Упрощенная форма.

В процессе исторического развития бухгалтерский учет менялся и совершенствовался. В каждой новой общественно-экономической формации возникали новые виды учетных регистров и использовались разные последовательности и способы записей в них. Применение технических средств в тех или иных комбинациях приводило к образованию различных форм бухгалтерского учета, отражавших особенности складывающихся в данных условиях учетных регистров. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать порядок сочетания различных видов учетных регистров, техники обработки учетных данных, последовательности и способов производства учетных записей. Внешний вид регистров и их структура, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учетов, применяемая техника получения и обработки первичной учетной информации и записи ее в учетные регистры — все эти признаки определяют особенности отдельных форм бухгалтерского учета.

В зависимости от видов учетных регистров различают следующие формы бухгалтерского учета:

1. Журнал-Главная.

2. Мемориально-ордерная форма.

3. Простая форма бухгалтерского учета.

4. Упрощенная форма бухгалтерского учета.

5. Журнально-ордерная форма.

6. Автоматизированная форма.

Журнал-Главная ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и в некоторых финансовых органах. Регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединяются в одной комбинированной книге Журнал-Главная. В остальном учетный процесс практически не отличается от регистрации, применяемой при мемориально-ордерной форме учета. Операции в книгу записываются с первичных или сводных документов или мемориальных ордеров с приложенными к ним документами. При этом аналитический учет ведется в книгах или на карточках. По аналитическим счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными синтетического учета в книге Журнал-Главная.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета создавалась путем постепенного внедрения в учет наиболее рациональных технических средств и приемов предыдущих форм. Свое название она получила от мемориального ордера, который составляется на основе сводного документа, объединяющего данные однородных первичных документов, или на основании итоговых показателей накопительной ведомости, в которой эти данные группируются по корреспондирующим счетам. Документы, являющиеся основанием для записи, обязательно прилагаются к ордеру.

• За каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что позволяет составлять на каждую группу однородных операций (кассовым, по расчетным счетам, заработной плате и т.д.) лишь один ордер в месяц. Ордера регистрируются в регистрационном журнале — хронологическом регистре синтетического учета.

Регистрационный журнал предназначен для порядковой нумерации мемориальных ордеров и контроля за их сохранностью вместе с подшитыми к ним документами, а также для последующей проверки полноты охвата хозяйственных операций системным регистром синтетического учета. Эта проверка осуществляется сличением в конце месяца итогов регистрационного журнала (по кредиту) с итогами оборотов по дебету и отдельно — по кредиту всех синтетических счетов, выводимых в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

• После регистрации мемориальные ордера используются для записи операций в Главной книге. Главная книга или контрольная ведомость строится с разбивкой каждого счета на колонки, отводимые для записи оборотов по каждому корреспондирующему счету в отдельности (т. е. по шахматному принципу). В ней регистрируются только текущие обороты, сальдо по счетам не выводится.

• Проверка правильности аналитического и синтетического учета осуществляется путем составления оборотной ведомости по счетам аналитического учета и сверки их итогов с соответствующими суммами оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Достоинства: метод очень простой, при сверке данных синтетического учета с аналитическим позволяет устранять ошибки, проверять правильность отражения хозяйственных операций. Может применяться во всех сферах народного хозяйства. В настоящее время применяется в бюджетных организациях и на некоторых предприятиях в сочетании с журнально-ордерной формой.

Недостатки:

– многократность записей одной и той же суммы в различных регистрах, что увеличивает объем работ и вероятность ошибок;

– отрыв и отставание аналитического учета от синтетического;

– сложность составления отчетности, так как не все регистры приспособлены к тому, чтобы их можно было сразу перенести в отчетность;

– значительный объем работ приходится на конец отчетного периода;

– трудоемкость в учете;

– неприспособленность к анализу хозяйственно-финансовой деятельности фирмы.

В связи с этим необходимо использовать новые формы бухгалтерского учета, но, несмотря на недостатки, многие предприятия используют мемориально-ордерную форму.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме, — журналу-ордеру.

Журналы-ордера — это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу, записи в которых ведутся по мере поступления документов, либо как итоги в зависимости от характера и содержания операции. Они служат для отражения кредитовых операций по одному синтетическому счету, являются накопительными ведомостями. В конце месяца в журналах-ордерах выводятся итоги за месяц, которые переносятся в Главную книгу.

Данная форма широко применяется в организациях различных форм собственности. Основой для ее использования является принцип накапливания и группировки данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций проводятся одновременно. При этом шахматную ведомость и оборотный баланс не составляют, а составляют сальдовый баланс по итогам Главной книги.

• Применение журналов-ордеров ускоряет составление необходимой отчетности, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей. По ряду главных счетов можно не вести специального аналитического учета. При этом достигается непосредственная увязка аналитического учета с синтетическим, а также с балансом.

Компьютерный вариант делает бухгалтерский учет более оперативным, достоверным, полным и качественным. Очень важно, что в журнально-ордерной форме детально отражается движение имущества предприятия, а это позволяет провести анализ деятельности предприятия, выявить недостатки и резервы по ее улучшению.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета — это сочетание профессиональных качеств и функций пользователя с интеллектуальными возможностями ЭВМ, позволяющее получать необходимую для управления и оперативного контроля информацию в удобной форме в виде машинограмм и видеограмм.

Автоматизация обработки информации с применением новейших технических средств является одним из основных направлений совершенствования бухгалтерского учета. Система автоматизированного учета должна отражать основные процессы, связанные с получением различных сводных показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность организации. При этом информация идет по единому каналу и используется для оперативного, бухгалтерского и статистического учета.

Простая форма бухгалтерского учета рекомендована Министерством финансов РФ и применяется в организациях малого предпринимательства. При ведении этой формы мемориальные ордера не составляются, а Журнал регистрации операций и Главная книга объединяются в один регистр под названием «Книга учета хозяйственных операций» (ф. № К-1). Хозяйственные операции отражаются в последней в течении месяца, а по окончанию его выявляется финансовый результат. Затем подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и кредиту всех счетов и выводится сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца.

Наряду с Книгой учета хозяйственных операций ведется ведомость по форме № В-8 для учета расчетов по оплате труда. Дополнительно по общему правилу ведется кассовая книга для записей операций по кассе, которые дублируют запись в Книге учета хозяйственных операций.

Упрощенную форму бухгалтерского учета могут применять малые организации, имеющие на балансе основные средства, осуществляющие производство продукции и работ, большое количество банковских операций. При этом используются регистры:

В-1 — ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений.

В-2 — ведомость учета производственных запасов и товаров, а также налога на добавленную стоимость, уплаченного по ценностям, и т.д.

В-9 — ведомость (шахматная).

Хозяйственные операции отражаются в двух ведомостях: в одной по дебету счета с указанием корреспондирующего счета по кредиту, в другой — по кредиту счета с указанием корреспондирующего счета по дебету. Остатки средств по ведомостям синтетического учета сверяются с данными кассовой книги и ведомостями аналитического учета.

Подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности за месяц производится в шахматной ведомости, являющейся основанием для составления бухгалтерского баланса.