Глава 2 Область применения PM.

2.1 Электронный документооборот АО «НК КТЖ»

Система предназначена для создания единого информационного пространства Акционерного общества " Национальная компания " Қ азақ стан темір жолы", в дальнейшем (АО «НК «КТЖ») информационной поддержки организационно-распорядительной деятельности Организации. Система ориентирована для применения в центральном аппарате АО «НК КТЖ» и его филиалах. Электронный документооборот представляет собой узел корпоративного портала АО «НК «КТЖ», предназначенный для обработки электронных документов. В системе производится обработка создаваемых и используемых в делопроизводстве электронных документов. Система автоматизирует технологические процессы подготовки, регистрации, структурирования, маршрутизации, хранения, архивации, поиска и обработки ЭД, контроля их исполнения, авторизации доступа к ним, рассылки ЭД.

Возможности проекта очень разнообразны и можно привести перечень функций системы:

· Регистрация входящей корреспонденции;

· Регистрация исходящей корреспонденции;

· Регистрация внутренних организационно-распорядительных документов организации;

· Регистрация и обработка внутренней переписки;

· Регистрация писем и обращений граждан;

· Создание проектов электронных документов;

· Согласование и утверждение ПЭД по заданным и произвольным маршрутам согласования;

· Контроль за исполнением документов и поручений руководства;

· Подготовка справок и отчетов;

· Преобразование документов из бумажной в электронную форму.

Частью данной области является автоматизируемые виды деятельности и функции ЭДО: СЭД - это современная, надежная и удобная система электронного документооборота, она же в нем представляет собой ведомственную систему электронного документооборота. В системе производится обработка создаваемых и используемых в делопроизводстве электронных документов. ЭДО включает в себя следующие подсистемы:

1. «Внешняя Корреспонденция» — предназначена для регистрации и контроля исполнения внешней корреспонденции;

2. «Внутренняя Корреспонденция» — предназначена для регистрации и контроля исполнения служебной корреспонденции;

3. «Проекты электронных документов» — предназначена для создания проектов электронных документов и согласования их по заданным или произвольным маршрутам;

4. «Справочники» — ведение справочной информации Системы;

5. «Отчеты» — предназначена для создания отчетных форм, принятых в Организации.

В документообороте существует назначение - обеспечение централизованного, контролируемого учета корреспонденции внешней и внутренней, регистрация и учет обращений граждан, а также регистрация и контроль организационно-распорядительной документации. Одна из вкладок документооборота является – проект, что в корне относится к PM (Project Management). Работа с «Проектами» включает в себя выполнение следующих операций: создание проекта документа; регистрация проекта; отправка документа на согласование; отзыв документа.[6]