Особенности согласования в СЭД

Итак, в большинстве случаев в СЭД согласуют именно проекты вышеуказанных видов документов, а именно: писем, приказов, распоряжений, договоров. Практически всегда после согласования этих проектов они распечатываются из СЭД и подписываются на бумажном носителе.

Благодаря проведенному нами анализу можно сделать вывод, что визы согласования в этих проектах необходимы для принятия окончательного решения руководителями, подписывающими документы. Порядок визирования проектов данных видов документов жестко не прописан в федеральном законодательстве и определяется во внутренних документах организации.

Соответственно, при переходе на электронное согласование нужно определить:

• какие именно проекты вы собираетесь согласовывать в СЭД;
• какими функциональными возможностями обладает используемая вами СЭД.

Получается, что не обязательно использовать ЭЦП в процессе визирования или в дальнейшем пересобирать визы на листе бумаги, если:

• законодательно не установлены требования к порядку визирования и оформлению виз согласования в проектах тех документов, которые вы планируете согласовывать с помощью своей СЭД, и в законодательстве не содержатся нормы, по которым визы согласования в данных документах влияют на юридическую силу документа;
• СЭД позволяет каждому пользователю визировать проект только за себя (или нескольких должностных лиц, которые указываются при назначении прав пользователю в соответствии с его полномочиями и выполняемыми функциями);
• СЭД не дает внести изменений в сам проект (позволяет только добавлять файлы с замечаниями);
• СЭД протоколирует всю работу с проектом (то есть записывает действия, произведенные пользователями, в специальный системный журнал, в котором их можно посмотреть. В том числе и записи о том, какой пользователь внес каждую из виз).

При переходе на новую технологию обычно предъявляют повышенные требования к безопасности. Но что происходит при традиционном согласовании проектов документов на бумажном носителе? Во многих организациях проекты передаются на согласование визирующим лицам непосредственно их разработчиками, которые спокойно могут подделать одну из виз. Но у руководителя при подписании документа, как правило, не возникает вопросов о подлинности той или иной визы.

Использование ЭЦП при электронном согласовании может дать дополнительные гарантии руководителю, что проект завизировало определенно должностное лицо и в его текст не были внесены никакие изменения. Но если и без ЭЦП сама система электронного документооборота может «сказать» руководителю, кто визировал проект, и гарантировать, что его текст не подменили, то насколько в данном случае нужна ЭЦП? Решение по данному вопросу нужно принимать самостоятельно организации и закреплять его во внутреннем нормативном документе, например, инструкции по делопроизводству.

Если в итоге документ распечатывается из СЭД и подписывается на бумажном носителе, то можно закрепить следующий порядок работы:

1. На основании виз, внесенных в проект документа в СЭД, автоматически формируется и печатается из системы лист согласования, а также сам проект документа.
2. Затем уполномоченное должностное лицо проверяет лист согласования, проверяет визы, внесенные в СЭД, а затем заверяет как сам лист согласования (Пример 1), так и распечатанный проект (отметку о заверении проекта приказа целесообразнее ставить на оборотной стороне).
3. Распечатанный и заверенный проект передается руководителю на подписание вместе с распечатанным и заверенным листом согласования.
4. После подписания документа на бумажном носителе в СЭД заносится отметка об этом событии.

Если руководитель работает в СЭД лично, то он самостоятельно может проверить визы, распечатать проект и подписать его на бумажном носителе, а затем в СЭД внести отметку о подписании.

Пример 1