Понятие информации и коммуникации

Тема 1. Система информационного обеспечения управления

Понятие информации и коммуникации

Информация – совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и ее окружении.

Для осуществления своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен информацией. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления, переработки и осмысления информации. Она является ограниченным и дорогим ресурсом производственной активности фирмы.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. Источники информации подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние источники информации: бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования. Внешние источники информации: сотрудники фирмы, посредники и партнеры, официальные и неофициальные публикации, промышленная разведка

Можно выделить следующие ха­рактерные особенности информации.

Целевое назначение. Информация имеет определенную цель в мо­мент передачи ее для пользователя.

Ценность информации (тот материальный эффект, кото­рый дает ее использование). Она зависит от способа и скорости ее передачи, надежности, старения и прочих факторов.

Надежность и достоверность. Надежность характеризует техниче­ские возможности средств передачи и обработки информации. До­стоверность — это степень отражения истинного состояния объекта.

Избыточность, (необходимое количество) которая может быть охарактеризована стоимостью ошибки в результате неправильного преобразования команд.

Быстродействие (время, необходимым для понимания ситуа­ции на объекте).

Периодичность это частота передачи информации.

Непрерывность. Информация может быть представлена в непре­рывной форме для выдачи непрерывных данных.

Управление на основе информации, строящейся по принципу об­ратной связи, представляет собой основную и важнейшую особен­ность систем и имеет существенное значение для построения управ­ленческой информационной системы. Управление и обратная связь сопутствуют друг другу.

Информация может быть дифференцирована:

- по аспектам управ­ления на экономическую, организацион­ную, социальную, техническую информацию;

- по характеру предоставления информацию можно подразделить на визуальную, аудио- и аудиовизуальную;

- по форме предоставления можно выделить цифровую, буквенную, и кодированную информацию;

- по времени ее активного использования: постоянная и переменная информация;

- по возможности продуктивного использования можно выделить информацию полезную, ложную и избыточную;

- по отношению к системе управления информация подразделяет­ся на входную и выходную. Информация, поступающая на объект управления, - входная, от объекта управления — выходная.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом или коммуникацией.

Коммуникация - это процесс передачи информации кому-либо. Такая передача может осуществляться в явной форме (посредством языка или графических иллюстраций) или неявно, например, в невербальной форме (жесты, выражение лица и т. д.).

Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель (лицо собирающее и генерирующее информацию), сообщение (закодированная информация), канал (средства передачи информации) и получатель (реципиент).

Средствами коммуникации является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д.

Коммуникации можно классифицировать:

1. По типу объектов:

- организация – внешняя среда;

- вертикальная межуровневая (восходящая или нисходящая);

- горизонтальная межуровневая.

2. По степени формализации:

- формальные коммуникации;

- неформальные коммуникации.

Коммуникации между уровнями управления и подразделениями получила название межуровневой. К ней относятся:

- вертикальная коммуникация, или коммуникация по нисходящей и коммуникация по восходящей. Ее подвидами являются: коммуникация руководитель-подчиненный и коммуникация между руководителем и группой;

- горизонтальная коммуникация, или коммуникация между различными подразделениями.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между отдельными людьми или группой лиц. Основная цель коммуникационного процесса - это обеспечение понимания посланного сообщения. В процессе обмена информацией есть четыре основных обязательных элемента:

- отправитель, лицо, собирающее информацию и передающее ее;

- сообщение, сама информация, представленная в той или иной форме;

- канал, или средства передачи информации;

- получатель, или лицо, которому предназначена информация и который интерпретирует ее.