Характеристика материальных потоков и управление заказами в распределительной логистике

Материальный поток в сфере распределения имеет форму готовой продукции. В зависимости от субъекта экономических отношений, участвующего в доведении ее до потребителей, поток готовой продукции может быть представлен как товарный поток или как грузовой поток (например, на транспорте).

Отношение к материальному потоку и связанным с ним логистическими работами и операциями зависит от позиции субъекта экономических отношений.

Если рассматривать условные исходные и конечные звенья материалопотоков, то для одних субъектов логистические операции являются частью системы сбыта, а для других — материально-технического обеспечения (закупок). Этот дуализм, с дной стороны, упрощает, а с другой — осложняет процесс управления материальными потоками. Многие логистические работы и операции выполняются как в сфере материально-технического обеспечения, так и в сфере распределения товарной продукции. Однако объективная противоположность интересов продуцентов, потребителей, а также торговых, транспортных и других посредников предопределяют особенности логистического управления в зависимости от положения того или иного элемента логистической системы по отношению к другим.

В сфере распределения не создаются новые материальные ценности, а выполняются конкретные и комплексные формы деятельности, которые выступают как услуги.

Так как большая часть материальных продуктов проходит через сферу распределения, то происходит соединение материального и нематериального продукта. В результате на товарном рынке предстает не столько материальный товар, сколько уникальная модель предложения — товар-услуга называемая поставкой.

Прежде чем приступить к физическому распределению готовой продукции, продуценту необходимо выполнить следующую работу:

· определить логистические цели, соответствующие избранной предприятием стратегии на рынке;

· определить конкретные параметры и показатели логистического обслуживания по отношению к каждому субъекту логистической системы;

· разработать альтернативные варианты логистических цепей на основе полученных заказов на продукцию;

· скоординировать взаимосвязи между логистическими действиями предприятия

· определить роль и степень воздействия внешних факторов рыночной среды;

· предусмотреть возникновение незапланированных ситуаций, разработать комплекс компенсирующих мер.

При достаточно большом разнообразии содержания критерия эффективности логистических распределительных систем наиболее характерными для него позициями являются точное соблюдение сроков (графиков) доставки и возможно минимальные затраты на это.

В связи с этим необходимо уточнить: под минимальными затратами на распределительную логистику подразумеваются совокупные расходы всех участников логистического процесса, сведенные к минимуму при соблюдении заданного качества комплекса услуг по доставке товарной продукции от источника до места назначения.

Важно подчеркнуть, что формируя систему распределительной логистики, необходимо учитывать ее интегрирующую для большинства производственно-коммерческих функций роль. Все усилия производства и системы сбыта (маркетинга) хозяйственной структуры могут быть сведены на «нет», если задача эффективного распределения не будет решена на уровне физической доставки — т. е. на уровне распределительной логистики.

Управление логистической деятельностью на этапе распределения осуществляется в следующей последовательности:

· управление заказами, формирование портфеля заказов;

· установление количественных и качественных параметров заказанной продукции, их дифференциация по избранным критериям, т.е. формирование основы плана выпуска товарной продукции;

· разработка плана-графика поступления готовой продукции от производственных цехов;

· управление материальными (товарными) потоками в транспортно-складских подразделениях логистической системы (нормирование и управление запасами, складская переработка, подготовка к производственному потреблению по требованиям заказчиков, упаковка, маркировка и т. д.);

· разработка планов поставки, в первую очередь отгрузки продукции, формирование товарных грузопотоков;

· управление товарными (грузовыми) потоками за пределами логистической системы.

Управление заказами является одной из важнейших функций распределительной логистики. Ее доля в логистических издержках на этапе распределения значительно меньше, чем доля транспортно-складских процессов и содержания запасов. Однако роль данной функции очень значительна. В сущности, именно управление заказами обеспечивает эффективное движение материальных потоков по логистическим цепям.

Основным комплексным показателем в рассматриваемой области является портфель заказов, который представляет собой совокупность принятых к исполнению заказов потребителей (покупателей), имеющихся на определенную дату. В микрологистике он рассчитываетсяна уровне отдельного предприятия (фирмы, логистической системы).В макрологистике — на уровне региона, отрасли, народного хозяйства в целом.

Объем портфеля заказов зависит от многих факторов внешнего и внутреннего порядка. Например, от общеэкономической ситуации, деловой активности, покупательского спроса, уровня загрузки и состоя­ния производственных и логистических мощностей и др.

Портфель заказов составляется на основе соответствующих заявок на поставку продукции. При его формировании должны быть учтены производственные и логистические возможности продуцентов. Они являются основой для заключения договоров поставки продукции, которые в свою очередь становятся формализованным базисом в процессе управления исходящими товарными потоками.

В общем виде технология управления заказами включает следующий минимум логистических работ и операций:

· оформление и редактирование поступивших заказов, уточнение их спецификаций;

· формирование и структуризация портфеля заказов;

· разработка, согласование и утверждение плана удовлетворения заказов;

· оперативный контроль производства и выдачи производственными подразделениями товарной продукции в соответствии с заказами;

· материальная подготовка и документальное оформление товарных потоков в соответствии с принятыми к исполнению заказами;

· контроль поступления товарных потоков заказчикам и анализ их оценки качества поставки;

· учет и анализ выполнения заказов;

· поддержание обратной связи заказчика с поставщиком.

В процессе управления заказами большое значение имеет время их выполнения. Если заказов много, то их оптимизация по срокам реализации лежит в основе нормализации функционирования логистической системы.

Во многих странах время выполнения заказов стандартизовано опре­деленными рамками. Например, в США оно (включая время производства) в системе распределения составляет минимум 7 дней, максимум — 72 дня. В ФРГ нормой логистического обслуживания заказов на доставку материалов и изделий имеющегося ассортимента считается 24 часа. Заказы, учитывающие индивидуальные потребности заказчика, т.е. предполагающие изготовление или доработку требуемых изделий выполняются за 14 дней.

В управлении логистической системой наиболее эффективны динамические модели планирования производственно-коммерческой деятельности. Они наиболее полно учитывают динамику процесса приема новых заказов, изменение состояния располагаемых производственных мощностей, возможность реагирования на возникающие ситуации и т. д.

Чем крупнее логистическая система, тем сложнее, как правило, процессы управления заказами. Высокую эффективность в управлении заказами в сложных системах проявили методы, основанные на теории массового обслуживания.

Теория массового обслуживания (теория очередей) представляет собой особый раздел математики, изучающий процессы, связанные с удовлетворением массового спроса на обслуживание, в том числе и логистического, с учетом случайного характера выявленного спроса и соответствующего обслуживания. Одной из основных ее задач являет изучение процессов формирования спроса на обслуживание во времени. Эти процессы описываются с помощью статистических моделей потоков однородных событий. «Однородность» означает, что все элементы потока, - здесь это требования на логистическое обслуживание, в частности заказы на отгрузку, доставку и т.п. – могут обрабатываться одним и тем же «прибором», в роли которого может выступать склад, участок комплектации и отгрузки, транспортное средство и т.д. Среди характеристик таких потоков наиболее важны моменты поступления их элементов (событий) в логистическую систему (для входящих потоков), моменты прохождения ими определенных стадий «обработки» (для внутренних потоков), моменты их ухода из системы (для исходящих потоков).

Эффективным способом исследования логистических систем и оценки их показателей является имитационное моделирование систем с использованием метода Монте-Карло.

Чтобы создать условия совершенствования процесса принятия решений в области управления заказами, необходимо разработать систему получения актуальной информации, всесторонне характеризующей состояние логистической системы в целом, ее структурных элементов и тенденции динамики по локальным аспектам. Данная система или, скорее, подсистема информационного обеспечения управления распределительной логистикой, предназначена контролировать эффективность распределения и коммерческой деятельности хозяйственных структур.

В процессе совершенствования логистической системы следует стремиться к тому, чтобы контроль функционирования системы управления заказами стал непрерывным процессом. Желательно, чтобы данный контроль имел двухуровневую структуру: стратегический контроль управления заказами и тактический (оперативный, текущий) контроль.

Стратегический контроль осуществляется в следующих случаях:

· когда предприятие (фирма) изменяет маркетинговую и логистическую стратегию, например переход от реализации товарной продукции через посредников к прямым продажам потребителям;

· если предприятие по той или иной причине меняет размеры деятельности;

· в случае диверсификации производства и деятельности;

· при ассортиментном обновлении;

· при потере или приобретении крупных, стратегически важных заказов;

· при изменении территориально-отраслевых ориентаций на рынке;

· при изменении общеэкономической конъюнктуры.

Тактический (оперативный) контроль функционирования системы управления заказами должен осуществляться всегда и непрерывно.

Цель тактического контроля в управлении заказами заключается в выявлении текущих отклонений от плана удовлетворения заказов, а также извещении руководства о необходимости принятия корректирующих мер.

Для организации тактического (оперативного) контроля необходимо иметь:

· комплекс стандартов, связанных с функциями и операциями обработки заказов;

· полноценную базу данных;

· систему оперативного информирования о прохождении заказами цикла их исполнения, соответствующихпонесенных затратах, а также затратах, которых удалось избежать в ходе выполнения заказов.

Все эти элементы должны быть согласованы между собой и интегрированы в единую автоматизированную систему управления заказами, которая является одним из ключевых объектов проектирования и анализа производственно-коммерческой деятельности в целом и логистической в частности. Используемая при этом система показателей должна сочетать свойства компактности, доступности получения необходимых данных, достаточности для осуществления системного текущего и перспективного анализа процесса обслуживания заказов, адекватного описания проблемных ситуаций и соответствующих корректирующих мер.