Текстовый редактор Microsoft Word

Лекция № 6

- расстановка и подготовка документа к печати,

работа с таблицами и др.

Волгоград 2010г.

План лекции:

· Расстановка страниц в документе.

· Выделение текста при помощи клавиатуры.

· Подготовка документа к печати

· Работа с таблицами.

· Справочная система Microsoft Word.

Введение:

Задачи, которые можно решать с помощью редактора Word, очень разнообразны - от написания простейших объявлений и писем, до создания объемных дипломных проектов, диссертаций, книг, рекламных проспектов, содержащих таблицы, диаграммы, иллюстрации, сложные математические формулы, звуковые комментарии и видеофрагменты.

Он содержит большой набор различных шрифтов и многочисленные шаблоны документов, обеспечивает фоновую проверку орфографии, грамматики и расстановку переносов, форматирование текстовых и графических фрагментов и многое другое.

Копирование, перемещение и удаление фрагментов. К основным операциям, которые наиболее часто производятся с различными фрагментами документа Word, относятся операции перемещения, удаления и копирования. Перед выполнением этих операций, прежде всего, следует пометить (выделить) тот фрагмент документа, над которым будет произведено то или другое действие. Для этого обычно используется клавиатура или манипулятор Мышь.

Выделение текста при помощи клавиатуры.

Установить курсор в начало выделяемого блока. Удерживая нажатой клавишу Shift и используя клавиши перемещения курсора, перейти в конечную точку выделяемого блока.

Выделение текста при помощи мыши.

Для перемещения выделенный фрагмент просто перетаскивается мышью в нужное место документа.

Для удаления выделенного фрагмента из документа в буфер обмена (специальная область памяти для временного хранения данных) используются команды меню Правка - Вырезать, команда панели инструментов Вырезать (кнопка с изображением ножниц) или одна из клавиш Del, Backspace, Пробел. Удаленный фрагмент может быть далее вставлен в нужное место документа. Для этого курсор устанавливается в точку вставки и выполняются команды меню Правка – Вставить или команда панели инструментов Вставить (кнопка с изображением заполненного листа бумаги на фоне портфеля).

Для копирования выделенного фрагмента сначала используются команды меню Правка - Копировать или команда панели инструментов Копировать (кнопка с изображением двух заполненных листов). Далее курсор устанавливается в нужное место документа и выполняются команды меню Правка - Вставить или команда панели инструментов Вставить. Копирование выделенного фрагмента можно также осуществить, перетаскивая его в нужное место мышью при нажатой и удерживаемой клавише Ctrl.

Расстановка страниц в документе. Для расстановки страниц используется система меню Вставка - Номера страниц... В результате выполнения этой команды на экране появляется диалоговое окно с заголовком “Номера страниц”. Общий вид этого окна представлен на рис.3.

Рис. 3. Окно “Номера страниц”.

Для расстановки номеров страниц необходимо в соответствующих областях данного окна указать положение номеров на странице (внизу или вверху, слева, справа или по центру), а также наличие (или отсутствие) номера на первой странице документа и нажать кнопку OK.

Проверка на правописание начинается при выборе команд меню Сервис - Правописание... или команды стандартной панели инструментов Правописание. При этомредактор автоматически распознает в тексте слова, отсутствующие в его словаре, и сообщает об этом пользователю в специальном диалоговом окне “Правописание”, показанном на рис. 4.

В поле Нет в словаре указываетсявозможная ошибка: опечатка, повторяющееся слово, грамматическая, орфографическая ошибка или неправильное употребление регистра букв. В поле Варианты предложен список вариантов исправления выделенной ошибки.

Подготовка документа к печати обычно заключается в выполнении следующих операций: установка полей страницы, колонтитулов, номеров страниц, форматирование текста, проверка на правописание, предварительный просмотр.

Колонтитулы - специальные строки в верхнем или нижнем поле страницы, служащие для маркировки глав, разделов, страниц, помещения заголовков. Задание отступов определяет те границы, в которых будет расположен (отформатирован) текст документа. Форматирование или расположение текста относительно установленных границ может быть различным.

Поля страницы (левое, правое, верхнее и нижнее) отображаются в виде затемненных полос на горизонтальной и вертикальной линейках и могут быть изменены (установлены)

непосредственно на линейках с помощью мыши. Для этого следует подвести указатель мыши к границе соответствующей полосы и дождаться, когда указатель приобретет вид двунаправленной стрелки. При этом также появляется всплывающая подсказка с названием поля. В этот момент следует нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перетащить указатель в нужном направлении на необходимое расстояние. Для более точного задания полей страницы используют команды меню Файл - Параметры страницы... (вкладка Поля).

Положение текста на странице определяется отступами, которые в простейшем случае задаются на горизонтальной линейке. Для задания абзацного отступа (отступ первой строки) необходимо подвести указатель мыши к верхней метке линейки, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перетащить метку на нужное расстояние. Для задания отступа слева производится аналогичная последовательность действий над левой нижней, для задания отступа справа - над правой нижней метками линейки. Для более точного выполнения этих же операций можно воспользоваться командами меню Формат - Абзац... (вкладка Отступы и интервалы) и выполнить следующие действия:

1. Выделить один или несколько абзацев, которые предполагается выровнять. Если требуется выровнять один абзац, необходимо установить курсор в пределах этого абзаца.

2. Выбрать команду Формат –> Абзац, откроется окно диалога Абзац.

3. Нажать кнопку в поле Выравнивание, откроется список видов выравнивания.

4. Выбрать нужный вид выравнивания. Нажать ОК.

Если форматирование абзаца ограничивается изменением выравнивания, целесообразно воспользоваться панелью управления.

В редакторе Word предусмотрено 4 таких варианта: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине. Каждый из указанных вариантов форматирования текста может быть выбран с использованием команд меню Формат - Абзац... или соответствующей команды на панели инструментов (кнопки с изображением различных горизонтальных полос). Особенно хорошо текст смотрится, когда все строки имеют одинаковую длину. На пишущей машинке добиться ровного правого края довольно трудно. В редакторе Word эта задача решается очень легко. Для этого нужно выделить фрагмент или весь текст и нажать кнопку, на которой нарисованы пять горизонтальных полос одинаковой длины (команда По ширине).