Студопедия

Главная страница Случайная страница

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Створення баз даних Ms Access

Розглянемо створення бази даних на прикладі фірми, яка реалізує продовольчі товари і має певну кількість замовників.

Запуск MS Access здійснюється як будь-яка інша прикладна програма (Пуск-Программы-MS Office-Ms Access). Після її завантаження на екрані дисплея з’являється вікно «Microsoft Access» (рис. 9.7).

 

 

Рис. 9.7 - Вікно «Microsoft Access»

Створення бази даних починається за командою меню Файл – Создать або безпосереднім вибором у вікні системи команди Создать файл…, що викликає вікно системи «Создание файла» (рис.9.8).

Рис. 9.8 - Вікно «Microsoft Access» створення бази даних

Команди, розташовані в лівій частині вікна («Создание»), забезпечують створення нової порожньої бази даних, проектів з даними і т.д., а команди, розташовані в правій частині («Шаблоны»), забезпечують створення нових шаблонів або використання вже існуючих за допомогою майстра.

При виборі команди Новая база данных активізується діалогове вікно «Файл новой базы данных», за допомогою якого вибирається папка для розміщення бази даних і задається ім’я файла, наприклад – «Склад». Файл бази даних має розширення mdb.

Далі, за командою Создать відкривається діалогове вікно «Склад: база данных» (рис. 9.9).

 

Рис. 9.9 - Вікно порожньої бази даних «Склад: база данных»

За допомогою кнопок даного вікна можна послідовно створити всі об’єкти порожньої бази даних: таблиці, запити, форми, звіти й т. п. Наступним прикладом буде створення об’єктів бази даних «Склад». База даних буде складатись з таких таблиць із визначеними в дужках полями: Групи товарів(КодГрупи, НазваГрупи), Товари(КодТовару, НазваТовару, КодГрупи, Ціна, На складі), Замовники(КодЗамовника, НазваЗамовника, Адреса, Телефон, Представник), Замовлення (КодЗамовлення, КодЗамовника, Дата), Обсяги замовлень (КодЗамовлення, КодТовару, Кількість).

 

Типи полів

У базі даних інформація зберігається лише у таблицях у вигляді записів. Кожен запис складається із полів. У полях знаходяться значення (інформація).

При створенні таблиці спочатку визначають її структуру, тобто поля, вказують тип полів та їх властивості. В залежності від того, які дані повинні містити поля, вони можуть бути таких типів:

1. Текстовый. У таких полях зберігаються дані, які не приймають участь в обчисленнях. Ними можуть бути імена, адреси, описи, а також числові дані, які не використовуються в обчисленнях (номера телефонів, документів, поштові індекси, тощо). Довжина текстового поля не повина перевищувати 255 символів. По замовчуваню довжина текстового поля становить 50 символів. Якщо значення має довжину, яка перевищує 255 символів, то слід використовувати поле МЕМО.

2. Поле МЕМО. У полі МЕМО може міститися текст довільної довжини (від 0 до 65535 символів). Це поле зручне ще тим, що під нього відводиться пам’яті рівно стільки, скільки займає текст.

3. Числовой. Числові поля містять числові значення, що використовуються в обчисленнях. Ці числові значення можуть бути цілими та дробовими, із звичайною та подвійною точністю.

4. Дата/время. Це поле використовується для зберігання значень дати, часу або обох цих величин одночасно.

5. Денежный. Таке поле містить числові дані, що виражають грошові суми. Формат цього поля залежить від вибору національних стандартів (Пуск-Настройка-Панель управления-Язык и стандарты).

6. Счетчик. Це поле використовується для зберігання цілих числових значень, які Access автоматично збільшує на одиницю при переході до нового запису.

7. Логический. Це поле містить одне із двох значень ”Істинно” або ”Хибно”. У таблицях це поле відмічається галочкою.

8. Поле объекта OLE. Це поле може містити растрові або векторні рисунки, ділову графіку (наприклад, із Word чи Excel) та інші об’єкти, що можуть бути розміщені в ОLE-контейнері.

9. Гиперссылка. У такому полі знаходиться гіперсилка, що вказує на ресурси локального комп’ютера або ресурси, що знаходяться у мережі Internet.

10. Мастер подстановок. Це поле використовується у випадку, якщо у ньому міститься деякий фіксований набір значень або значення із деякої таблиці, яку називають довідниковою (або підстановочною).

Властивості полів

Крім типу, кожне поле таблиці має і певні властивості. Властивості полів залежать від їх типу. Основні властивості полів:

1. Размер поля. Для числових полів розмір поля визначає діапазон значень або точність представлення даних у цьому полі.

Для текстових полів розмір поля визначає максимальну кількість символів, яку може містити дане поле.

2. Формат поля. Ця властивість дозволяє вказати формат чисел, грошових сум, дати і часу при виведені на екран та принтер. Наприклад, для поля ”Вартість” доцільно вказати грошовий формат.

3. Число десятичных знаков. Встановлюється для числових полів та полів, у яких відображаються грошові суми.

4. Значение по умолчанию. Це значення буде заноситись у відповідне поле для кожного нового запису, що вноситься у таблицю.

5. Обязательное поле. Якщо поле володіє цією властивістю, то кожен запис, який не містить даних у даному полі у таблицю занесений не буде.

6. Індексированное поле. Сортування по полях, які володіють цією властивістю відбувається швидше, ніж по звичайних полях.

Ключові поля

Правильно сконструйована таблиця повинна мати ключове поле. Ключове поле гарантує унікальність (неповторюваність) записів таблиці, а отже, не допускає неоднозначності. Ключове поле може бути числового, текстового типу або лічильником. В останньому випадку Access автоматично буде заповнювати це поле. Якщо ж ключове поле не є лічильником, то користувач сам повинен слідкувати за унікальністю значень цього поля. Можна виділити два типи ключових полів: простий ключ та складений. Якщо ключ складається з одного поля, він називається простим, якщо з декількох полів – складеним.

Крім ключових полів є ще зовнішні ключові поля, які використовуються для зв’язування двох таблиць. Тип зовнішнього ключового поля однієї таблиці обов’язково повинен співпадати із типом ключового поля іншої.

Створення структури таблиці

Структуру (або макет) таблиці створюють за допомогою Конструктора, або безпосередньо у Режимі таблиці, чи з застосуванням Майстра таблиць, шляхом імпорту таблиць із зовнішнього файла. Вводять у неї дані у режимі таблиці.

Для створення таблиці у вікні бази даних потрібно вибрати вкладиш ”Таблицы”, ”Создать”, ”Конструктор”, після чого відкривається вікно Конструктора (рис. 9.10). В цьому вікні вказати назви полів, їх тип, властивості, а також необов’язкові описи полів. Тип даних вибирається зі списка, що розкривається при клацанні на кнопці, що з’являється при активізації відповідного поля.

Назви полів не можуть містити більше 64 символів, а також такі символи як крапка, знак оклику, апостроф та квадратні дужки. Крім цього, назви полів не можуть починатися із пропусків, хоча можуть їх містити.

Для створення ключового поля потрібно в режимі конструктора таблиці виділити поле і на панелі інструментів натиснути кнопку Ключевое поле.

 

Рис. 9.10 - Вікно Конструктора «Таблица1: таблица»

Наприклад, у таблиці «Групи товарів» таким полем може слугувати КодГрупи. Прикладом складеного ключа може слугувати завдання ключового поля в таблиці «Обсяги замовлень», а саме ним будуть поля – КодЗамовлення, КодТовару.

Якщо користувач не визначив ключове поле, то система автоматично, як ключове поле, використовує порядковий номер запису, вводячи додаткове поле типу Счетчик.

При створенні таблиці в режимі «Мастер таблиц» вибираються поля з множини наперед визначених таблиць. Побудова таблиці виконується відповідно покроковим інструкціям майстра. Недоліком цього способу є обмеженість множини пропонованих таблиць та полів.

Після формування структури таблиці її необхідно зберегти за командою Файл – Сохранить, в вікні що з’явиться вводиться ім’я таблиці.

Засобами Конструктора можна змінювати імена полів, їхній тип і параметри; видаляти поля з таблиці й додавати нові; змінювати порядок проходження полів; змінювати чи задавати нові ключові поля й т. д.

 

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Завдання 1. | Правописание наречий.
Поделиться с друзьями:

mylektsii.su - Мои Лекции - 2015-2024 год. (0.01 сек.)Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав Пожаловаться на материал