Процессы управления проектами

Процесс – совокупность действий, приносящая результат. Любой проект состоит из процессов, протекающих во времени. Процессы проекта распадаются на две основные группы:

· процессы управления проектами связаны с организацией работ проекта и координацией действий участников проекта;

· процессы, ориентированные на продукт, относятся к спецификации и производству продукта, для которого организуется проект.

Эти группы процессов определяются жизненным циклом проекта и зависят от предметной области приложения усилий участников проекта.

Управление проектами, как правило, осуществляется согласно одной специально разработанных и проверенных практикой и временем методологий управления.

Одними из наиболее известных запатентованных методологий управления проектами являются

ü PMI (включая стандарт PMBOK),

ü IPMA,

ü PRINCE2,

ü методология системного представления управления проектами IPMA,

ü MSF (Microsoft Solutions Framework), разработанные Microsoft для ведения IT-проектов).

Существует ряд национальных стандартов управления проектами (на самостоятельное рассмотрение).

В настоящее время приняты стандарты управления проектами ANSI, разработан проект стандартов управления проектами ISO 10006.

Планирование работ по проекту

Базовым процессом управления проектом является процесс планирования, который в принципе в самом начале проекта может заложить предпосылки его успешного выполнения или неудачи. Все названные процессы, относящиеся к управлению проектами, взаимосвязаны, причем не всегда только последовательно.

Так, например, процессы планирования, исполнения, анализа и управления могут составить некоторый цикл, выполняемый в конкретном проекте многократно (рис. 5). Соответствующие фазы проекта могут пересекаться.

Продуманный план является предпосылкой для успешного выполнения работ по проекту, поэтому вопросы планирования проектов рассматриваются более подробно.

Рассмотрим более подробно процессы, направлены на разработку плана выполнения проекта.

1. Планирование содержания.

Залогом будущего успеха проекта является планирование содержания, включающее (рис. 6)

Ø планирование целей, их

Ø декомпозицию и

Ø определение операций.

Основой для планирования и исполнения проекта является иерархическая структура работ WBS (WorkBreakdownStructure). В некоторых источниках эту структуру называют структурной декомпозицией работ (СДР).

Уточнение содержания проекта осуществляется путем декомпозиции основных результатов на более мелкие и более управляемые части.

Это способствует достижению следующих преимуществ:

· повышению точности оценок по стоимости, времени и ресурсам;

· определению базиса для измерения и контроля хода выполнения;

· созданию четкого распределения ответственности.

Иерархическая структура работ – ориентированная на результаты структура проекта, полностью определяющая содержание проекта. Работы, не включенные в WBS, не являются работами проекта (рис. 7). WBS – официальный документ проекта. WBS может включать несколько уровней. Каждый элемент WBS уникален, имеет код и, как правило, описан в словаре WBS (WBSDictionary). Декомпозиция работ производится до тех пор, пока не выполнятся следующие условия:

· возможна реалистичная оценка сроков, стоимости и рисков;

· элемент не может быть разбит дальше логически;

· элемент может быть выполнен относительно быстро (80 часов, т.е. 10 рабочих дней).

Рис. 6. Структура и взаимосвязи процесса планирования.

Ценную помощь в планировании содержания может оказать экономическое моделирование, поэтому своевременная разработка адекватной функциональной модели, во-первых, позволит

1. сократить время на детализацию операций проекта, а

2. во-вторых в спокойной обстановке детально продумать основные операции.

Рис. 7. Вид иерархической структуры работ.

2. Составление расписания при помощи средств информационных технологий.

Последовательность работ (расписание) подразумевает определение и документирование связей между работами. Необходимость этого процесса объясняется тем, что для последующей разработки реалистичного и выполнимого расписания работы необходимо согласовать. Существует несколько технологий отображения последовательности работ при построении сетевых диаграмм проектов.

Расписания позволяют руководителям и исполнителям проектов эффективно взаимодействовать при осуществлении назначений и отслеживании хода выполнения назначенных задач.

Для составления оптимального расписания работ по проекту разработан ряд способов его наглядного представления, позволяющих достаточно чётко контролировать процесс выполнения проекта, а также ряд специальных методов, основанных на использовании численного моделирования, для оптимизации расписание работ по проекту с учётом расхода ресурсов и других параметров (метод критического пути, эвристический метод и др.).

Представление расписания в виде диаграммы контрольных точек.

Контрольная точка (Milestone) – операция нулевой длины (событие), соответствующая моменту достижения результата проекта или наступления важного события в проекте. Иначе контрольные точки называются вехами.

Диаграмма контрольных точек отображает планируемые и реальные сроки наступления важных (в рамках всего проекта) событий (рис. 6.16).

Рис. 8. Вид диаграммы контрольных точек.

Представление расписания в виде диаграммы Ганта.

Генри Гант (1861–1919 гг.) изучал менеджмент на примере постройки кораблей во время Первой мировой войны и предложил для отображения расписания работ в проекте (т. е. их продолжительности и последовательности) диаграмму, состоящую из отрезков, обозначающих задачи, и точек (завершающих задач, или вех).

Диаграмма Ганта (GanttChart), которая называется иногда также ленточной диаграммой, представляет собой один из способов визуального представления плана (графика) работ (рис 17).

Рис. 9. Представление расписания работ в виде диаграммы Ганта.

Диаграмма Ганта создается из отрезков (графических плашек), размещенных на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует своей задаче. Задачи, входящие в состав плана, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют датам начала, завершения и продолжительности выполнения задачи. Связывающие концы отрезков стрелки позволяют уточнить последовательность выполнения работ.

При отображении на диаграммах Ганта вехи означают отметки событий, играющих важную роль в реализации конкретного проекта.

Помимо работ и вех на проектных диаграммах принято отображать так называемые суммарные задачи, которые могут быть декомпозированы на более мелкие, элементарные задачи проекта. Суммарные задачи отображаются обычно утолщенными линиями, протяженность которых соответствует их продолжительности. Дополнительно на диаграммах указываются ресурсы, привлекаемые при выполнении работ.

В современном проектном менеджменте используются диаграммы Ганта совмещённые с СДР (WBS) и дополненные сетевой диаграммой (пример рассмотрим на лабораторном занятии).

Метод предшествования использует узлы для представления работ, а отображение зависимостей проектных работ осуществляется с помощью соединяющих их стрелок (рис. 9).

Рис. 11. Представление последовательности работ по методу предшествования.

Последовательность работ может быть представлена с помощью дополнительных стрелок, соединяющих границы отрезков прямоугольников, представляющих работы на Графике планирования (рис. *).

С целью увеличения информативности могут использоваться дополнительные стрелки, каждая из которых имеет своё значение:.

· финиш-старт – завершение работы инициирует начало следующей;

· финиш-финиш – две работы должны завершаться одновременно;

· старт-старт – работы должны начинаться одновременно;

· старт-финиш – работа должна начинаться по завершении предыдущей.

Представление расписания в виде сетевых диаграмм.

Достаточно наглядным является представление расписания работ по проекту в виде сетевой диаграммы, на которой отображаются даты начала и завершения каждой работы (рис. 6.15).

Рис. 12. Расписание проекта в виде сетевой диаграммы.

Диаграмма удобна, поскольку видны взаимосвязи работ, их последовательность, даты выполнения. Однако на сетевых диаграммах не отображаются ресурсы, используемые при проведении работ, поэтому по ней трудно проводить расчеты трудозатрат (и, следовательно, стоимости работ). Дополнение сетевой диаграммы необходимыми для этих целей элементами существенно усложняет ее восприятие.

Метод построения стрелочных диаграмм использует стрелки для изображения работ, а соединение стрелок в узлах показывает взаимосвязь работ (рис. 8).

На стрелочных диаграммах стрелки обозначают работы, т. е. работа D непосредственно связана с работой Е и условно влияет на работу С.

Именно этот вид диаграмм, как правило, используется не только для определения продолжительности работ по проекту, но и для оптимизации графика работ с учётом ограничений.

Рис. 13. Представление последовательности работ по методу стрелочных диаграмм.

Одни из самых известных диаграмм PERT – это диаграммы взаимосвязей работ и событий. Предлагает использовать диаграммы-графы с работами на узлах, с работами на стрелках (сетевые графики), а так же диаграммы Ганта.

Диаграмма PERT с работами на стрелках представляет собой множество точек-вершин (события) вместе с соединяющими их ориентированными дугами (работы). Всякой дуге, рассматриваемой в качестве какой-то работы из числа нужных для осуществления проекта, приписываются определенные количественные характеристики. Это – объемы выделяемых на данную работу ресурсов и, соответственно, ее ожидаемая продолжительность (длина дуги). Любая вершина интерпретируется как событие завершения работ, представленных дугами, которые входят в нее, и одновременно начала работ, отображаемых дугами, исходящими оттуда. Таким образом, отражается тот факт, что ни к одной из работ нельзя приступить прежде, чем будут выполнены все работы, предшествующие ей согласно технологии реализации проекта. Начало этого процесса – вершина без входящих, а окончание – вершина без исходящих дуг. Остальные вершины должны иметь и те, и другие дуги.

Последовательность дуг, в которой конец каждой предшествующей совпадает с началом последующей, трактуется как путь от отправной вершины к завершающей, а сумма длин таких дуг – как его продолжительность. Обычно начало и конец реализации проекта связаны множеством путей, длины которых различаются. Наибольшая определяет длительность всего этого проекта, минимально возможную при зафиксированных характеристиках дуг графа. Соответствующий путь – критический, то есть именно от продолжительности составляющих его работ зависит общая продолжительность проекта, хотя при изменении продолжительности любых работ проекта критическим может стать и другой путь.

Рис. 14. – Пример сетевой диаграммы PERT для проекта продолжительностью в семь месяцев с пятью промежуточными точками (от 10 до 50) и шестью деятельностями (от A до F).