Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
подготовки и проведения конференции
Стр 1 из 2Следующая ⇒
|
|
Приказ о проведении совещания
Приложение 2
План проведения совещания
ПЛАН-ГРАФИК
подготовки и проведения конференции
Срок проведения: с «»_________200_г. по «__»________200__г.
Место проведения:
Руководитель проекта:
| № п/п | Наименование работ | Срок исполнения | Ответственный исполнитель | Примечание | ||
| Начальный этап | ||||||
| 1.1 | Определение общей концепции конференции, составление бизнес-плана | |||||
| 1.2 | Разработка тематики конференции | |||||
| 1.3 | Определение места и времени проведения конференции | |||||
| 1.4 | Определение состава исполнителей работ по организации и проведению конференции | |||||
| 1.5 | Составление сметы доходов и расходов | |||||
| 1.6 | Подготовка и подписание договоров с партнерами | |||||
| 1.7 | Составление и подписание писем поддержки | |||||
| 1.8 | Формирование Оргкомитета конференции | |||||
| 1.9 | Разработка предварительной программы конференции | |||||
| 1.10 | Определение условий участия в конференции, уточнение сметы расходов | |||||
| 1.11 | Согласование и утверждение сметы | |||||
| 1.12 | Поиск дополнительных источников финансирования, работа со спонсорами | |||||
| 1.13 | Формирование адресной базы участников мероприятия | |||||
| 1.14 | Разработка фирменного стиля конференции | |||||
| 1.15 | Составление информационного письма с приглашением к участию | |||||
| 1.16 | Рассылка информационных писем | |||||
| 1.17 | Формирование программы заказных выступлений (приглашение заказных докладчиков) | |||||
| 1.18 | Заказ помещений для проведения конференции, составление и заключение договора аренды | |||||
| 1.19 | Подготовка рекламной кампании | |||||
| 1.20 | Подготовка сайта в Интернете | |||||
| Основной подготовительный этап | ||||||
| 2.1 | Прием заявок на участие и тезисов докладов, формирование предварительного списка участников (реестра) | |||||
| 2.2 | Формирование окончательной программы конференции (с учетом приветственных выступлений на открытии, пленарных докладов, заказных выступлений, секционных и стендовых докладов, культурной программы) | |||||
| 2.3 | Подготовка и издание программы конференции (в виде брошюры) | |||||
| 2.4 | Подготовка и издание сборника трудов (материалов) конференции | |||||
| 2.5 | Подготовка, изготовление и рассылка второго информационного письма для докладчиков и участников | |||||
| 2.6 | Проведение рекламной кампании (с использованием публикаций в СМИ, работы на выставках и т. п.) | |||||
| 2.7 | Регулярное обновление информации на сайте в Интернете | |||||
| Завершающий подготовительный этап | ||||||
| 3.1 | Заказ гостиницы для иногородних участников | |||||
| 3.2 | Организация культурной программы | |||||
| 3.3 | Обеспечение участников конференции и VIP'OB транспортом | |||||
| 3.4 | Обеспечение иностранных участников переводом | |||||
| 3.5 | Составление сценария проведения мероприятия (строго по времени) | |||||
| 3.6 | Обеспечение заявок на: • необходимый персонал (в том числе для работы с VIP'aми, регистрации участников, работы с техническими средствами) | |||||
| 1.18 | Заказ помещений для проведения конференции, составление и заключение договора аренды | |||||
| 1.19 | Подготовка рекламной кампании | |||||
| 1.20 | Подготовка сайта в Интернете | |||||
| Основной подготовительный этап | ||||||
| 2.1 | Прием заявок на участие и тезисов докладов, формирование предварительного списка участников (реестра) | |||||
| 2.2 | Формирование окончательной программы конференции (с учетом приветственных выступлений на открытии, пленарных докладов, заказных выступлений, секционных и стендовых докладов, культурной программы) | |||||
| 2.3 | Подготовка и издание программы конференции (в виде брошюры) | |||||
| 2.4 | Подготовка и издание сборника трудов (материалов) конференции | |||||
| 2.5 | Подготовка, изготовление и рассылка второго информационного письма для докладчиков и участников | |||||
| 2.6 | Проведение рекламной кампании (с использованием публикаций в СМИ, работы на выставках и т. п.) | |||||
| 2.7 | Регулярное обновление информации на сайте в Интернете | |||||
| Завершающий подготовительный этап | ||||||
| 3.1 | Заказ гостиницы для иногородних участников | |||||
| 3.2 | Организация культурной программы | |||||
| 3.3 | Обеспечение участников конференции и VIP'OB транспортом | |||||
| 3.4 | Обеспечение иностранных участников переводом | |||||
| 3.5 | Составление сценария проведения мероприятия (строго по времени) | |||||
| 3.6 | Обеспечение заявок на: • необходимый персонал (в том числе для работы с VIP'aми, регистрации участников, работы с техническими средствами | |||||
| • линии связи (телефон, Интернет); • дополнительные аксессуары (цветы, вода, бумага, ручки, скатерти, салфетки, указатели, доски для объявлений и информационных материалов и т. д.); • транспорт (для перевозки материалов, демонстрационной техники и т. д.); • освещение; • работу гардероба; • кофе-брейки; • обеды, фуршеты и т. д. • демонстрационную технику (компьютеры, оверхеды, мультимедийные проек-торы, слайд- проекторы, видеомагнитофоны и т. д.); • необходимое оборудование (факс, ксерокс, лазерная указка и т. п.); • звукоусиление и микрофоны; • доску объявлений | ||||||
| 3.7 | Формирование состава Президиума конференции | |||||
| 3.8 | Формирование папок для VIP'oв, членов Президиума, основных докладчиков (блокноты, ручки, тезисы докладов, программа, каталог, пригласительные билеты и т. д.) | |||||
| 3.9 | Подготовка зала и комнаты для VIP'ОВ и членов Оргкомитета | |||||
| 3.10 | Изготовление табличек-указателей (место регистрации, зал заседаний, Оргкомитет и т. п.), а также персональных табличек-указателей на стол Президиума и для пресс-конференции | |||||
| 3.11 | Подготовка бейджей для участников конференции | |||||
| 3.12 | Изготовление программы работы в виде плакатов для вывешивания на доске объявлений | |||||
| 3.13 | Окончательное приглашение VIP'OB и членов Президиума (письменно), основных докладчиков (по телефону) | |||||
| 3.14 | Подготовка помещений и людей для регистрации, приема оплаты за участие, отметки командировочных удостоверений, приема заказов на культурную программу, билеты на обратный отъезд и т. п. | |||||
| 3.15 | Подготовка пресс-релиза | |||||
| 3.16 | Проведение пресс-конференции | |||||
| 3.17 | Контроль готовности залов, служебных | |||||
| помещений, необходимых материалов, | ||||||
| продуктов и т. п. | ||||||
| 3.18 | Проведение заключительного рабочего | |||||
| совещания перед началом конференции' | ||||||
| Проведение | ||||||
| 4.1 | По VIP'aм: | |||||
| • встреча; | ||||||
| • поселение в гостинице; | ||||||
| • подвоз к началу мероприятия; | ||||||
| • регистрация; | ||||||
| • обеспечение билетами на отъезд; | ||||||
| • ознакомление с порядком работы | ||||||
| мероприятия; | ||||||
| • выдача папок и бейджей | ||||||
| 4.2 | По участникам: | |||||
| • регистрация; | ||||||
| • отметка командировочных документационных взносов); | ||||||
| • поселение в гостинице; | ||||||
| • прием оплаты за участие (регистра- | ||||||
| • выдача рабочих материалов (про- | ||||||
| грамма, труды, пригласительные | ||||||
| билеты, бейджи и т. п.); | ||||||
| • организация питания; | ||||||
| • организация работы транспорта; | ||||||
| • оперативное оповещение об измене- | ||||||
| ниях в программе | ||||||
| Завершающий этап | ||||||
| 5.1 | Составление отчета о проведении конференции | |||||
