Составляем график отпусков

Урок № 4. Как оформить работнику ежегодный отпуск

Алена ШЕВЧЕНКО
юрист, эксперт журнала " Кадровое дело"

Горячие вопросы:

· Как составить график отпусков правильно?

· Всегда ли нужно уведомлять сотрудника об отпуске?

· Когда можно компенсировать ежегодный отпуск?

Всем, кто работает по трудовому договору, положен ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ). При этом не важно, является ли сотрудник основным или совместителем, работает по срочному или по бессрочному трудовому договору, имеет полную или частичную занятость. Чтобы претендовать на ежегодный отпуск, сотрудник должен отработать в компании минимум полгода. Однако если работодатель не возражает, отдых может быть предоставлен и раньше (ч. вторая ст. 122 ТК РФ). Чтобы оформить отпуск, нужно составить график отпусков, уведомить сотрудника об отпуске, подготовить приказ и заполнить личную карточку.

Составляем график отпусков

График отпусков является основным документом, в котором определяется, в какой очередности предоставляется отдых работникам (ч. первая ст. 123 ТК РФ). Его должны вести все работодатели кроме физических лиц (ст. 305 ТК РФ). Вместе с тем Роструд рекомендует составить график отпусков предпринимателю, если он нанимает большое число сотрудников (письмо Роструда от 20 декабря 2011 г. № 3683-6-1). Документ разрабатывают в конце каждого года на будущий и утверждают ежегодно не позднее 17 декабря. Если в компании есть профсоюзная организация, то в обязательном порядке нужно учесть ее мнение (ч. первая ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

В график отпусков включаются не только ежегодные отпуска, но и дополнительные. Если у работника есть неиспользованные отпуска за предыдущие периоды, то работодатель также должен включить их в график либо предоставить их по соглашению с сотрудником (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0). Хронология периодов при этом не важна. Вначале могут быть указаны неиспользованные отпуска за последние рабочие годы, затем – за более ранние периоды, и наоборот.

Не будет ошибкой, если работодатель внесет в график отпусков внешних совместителей. Однако для этого потребуется точная информация о датах отдыха этих сотрудников по основному месту работы. Сведения можно узнать из справки от основного работодателя. Не забывайте, что отдых внешним совместителям должен предоставляться одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. первая ст. 286 ТК РФ).

График отпусков необходимо составлять по унифицированной форме № Т-7 или иной, которая утверждена в организации (образец ниже). В документе работодатель указывает полное и краткое наименование компании (1), данные о согласовании с профсоюзной организацией (при ее наличии) (2), номер документа (3), дату его составления (4) и год, на который он разрабатывается (5). Руководитель организации, утвердивший график, ставит свою подпись с расшифровкой (6), указывает дату утверждения документа (7).

Также в графике уточняют структурное подразделение (8), должность работника (9), его фамилию, имя и отчество (10), табельный номер (11), количество календарных дней отпуска (12), а также запланированную (13) и фактическую (14) даты отдыха. При перенесении отпуска указывают документ-основание (15), дату предполагаемого отпуска (16) и причину перенесения (17). Один из самых важных реквизитов – сведения об ознакомлении работника с графиком (18). Как правило, документ подписывает руководитель кадровой службы (19).

После того как график утвержден, с ним необходимо ознакомить под роспись всех работников (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ). Если ваша форма предусматривает соответствующую графу, то сотрудники смогут поставить подписи прямо в документе. В противном случае можно использовать лист ознакомления с графиком отпусков.