Система управления базами данных Microsoft Access .

База данных состоит, как правило, из нескольких файлов данных, на основе которых в дальнейшем формируются запросы, отчеты и прочие. Файл данных состоит из строк (их называют записями) и столбцов (их называют полями). Каждое поле имеет свой тип: текстовый, числовой, дата/время, денежный, счетчик, логический, поле МЕМО (для длинных заметок), поле объекта OLE (для обмена с другими приложениями). Например в некотором списке сотрудников имеются графы.

Каждая графа (столбец) это и есть поле в терминах СУБД, а каждая строка – запись. В нашем случае имеются поля Код (тип поля – счетчик), Фамилия и Имя (тип поля – текстовый), Год_рожд ((Числовой), Оклад (Денежный), поле Женат (логический – только два значения: Да и Нет), поле Дата_заполнения (дата/время).

В Access работают с такими представлениями данных: таблица – в них сохраняются данные, форма – они выводят данные из таблиц для ввода, просмотра и редактирования, запрос – собирают данные из таблиц в зависимости от сделанного запроса, отчет – объединяет данные из таблиц и запросов, и выводят их на печать.

Access – это реляционная СУБД, то есть сохраняются связанные данные в одном месте. Именно потому, как правило, таблицы, связанные друг с другом, а также запросы, формы и отчеты, основанные на них, хранятся в одном файле данных на диске.

1. Создание простой базы данных.

В дальнейшем файл базы данных, кратко будем называть базой данных.

Рассмотрим простой пример – сформируем базу данных из списка сотрудников следующего вида (в скобках указывается тип поля).

Для запуска Microsoft Access необходимо дать команду Пуск/Программы/ Microsoft Access. При создании новой базы данных следует выбрать пункт Новая база данных и щелкнуть ОК либо Файл/Создать базу данных …

Затем, в очередном окне диалога, нужно ввести имя файла базы данных и щелкнуть по кнопке Создать. Появится очередное окно диалога (рис.1.)

Рис.1. Окно базы данных для выбора нужного представления.

Здесь выбираем нужное нам представление данных (вкладку Таблица) и щелкаем по кнопке Создать. Далее в окне Новая таблица следует выбрать режим Конструктор и щелкнуть ОК.

Далее приступаем к созданию структуры базы данных – вводятся наименования полей и их типы. По окончании следует сохранить таблицу, и затем приступить к ее заполнению. Рассмотрим ход этого процесса на нашем конкретном примере со списком сотрудников.

§ Дать команду Файл/Создать базу данных … при этом сначала получим окно диалога, в котором надо выбрать Новая база данных и щелкнуть по кнопке Создать. Далее получим окно для ввода имени создаваемого файла.

§ Назовем файл базы данных SOTRUD.

§ В возникшем окне щелкнем по корешку таблица и кнопке Создать.

В возникшем окне диалога выбрать Конструктор и щелкнуть ОК.

Далее вводим структуру в соответствии с вышеприведенной таблицей. Фрагмент такой работы показан на рис.2.

Рис.2. Создание структуры файла SOTRUD.

После ввода имени поля (в столбце Поле) при переходе в столбец Тип данных появляется надпись Текстовый и значок со стрелочкой вниз. Надо щелкнуть по этому значку и в возникшем списке выбрать нужный тип поля. Заметим, что при создании поля Год_рождения лучше писать имя поля слитно, и, затем, после выбора типа числовой нужно в нижней части экрана указать целое. При указании имен полей нельзя использовать точки – в случае сокращений в словах точек не ставить.

По завершении создания структуры нужно перейти в режим таблицы Вид/Режим таблицы и затем приступать к ее заполнению. Заметим, что при этом требуется ввести имя таблицы. Кроме того, потребуется задать так называемый ключ – дополнительное поле – в нашем случае поле Код и типа счетчик, для нумерации записей в таблице. По завершении заполнения – сохранить таблицу командой Файл/Сохранить.

Заполнение таблицы может быть удобнее с использованием бланка Формы. Для этого нужно в окне База данных SOTRUD: щелкнуть по корешку Формы, затем по кнопке Создать, после этого, в возникшем окне диалога, выбрать нашу таблицу, выбрать Мастер форм. В очередном окне диалога выбрать поля для формы (из раздела Доступные поля перенести их в Выбранные поля) и щелкнуть Далее. Затем выбрать нужный внешний вид формы – лучше всего в один столбец и указать обычный стиль, щелкнуть Готово (рис.3.)

Рис.3. Форма базы данных.

В дальнейшем эту форму можно использовать при дополнительном внесении данных в эту таблицу.

Модификация структуры и редактирование данных.

Нередко после того, как создана структура и даже заполнена таблица может понадобиться изменить структуру – ввести новые поля или удалить ненужные. Тем более, может понадобиться отредактировать данные.

Предположим, что начат новый сеанс работы в СУБД. Тогда следует открыть нужную нам базу данных командой Файл/Открыть базу данных с указанием имени, затем в окне диалога указать Таблица, Открыть и указать имя таблицы.

Теперь, если требуется модифицировать структуру таблицы, перейти в режим Конструктора и обычным образом вставить нужное поле, удалить, либо изменить название поля или его тип и т.д. Для вставки поля Вставка/Строки или щелкнуть по соответствующей панели инструментов. Для удаления – Правка/Удалить строку или щелкнуть по соответствующей панели инструментов.

Если же требуется изменить содержимое записей таблицы в таблице, то перейти в режим таблица, переместиться на нужную запись и внести нужные исправления или, например, перейти в конец таблицы и дополнить ее новыми записями.

Упражнение 1

1) Просмотреть Справку Microsoft Access.

2) Создать базу данных SOTRUD, описанную выше и запонить ее указанными здесь данными.

3) Дополнить ее 11-й записью – внести данные о себе.

4) Дополнить структуру этой базы полем Отчество и заполнить отчество для каждого произвольно.

5) Удалить 11-ю запись.

6) Удалить поле Отчество.

Упражнение 2

Создать базу данных КНИГИ с указанными полями, их типами и заполнить ее 5-ю записями:

Пример: Фигурнов, IBM PC для пользователя, Москва, Финансы и статистика, 1996, 10.02.98, Нет