Методические указания. Для представления данных в удобном виде используют таблицы

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер расширяет возможности использования таблиц за счет того, что позволяет не только представлять их в электронной форме, но и обрабатывать входящие в них данные. Класс программ, используемый для этой цели, называется табличными процессорами, или, проще, электронными таблицами.

Электронные таблицы (ЭТ) – это машинные модели обычных таблиц, состоящие из строк и столбцов, обрабатываемые и сохраняемые в памяти компьютера. Первая такая программа была разработана в США в 1979 г., а сейчас ЭТ – неотъемлемый компонент программного обеспечения любого компьютера. Наиболее популярны такие программы, как Excel, QuatroPro, Lotus 1-2-3, Works.

Особенность табличных процессоров заключается в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и форматировать их, но и применять формулы для описания связи между значениями, хранящимися в различных ячейках. Расчет по заданным формулам осуществляется автоматически. Изменение содержимого какой-либо одной ячейки приведет к изменению значения всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями, то есть при обновлении каких либо частных данных, обновление всей таблицы происходит автоматически.

С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

- создание и редактирование электронных таблиц;

- оформление и печать электронных таблиц;

- создание многотабличных документов, объединенных формулами;

- построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

- работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

- создание итоговых и сводных таблиц;

- использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

- решение экономических задач путем подбора параметров;

- решение оптимизационных задач;

- статистическая обработка данных.

ЭТ работает в одном из трех режимов: табличном, ввода данных, командном.

Табличный режим – это режим передвижения по ЭТ. Для перемещения используется табличный курсор (указатель), который имеет двойную окантовку и ширину, соответствующую ширине ячейки. Курсор отмечает выделенную ячейку (ту, с которой в данный момент идет работа). Переход от ячейки к ячейке осуществляется с помощью клавиш управления курсором или мышью.

Режим ввода данных. Вводить информацию (это могут быть текст, числа или формулы) в таблицу можно лишь в выделенную ячейку. При этом она отображается в самой ячейке и в строке ввода. Если в ячейке была какая-либо информация, то вновь введенная займет ее место.

Командный режим предназначен для проведения таких операций, как форматирование, редактирование, вывод на печать, построение диаграмм, создание и сохранение электронных таблиц в виде файла на магнитном диске.

Документ электронной таблицы называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа отображается только текущий рабочий лист активной рабочей книги, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться между рабочими листами, входящими в ту же рабочую книгу.

Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами, от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номер столбца и строки, на пересечении которой она расположена, например: A12 или AB21. Обозначение ячейки выполняет адресную функцию. Адреса ячеек используют при необходимости ссылки на нее, например в формулах.

Одна из ячеек всегда активна и выделена рамкой. Эта рамка играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда осуществляются в активной ячейке.

В электронных таблицах используют, как правило, следующие виды информации:

- данные – текстовая, символьная и числовая информация, которая может быть представлена в различных форматах;

- формула – это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций, кроме числовых величин, в формулу могут входить в качестве аргументов адреса ячеек, функции и другие формулы.

Идеология функционирования и технология работы пользователя с электронными таблицами одинаковы для всех табличных процессоров. Различия между ними определяются, в основном, функциональными возможностями. По этой причине остановимся на рассмотрении работы наиболее популярного табличного процессора Excel.