Создание и применение форм

Работа с данными непосредственно в режиме таблицы не всегда удобна. Для того чтобы сделать более удобным выполнение часто повторяющихся задач принято использовать графический интерфейс доступа – диалоговые окна с различными дополнительными элементами, такими как вкладки, списки и флажки. Такие окна называются формами. Используя формы, можно осуществить первоначальный ввод данных в таблицы, просмотр и редактирование записей в привычном для пользователя виде, напоминающем обычный документ, при этом выполнение многих операций упрощается, а присутствие на экране только нужной информации помогает не отвлекаться от сути операций [2].

В СУБД формы используют как для ввода данных, так и для большей наглядности при их выводе. Форму можно спроектировать на основе уже существующих в базе данных таблиц или запросов. В общем случае для ввода данных чаще используют формы, связанные с таблицами, а для просмотра выбранных данных – формы, связанные с запросами.

Формы создаются из набора отдельных конструктивных элементов, называемых элементами управления. Для ввода и редактирования данных применяются поля. В окне формы размещаются элементы управления двух типов: для отображения данных таблиц и для отображения статистических данных – подписей и логотипов.

Форму или таблицу данных, помещенную в другую форму, т.н. главную, называют подчиненной формой. Она позволяет отображать нижние уровни в подчиненных формах табличного вида.

Для ввода и редактирования данных в базе данных «Ремонт компьютеров» разработаны следующие формы:

o Форма Мастера, содержащая записи таблицы Мастера: Код мастера, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон;

o Форма Предлагаемые услуги, содержащая записи таблицы Диагностика неисправностей: Код поломки, Причины поломки, и включающая подчиненную форму Устранение поломки, в которой представлена информация о предлагаемых сервисным центром услугах по ремонту компьютеров и цена на эти услуги.

Частным случаем форм являются так называемые кнопочные формы, которые содержат только кнопки (элементы управления). С их помощью открываются другие формы или отчеты базы данных или выполняются другие действия [7].

Рис. 12. Главная кнопочная форма

Главная кнопочная форма Ремонт компьютеров – это главное окно разрабатываемого приложения, состоящее из кнопок:

o Кнопка Форма ввода данных открывает формы Мастера и Предлагаемые услуги;

o Кнопка Запросы открывает запросы Компьютеры на гарантии, Прибыль мастеров и Стоимость ремонта;

o Кнопка Отчеты открывает Общий отчет и отчет Компьютеры, находящиеся в ремонте;

o Кнопка Выход из БД закрывает данную базу данных.

2.4. Инструкция по пользованию базой данных «Ремонт компьютеров»

Для начала работы с базой данных «Ремонт компьютеров» необходимо запустить ее двойным щелчком на ярлыке документа.

При открытии базы данных автоматически загружается Главная кнопочная форма, выполняющая роль обычного меню.

Нажатие на кнопке Формы ввода данных позволяет открыть для просмотра и редактирования формы Мастера и Предлагаемы услуги. Нажатие на кнопке Запросы позволяет открыть запросы Компьютеры на гарантии, Стоимость ремонта, Прибыль мастеров. Копка Отчеты позволяет открыть для ознакомления Общий отчет и отчет Компьютеры, находящиеся в ремонте, обобщающие информацию представленную в таблицах базы данных. База данных закроется при нажатии кнопки Выход из БД.

При необходимости ввода новых дополнительных данных или редактирования уже существующих или для ознакомления с уже имеющейся информацией, используются Формы. Для открытия формы необходимо выбрать вкладку Формы в столбце объектов базы данных. Нажатие на ярлыке одной из форм открывает ее для просмотра и редактирования данных.

Для создания запросов необходимо перейти на кнопку Запросы в столбце объектов. Далее следует выбрать способ создания запроса, таблицы, из которых будут извлекаться данные и сформулировать критерий запроса. После введения параметров отбора, на экран выводятся интересующая пользователя информация.

Для ознакомления с уже созданными отчетами или построения нового отчета необходимо перейти на вкладку Отчеты в столбце объектов. Затем следует выбрать способ создания отчета и определить данные, которые должны быть включены в отчет. После выполнения вышеуказанных требований на экран выводится созданный отчет. Данные в отчете редактировать нельзя. С помощью конструктора отчетов можно изменять параметры заголовков и иных входящих в отчет записей. Если существует потребность подготовить материалы базы данных к печати, создав выходные документы в соответствии с требованиями конкретного пользователя, используется также объект Отчеты. Подготовленный отчет можно распечатать, выбрать команду Печать в меню Файл и указав нужные параметры в диалоговом окне Печать.

После выполнения всех необходимых операций необходимо завершить работу с базой данных щелчком на кнопке закрытия окна программы, на значке управляющего меню окна и выбрав пункт Закрыть, выбором пункта меню Файл, Выход или другим известным пользователю способом.