особи може засвідчити надані йому права документами, що підтверджують службове становище керівника і його повноваження. Зазвичай службове становище перевіряють за посвідченням, протоколом про обрання на посаду, наказом про призначення, витягом з реєстру підприємств та організацій України або витягом з торгового, банківського реєстру іноземної держави.

Повноваження керівника як представника юридичної особи перевіряються за статутом. Особливу увагу слід звертати на перевірку повноважень службових осіб юридичної особи, які не є керівником її виконавчого органу – заступників керівника, керівників структурних підрозділів тощо.

Якщо в статуті не має спеціальних норм щодо повноважень представляти інтереси юридичної особи в суд, то в силу закону такі повноваження мають лише керівники виконавчого органу.

Якщо правова позиція кількох представників у справі не співпадає або суперечить одна одній, то суд повинен надавати перевагу діям, які вчиняються представником, повноваження якого грунтуються безпосередньо на законі та статуті.

5. Повноваження адвоката як представника можуть також (окрім довіреності) посвідчуватись ордером, який виданий відповідним адвокатським об'єднанням, або договором.

Закон України “Про адвокатуру” передбачає дві форми діяльності: індивідуально і у складі об‘єднань. Але коментована стаття зазначає, що ордер посвідчує повноваження адвоката як представника, лише тоді, коли він виданий адвокатським об'єднанням. В свою чергу ордер, виданий адвокатом, який працює індивідуально, не є документом, який посвідчує його повноваження.

Коментована стаття не передбачає, який саме договір з адвокатом є документом, що підтверджує його повноваження. Це може бути договір доручення, договір про надання інформаційно-консультаційних послуг або інший договір, який передбачає виконання представницьких функцій.

Слід мати на увазі, що адвокат може прийняти доручення на надання правової допомоги тільки безпосередньо від клієнта або його представника, уповноваженого на укладання угоди з адвокатом, або законного представника неповнолітнього чи недієздатного клієнта. Тому договір повинен бути підписаний відповідною особою.

6. ЦПК вимагає, щоб оригінали документів, зазначених у цій статті, або копії з них, посвідчені суддею, приєднувалися до справи. Ці документи пред‘являються суду до початку судового засідання і передаються суду для огляду. На нашу думку, допустимим є посвідчення копій цих документів не лише суддею, але й нотаріусом.

7. З метою створення більш сприятливих умов для надання правової допомоги фізичним особам, закон допускає надання повноважень представникові за усною заявою, яка заноситься до журналу судового засідання. Усна заява про допуск до справи як представника конкретної особи робиться в судовому засіданні.

Коментована норма не вимагає, що б в судовому засіданні був присутній цей представник, тому можливий допуск до справи так би мовити “заочно”. Разом з тим, для вступу в справу такого представника, потрібна його особиста явка до суду.