Раздел I. Система документальных коммуникаций

Тема 3. Создание, поиск и получение документов

Система документальных коммуникаций общества ― это организации, назначением которых является создание, хранение, распространение документов для их общественного использования.

Созданием документов, а точнее, их материальной формы занимаются типографии и издательства. Типография представляет собой промышленное полиграфическое предприятие, выпускающее печатную продукцию способом высокой печати. Издательство ― это предприятие, осуществляющее подготовку и выпуск книг, газет, журналов, нот, плакатов и других видов печатной продукции. Структура издательства, по сравнению с типографией, более обширна и включает редакционные, производственные, сбытовые, рекламные и прочие службы.

Характерными признаками издательства являются следующие:

1. Превращает неопубликованные документы в опубликованные.

2. Не хранит и само не использует свою печатную продукцию (за исключением контрольного экземпляра).

3. Передает печатную продукцию для распространения и использования другим организациям.

В зависимости от содержания выпускаемой продукции издательства подразделяются на универсальные и отраслевые. Универсальные издательства выпускают печатную продукцию по всем отраслям знания и всех типов. Отраслевые издательства в свою очередь выпускают печатную продукцию в основном одной отрасли или типа.

По месту нахождения выделяются центральные издательства, расположенные в Москве и Санкт-Петербурге, и местные, расположенные в прочих городах.

В зависимости от формы собственности и порядка учреждения бывают издательства государственные, ведомственные, общественных организаций и частные.

В хранении документов участвуют архивы, библиотеки и музеи.

Если документы после создания не тиражируются, остаются существовать в единственном или ограниченном количестве экземпляров, то такие документы попадают на хранение в архивы. Можно выделить характерные признаки архива:

1. Наличие в фонде неопубликованных оригинальных документов.

2. Длительное или вечное хранение документов.

3. Пользование документами только в стенах архива.

4. Возможность опубликования части документов.

В архивах хранят оригинальные рукописные документы прошлых лет, авторские варианты литературных и научных произведений классиков, основные документы о деятельности организаций (отчеты, протоколы и т. п.). Доступ к этим документам имеют преимущественно ученые и специалисты, студенты в научных или учебных целях.

Все российские архивы объединены в единую архивную систему и делятся на две группы:

― архивы, осуществляющие постоянное хранение документов и имеющие статус научно-исследовательских учреждений:

· архивы федерального значения, подчиняющиеся Росархиву;

· центральные государственные архивы республик;

· государственные архивы краев и областей, подчиняющиеся Архивным управлениям (отделам) республик, краев, областей.

― архивы, осуществляющие временное хранение документов (районные и городские архивы, не являющиеся научно-исследовательскими учреждениями).

Самыми древними из организаций системы документальных коммуникаций являются библиотеки ― учреждения, организующие общественное пользование произведениями печати. Можно выделить характерные признаки библиотеки:

1. Имеет систематизированный фонд опубликованных документов.

2. Передает документы во временное пользование физическим и юридическим лицам.

3. Оказывает как бесплатные, так и платные услуги.

Сегодня существуют самые разные библиотеки, удовлетворяющие информационные потребности всех слоев населения. По характеру удовлетворяемых запросов выделяются универсальные, специальные и учебные библиотеки. По административно-территориальному размещению ― республиканские, областные, краевые, городские, районные, поселковые, сельские. По категориям обслуживаемых читателей ― детские, юношеские, библиотеки для взрослых, для людей с ограниченными возможностями. По форме собственности и порядку учреждения ― государственные; муниципальные; академий, научно-исследовательских и образовательных учреждений; ведомственные и межведомственные; предприятий, учреждений, организаций; частные; учрежденные иностранными юридическими и физическими лицами.

Следующей организацией системы документальных коммуникаций является музей ― учреждение, осуществляющее комплектование, хранение, изучение и популяризацию памятников естественной истории, материальной и духовной культуры. Для музея характерны следующие признаки:

1. Имеет в фонде артефакты и документы.

2. Хранит документы, имеющие большую историческую, культурную, художественную ценность.

3. Не выдает и не продает посетителям фондовые экземпляры.

Музеи классифицируются по типам на научно-просветительские, исследовательские и учебные в соответствии с целями деятельности. Профили музеев в зависимости от содержания и тематики собираемых коллекций ― исторические (Государственный Исторический музей), естественнонаучные (Зоологический музей), технические (Музей космонавтики, Центральный музей железнодорожного транспорта), сельскохозяйственные, медицинские, искусства (Третьяковская галерея, Государственный Русский музей, Государственный музей театрального и музыкального искусства, Музей циркового искусства), литературы (Пушкинский дом, Литераторские мостки), а также мемориальные, краеведческие и комплексные.

Распространением (реализацией) печатной продукции занимается многопрофильная книготорговая сеть.

Книжная торговля (библиополистика) ― отрасль хозяйства или совокупность коммерческих предприятий, осуществляющих оптовую и розничную продажу книг, брошюр и иной печатной продукции юридическим и физическим лицам (покупателям). Характерные признаки предприятия книжной торговли следующие:

1. Имеет в ассортименте опубликованные тиражированные документы.

2. Не заинтересовано в их хранении, ассортимент постоянно меняется.

3. Реализует документы по определенной цене физическим и юридическим лицам (покупателям).

Современные формы организации книжной торговли достаточно разнообразны. В первую очередь это книжные магазины отраслевые и универсальные. Вторая форма ― книжные отделы и секции в магазинах другого профиля. Далее ― книжные лотки на рынках, в крупных городах на станциях метро. Обе эти формы предлагают в основном художественную, научно-популярную и литературу для досуга. Книги можно приобрести также на заказ через почтовую пересылку.

Организации документальных коммуникаций были рассмотрены ранее в порядке их участия в процессах создания, хранения и распространения документов и информации. Если выстроить эти организации в хронологии их появления, то первыми будут библиотеки (второе тысячелетие до н. э.). Далее ― книжная торговля (первое тысячелетие до н. э., систематически с III-IV веков н. э.), типографии и издательства (VI-XII века, в Европе с середины XV века), музеи (XV-XVI века), архивы (XVII век), информационные центры и службы (XX век).