О проверке фонда

Положения инструкции по проверке фонда не были никак дополнены ЦБИКом, поскольку содержат общеизвестные истины, – в частности, что фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц (куда входят школьные библиотеки) проверяются один раз в 5 лет, а проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки приравнивается к очередному сроку.

В Инструкции говорится о том, что “методика проведения проверки фондов в библиотеках регламентируется инструктивно-методической и технологической документацией внутрибиблиотечного (межотдельского и внутриотдельского) значения” (Указ. изд. – С.251). Здесь следует особо оговорится, что в “Технологии работы школьной библиотеки” подробно описано несколько способов капитальной проверки фонда, но осталась неосвещенной в настоящее время методика частичной, выборочной проверки для более быстрого решения вопроса смены работников библиотеки.

В практике школьных библиотек все реже встречается проверка фонда, проводимая по всем библиотечным правилам. Объясняется это большой подготовительной работой к проверке, необходимостью закрытия библиотеки и невозможностью уложить проверку в две недели, условно требуемых для увольняемого сотрудника и рядом других всевозможных причин. Поэтому все чаще проводится даже при смене материально ответственного лица выборочная проверка особо ценных изданий. Согласие на проверку такого рода сотрудника, принимающего фонд, обязательно.

Методика выборочной проверки основывается на решении проблем:

1. все ли поступившие в библиотеку ценные документы были учтены и запущены библиотекарем в фонд;

2. имеются ли ценные документы, пропавшие по неизвестным причинам, и каково их количество;

3. имеется ли в перечне недостающих документов тенденция к определенному виду изданий, определенного содержания, или список пропавшего хаотичен.

Для выяснения первого положения необходимо сверить счета, акты, накладные, т.е. все сопроводительные документы с записями в инвентарную книгу. Достаточно сверить 10 сопроводительных документов поступлений за последний год-два (при наличии в них ценных изданий), чтобы убедиться в добросовестности библиотекаря. Необходимо просмотреть “Тетрадь учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных”. Опытные библиотекари стараются взамен утерянного получить от читателей достаточно ценные по содержанию и дорогостоящие издания. Необходимо проверить, внесены ли они в инвентарную книгу. Все ценные издания, выявленные при сверках, проверяются на наличие в библиотеке. Они могут быть либо выданы читателям, либо находятся на полке, либо они пропали по неизвестным причинам. Если у библиотекаря имеется картотека особо ценных изданий, что характеризует его только с положительной стороны и может быть в дальнейшем учтено комиссией по списанию, то поиски издания не займут много времени, поскольку, как правило, хранятся в закрываемых шкафах или стеллажах и помещениях, недоступных читателям.

Выдача читателю ценного издания считается действительной только при наличии его росписи в читательском формуляре или на книжном формуляре. Выявляется количество и качество отсутствующих изданий. Здесь возникает вопрос, много или мало не хватает, если, например, было проверено наличие 100 ценных изданий и не хватает 10. На наш взгляд, это очень много.

Недостающие издания изучаются комиссией на предмет выявления тенденции, т.е. пропали ли книги или альбомы живописи, справочно-энциклопедического характера, издания дорогостоящей серии, красочные издания по домоводству и кулинарии и т. д.

Если тенденции не обнаружено, количество пропавшего не более 3, а библиотекарь может хоть как-то объяснить пропажу издания, можно и нужно, на наш взгляд, принять решение комиссии о списании данных изданий.

Поскольку хищению подвергаются в основном новые издания, а они выборочно проверены на наличие, правомочно осуществить сдачу–прием фонда в цифровом исчислении, проходящем в книге суммарного учета библиотеки. Идеальный вариант, когда количество и стоимость фонда не разнятся с показателями бухгалтерии. Если такое явление имеет место быть (как правило, показатели бухгалтерии превышают библиотечные показатели) необходимо выяснить все ли старые акты на списание, хотя бы акты на большие суммы, прошли через бухгалтерию. В случае расхождения цифр следует принять компромиссное решение по количеству и стоимости сдаваемого и принимаемого фонда. Выборочная проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий.