Тема 2 Организация приёма и проверки товаров в логистической системе складирования

п.1. Организация и технология операций по поступлению и приемке товаров

Начальную стадию складского технологического процес­са составляют операции по поступлению и приемке това­ров. Структура и количество этих операций зависят от места приемки и вида груза, а также вида транспортного средства, которым товары доставлены на склад.

Если товары поступили в железнодорожных вагонах, то выполняются следующие основные операции:

• проверка целостности пломб и вскрытие вагона;

• осмотр состояния поступившего груза (состояние ук­ладки, тары и т. д.);

• разгрузка вагонов с укладкой товаров на поддоны или тележки;

• первичная приемка товаров по количеству (проверка соответствия числа тарных мест сопроводительным документам);

• доставка сформированных партий товаров на участок приемки, экспедиционный склад или в зону хранения.

При поступлении товаров в железнодорожных контей­нерах операции выполняются по следующей схеме:

• проверка целостности пломб и состояния контейнера (отсутствие повреждений и поломок);

• строповка и перемещение контейнера на разгрузоч­ную рампу;

• перемещение контейнера в зону приемки товаров.

По следующей схеме будут выполняться операции, если

товары доставлены на склад автомобильным транспортом:

• проверка целостности упаковки, первичная приемка товаров по количеству;

• укладка товаров на поддоны или тележки;

• перемещение сформированных транспортных единиц в зону приемки или хранения. Штучные, тарно-упаковочные и навалочные грузы транс­портируются в вагонах.

Длинномерные и крупногабаритные грузы (лесоматериалы н др.) доставляются в полувагонах и на платформах.

Для транспортировки жидких грузов (масло растительное, керосин и др.) используют цистерны.

Универсальные контейнеры могут доставляться на склады на железнодорожных платформах или автомобилях.

Если склад имеет подъездные железнодорожные пути, то вагоны, полувагоны, платформы и цистерны адресуют­ся на близлежащую железнодорожную станцию, а затем подаются на ветку базы.

Контейнеры поступают или непосредственно на склад, или на контейнерную площадку железнодорожной стан­ции, а затем доставляются на склад автомобильным транс­портом.

До прибытия груза на складе должна быть проведена подготовительная работа. В зависимости от вида поступ­ления необходимо определить места разгрузки транспорт­ных средств, проверить наличие количества поддонов, ус­тановить, при помощи каких механизмов будет разгру­жаться и перемещаться поступивший товар, и т. д.

При поступлении груза в неисправном вагоне или кон­тейнере или с нарушенной пломбой необходимо произве­сти сплошную проверку количества и качества товаров и обязательно составить коммерческий акт, который являет­ся основанием для предъявления претензии транспортным органам или поставщику. Он должен быть составлен на специальных бланках до получения груза от органов транс­порта. Если вагон имеет течь или обнаружено, что груз ис­порчен вследствие неисправности вагона, то дополнительно к коммерческому акту составляется технический акт.

Для выгрузки товаров из вагонов могут быть использо­ваны конвейеры, транспортеры, электропогрузчики или средства малой механизации. При этом непакетированные штучные грузы предварительно формируют в пакеты, ис­пользуя поддоны, которые после их загрузки перемещают в зону приемки товаров.

При доставке товаров в контейнерах для снятия их с транспортных средств применяют мостовые краны. Контей­неры массой до 5 т при помощи погрузчиков доставляют в экспедицию или зону приемки. Крупнотоннажные контей­неры устанавливают на рампе и разгружают как вагоны.

Пакетированные грузы, доставленные автомобильным транспортом, выгружают с помощью вилочных погрузчи­ков.

Непакетированные штучные грузы должны быть пред­варительно уложены на поддоны.

Разгрузку транспортных средств необходимо осуществ­лять при строгом соблюдении установленных правил вы­полнения погрузочно-разгрузочных работ. При этом следует обращать внимание на специальную маркировку грузов.

Доставленные в зону приемки товары принимаются по количеству и качеству.

Приемка товаров по количеству предусматривает: отбор тарных мест для вскрытия; вскрытие тары; подсчет коли­чества единиц или взвешивание товаров и сверку с транс­портными и сопроводительными документами; укладку товаров на поддоны.

Приемка товаров по качеству состоит из следующих операций: перемещение товаров к рабочему месту товароведа-бракера; вскрытие тары; проверка качества товаров; укладка проверенных товаров на поддоны.

Приемка товаров по количеству и качеству — одно из действенных средств борьбы против проникновения в тор­говлю недоброкачественных товаров. Она является важной составной частью складского технологического процесса, предусматривающей проверку выполнения поставщиками договорных обязательств по количеству, ассортименту и ка­честву товаров, их расфасовке и упаковке. Приемка товаров должна осуществляться в соответствии с правилами, содержащимися в инструкциях «О по­рядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количест­ву» и «О порядке приемки продукции производственно- технического назначения и товаров народного потребле­ния по качеству». Эти инструкции применяются во всех случаях, за исключением тех, когда государственными стандартами, техническими условиями или другими обяза­тельными правилами не предусмотрен иной порядок при­емки товаров по количеству и качеству¹.

При приемке груза от органов транспорта следует руко­водствоваться нормативными документами, действующи­ми на соответствующем виде транспорта.

Приемка товаров по количеству состоит в сверке фак­тически поступивших товаров с показателями транспорт­ных и сопроводительных документов — счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, кипных карт, упаковоч­ных листов.

Количество поступивших товаров должно определяться в тех же единицах измерения, которые указаны в сопро­водительных документах. Если отправитель указал не только массу товаров, но и количество мест, то при прием­ке следует проверить как массу, так и количество мест.

^[1] В соответствии с постановлением Пленума Высшего Арбитраж­ного Суда Российской Федерации от 22 октября 1997 г. № 18 поря­док приемки товаров по количеству и качеству, установленный дан­ными инструкциями, может применяться только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки.

Массу насыпных, наливных и навалочных грузов опреде­ляют путем взвешивания транспортных средств с содер­жащимся в них товаром или путем расчета массы этих грузов по объему и удельному весу.

Если на поступившие товары отсутствует счет постав­щика, то необходимо составить акт с указанием наименования поставщика и грузоотправителя, места приемки то­варов, количества мест, значащихся по транспортным до­кументам, массы товара, станции (пристани, порта) от­правления и назначения, номера коммерческого акта и даты его выдачи, состояния упаковки.

В акте также следу­ет привести данные о фактически поступивших товарах (их наименование, характеристика, код, потребительские признаки, единицы измерения, количество, масса, цена, стоимость).

При составлении акта используется унифицированная форма, утвержденная Госкомстатом России.

Порядок и сроки приемки товаров по количеству зави­сят от характера тары или упаковки, в которой поступил товар, его физико-химических свойств, способа доставки и других условий.

Товары, поступившие без тары, в открытой или повре­жденной таре, должны быть приняты по количеству в мо­мент вскрытия (разгрузки) транспортных средств, но не позднее сроков, установленных для их разгрузки. В этот же срок осуществляется приемка по массе брутто и коли­честву мест товаров, поступивших в исправной таре. Окончательная приемка товара (по массе нетто и количе­ству товарных единиц в каждом месте) производится од­новременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящейся продукции — не позднее 24 ч с мо­мента получения продукции от поставщика.

Для районов Крайнего Севера и других районов досроч­ного завоза сроки приемки товаров по количеству удлинены до 60 дней для непродовольственных товаров, 40 дней — для нескоропортящихся продовольственных товаров и 48 ч для скоропортящихся товаров.

Приемку товаров по количеству осуществляют, как пра­вило, путем сплошного подсчета единиц, меры или массы товара в данной партии (за исключением товаров в фаб­ричной упаковке). Выборочная проверка количества товаров с распро­странением ее результатов на всю партию допускается в случаях, предусмотренных государственными стандарта­ми, техническими условиями или договорами.

При обнаружении недостачи дальнейшая приемка приос­танавливается, составляется акт о приемке товара по уни­фицированной форме, утвержденной Госкомстатом России. В нем должны быть указаны:

· наименование, адрес и номер телефона организации, где производилась приемка товаров, и наименование ее структурного подразделения;

· основание для составления акта (приказ или распоряжение); место приемки;

· наименование сопроводительных документов, их номе­ра и т. д.;

· наименования грузоотправителя, производителя, по­ставщика, страховой компании;

· номер и дата составления договора поставки товара; номер и дата составления коммерческого акта; номер железнодорожной накладной; способ доставки; дата отправления товара; дата и время прибытия и приемки товара; сведения о наименовании и количестве товаров, знача­щихся по документам поставщика и о фактически посту­пивших товарах;

· сведения о состоянии товара, тары и упаковки в мо­мент осмотра;

· способ определения недостающего товара; заключение о причинах и месте образования недостачи товаров.

Лица, производившие приемку, должны принять меры к обеспечению сохранности поступившего товара.

Если выявлено несоответствие массы брутто отдельных мест массе, которая указана в транспортном или сопроводительном документе, на трафарете, то покупатель не должен вскрывать тару и упаковку.

Для продолжения работы по приемке товара и состав­ления двустороннего акта необходимо вызвать представи­теля одногороднего отправителя (изготовителя) или, если это предусмотрено договором или другими обязательными документами, представителя иногороднего отправителя (изготовителя). Представитель одногороднего поставщика должен явиться для участия в приемке товаров не позднее, чем на следующий день после получения вызова (по скоро­портящейся продукции — не позднее 4 ч после получения вызова); представитель иногороднего поставщика — в те­чение трех дней после получения вызова, не считая време­ни, необходимого для проезда.

В случае неявки представителя поставщика или если его вызов не обязателен, приемка товара производится с участием:

ü представителя другого предприятия, выделенного руководителем этого предприятия;

ü представителя общественности предприятия-получателя, который назначается руководителем предприятия из числа лиц, утвержденных решением профсоюзного комитета.

С согласия отправителя (изготовителя) приемка товаров может быть произведена односторонне предприятием-по­лучателем.

Представитель, выделенный для участия в приемке то­варов, должен иметь удостоверение, которое выдается на каждую приемку в отдельности.

После завершения окончательной приемки товаров дол­жен быть составлен акт, в котором указывают: дату и но­мер, место приемки и составления акта; время начала и окончания приемки; наименование получателя и его адрес; фамилию, имя и отчество лиц, участвующих в приемке, ме­сто работы и занимаемые должности; дату и номер дове­ренности на участие в приемке, а также сведения о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки товаров по количеству. В нем следует указать наименование и адрес от­правителя (изготовителя), дату и номер телеграфного вызова, дату и номер транспортного документа, счетов-фактур, вре­мя доставки груза на склад. Если при поступлении груза был составлен коммерческий акт, то в акте о недостаче товара указывают дату и его номер. Здесь же должны содержаться сведения о том, какой массой или за чьими пломбами отгру­жены товары; об общей фактической массе и массе, знача­щейся по документам; о массе каждого места, в котором об­наружена недостача; каким способом определено количество недостающих товаров; каковы точное количество недостаю­щих товаров и их стоимость. Очень важно дать в акте за­ключение о причинах и месте образования недостачи. Со­ставляется акт по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом России.

Если в процессе приемки товаров выявлены излишки, то в акте следует отразить точные данные о них. Акт о приемке товаров по количеству должен быть подписан всеми лицами, принимавшими в ней участие, и утвержден руководителем предприятия-получателя не позднее, чем на следующий день после его составления.

К акту о недостаче или излишках товаров должны быть приложены копии сопроводительных документов, упако­вочные ярлыки, этикетки и пломбы тарных мест, в кото­рых установлена недостача, удостоверение представителя, выделенного для участия в приемке, односторонний и коммерческий акты, а также другие документы, которые могут свидетельствовать о недостаче.

Приемка товаров по качеству является важнейшей операцией технологического процесса складской перера­ботки грузов. Она проводится с целью выявления качества и комплектности поступивших на склад товаров и соот­ветствия их требованиям государственных стандартов, технических условий, утвержденным образцам (эталонам). Сроки приемки товаров по качеству могут быть преду­смотрены договорами поставки, ГОСТами или техниче­скими условиями. Во всех остальных случаях приемка то­варов по качеству и комплектности проводится в следую­щие сроки:

- при иногородней поставке — не позднее 20 дней, а по скоропортящейся продукции — 24 ч после поступления то­варов на склад;

- при одногородней поставке — не позднее 10 дней, а по скоропортящейся продукции — 24 ч после поступления товаров на склад.

Сроки приемки товаров по качеству удлинены для рай­онов Крайнего Севера и других районов досрочного завоза до 48 ч по скоропортящимся товарам и до 40 дней по не­скоропортящимся продовольственным товарам. Непродо­вольственные товары должны быть приняты по качеству не позднее 60 дней с момента их поступления на склад. Одновременно с товаром осуществляется приемка тары.

Приемка товаров по качеству проводится материально ответственными лицами с участием товароведов. На складах должны быть созданы необходимые условия для квалифици­рованной приемки товаров. С этой целью соответствующим образом оснащаются рабочие места товароведов-бракеров. Здесь должны быть в наличии необходимые ГОСТы, техни­ческие условия, образцы (эталоны) и т. п. Обычно произво­дится сплошная проверка качества и комплектности това­ров. Выборочная проверка допускается лишь в тех случаях, когда это оговорено в договоре, предусмотрено государст­венными стандартами или техническими условиями.

Приемке и оприходованию подлежат только доброкаче­ственные товары. Товары, не отвечающие установленным требованиям или кондициям, должны быть перемещены в экспедицию или карантинную камеру на временное ответ­ственное хранение, а поставщик в течение 10 дней должен распорядиться этими товарами. В случае обнаружения несоответствия качества, ком­плектности, маркировки товаров, тары или упаковки уста­новленным требованиям составляется акт, приемка товаров приостанавливается. Для участия в дальнейшей приемке называется представитель поставщика, о чем ему должно быть натравлено уведомление (по телеграфу или телефону) не позднее 24 ч, а по скоропортящимся товарам — сразу же после обнаружения несоответствия качества товаров уста­новленным требованиям.

Представитель иногороднего отправителя (изготовителя) должен явиться для участия в окончательной приемке то­варов не позднее чем в трехдневный срок после получения вызова. При этом время, необходимое для проезда, в этот срок не включается.

Представитель одногороднего поставщика обязан явить­ся не позднее чем на следующий день (по скоропортящимся товарам — не позднее 4 ч) после получения вызова.

Если представитель поставщика не явился в установ­ленный срок или если его вызов был не обязателен, про­верка качества товаров может производиться с участием представителя общественности предприятия-получателя.

С согласия поставщика приемка товаров по качеству может быть произведена получателем в одностороннем по­рядке.

Документом, подтверждающим недоброкачественность, некомплектность товара, отсутствие надлежащей маркиров­ки, а также недоброкачественность тары и упаковки, являет­ся акт, который должен быть составлен в день окончания приемки, но не позднее установленных сроков. Акт составля­ется по той же форме, что и при установлении недостачи то­варов. В нем приводятся точные сведения об обнаруженных недостатках, дается их характеристика, перечисляются осно­вания, по которым товары переведены в более низкий сорт. Здесь же должно быть заключение о причинах утраты качест­ва товаров. Надлежаще оформленный акт с приложенными к нему со­ответствующими документами утверждается руководителем предприятия в трехдневный срок с момента его составления.

При установлении расхождения по количеству и качест­ву при приемке импортных товаров составляется акт по специальной унифицированной форме, утвержденной Гос­комстатом России.

Акты об установлении расхождения в количестве или качестве поступивших товаров служат основанием для предъявления претензии поставщику.

В претензии указывается наименование оптового пред­приятия, предъявившего претензию, а также наименование предприятия, к которому предъявляется претензия, их адре­са, номер претензии, дата предъявления. В ней должны быть сформулированы обстоятельства, послужившие основанием для предъявления претензии, доказательства, подтверждаю­щие изложенные в претензии обстоятельства, а также сумма требований заявителя и расчет этих требований.

Претензия должна содержать ссылки на нормативные ак­ты, договор или иные правоустанавливающие документы, а также почтовые, платежные реквизиты заявителя претензии.

К претензии прилагаются:

ü акт о недостаче или недоброкачественности товаров;

ü счет-фактура;

ü транспортный документ;

ü акт отбора проб;

ü договор, на основании которого производилась постав­ка товаров;

ü другие документы, удостоверяющие недостачу, порчу и некомплектность товара.

Претензия должна быть подписана руководителем или заместителем руководителя оптового предприятия.

Ответ на претензию дается в письменной форме и под­писывается руководителем или заместителем руководителя предприятия, к которому она предъявлена. В ответе на претензию должны быть указаны:

- при полном или частичном удовлетворении претензии — признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;

- при полном или частичном отказе в удовлетворении пре­тензии — мотивы отказа со ссылкой на соответствующее за­конодательство и доказательства, обосновывающие отказ;

- перечень прилагаемых к ответу на претензию докумен­тов, других доказательств.

При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлин­ные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию отправляется заказным или цен­ным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с исполь­зованием иных средств связи, обеспечивающих фиксиро­вание отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворе­нии претензии или неполучения в срок ответа на претен­зию заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд. Он предъявляется в виде искового заявления.

Исковое заявление — это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, пред­приятия, учреждения. Оно подлежит оплате государствен­ной пошлиной. Направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика. От­правляют его заказной корреспонденцией или передают непосредственно в канцелярию суда. В исковом заявлении указываются дата и номер заявле­ния, наименования и адреса заявителя, ответчика и арбит­ражного суда. В нем должны быть сформулированы обстоя­тельства, послужившие основанием для предъявления иско­вого заявления, а также доказательства, подтверждающие эти обстоятельства. Должна быть приведена сумма неустой­ки или стоимости недостающей продукции (товара). К исковому заявлению должны быть приложены: копия претензии и доказательство отсылки ее ответчику; копия ответа на претензию (если имеется); копия договора; выписка из спецификации; расчет неустойки или суммы претензии; акт приемки продукции; другие документы, обосновывающие исковые требования.

Исковое заявление должно быть подписано руководите­лем предприятия или его заместителем.