Пример 2.4. Один день из жизни руководителя службы исполнения заказов

8: 30 Придя на работу, проверяю речевую и электронную почту. Прочитываю печатное издание Wall Street Journal. Просматриваю оперативном режиме Washington Post, ZDNet и Cnet

8: 45 Распределяю по степени приоритетности и отве­чаю на речевую и электронную почту от репорте­ров, клиентов и коллег. Составляю набросок пове­стки дня селекторного совещания с клиентами. Знакомлюсь с ежедневным кратким отчетом, со­держащим выдержки из статей в авторитетных пе­чатных изданиях, в которых содержатся упоминания о наших клиентах, конкурентах, а также освещаются вопросы технологии и финансов. Дополняю повест­ку дня селекторного совещания соответствующей информацией из утренних новостей

9: 30 Подключаюсь к селекторному совещанию трех членов службы исполнения заказов с руководителем отдела управле­ния финансовыми рисками крупной консалтинговой фирмы. Информирую клиента о результатах освещения интере­сующих его событий в средствах массовой информации. Рассматриваем вместе с ним важнейшие сообщения в СМИ и обсуждаем их под разными углами зрения

10: 45 Излагаю суть нового заказа группе, ответственной за исполнение заказа многоуровневой консалтинговой фирмы. Объясняю организационную структуру клиента, включающую несколько подразделений, каждое из которых занимает­ся разработкой программных систем для отдельных секторов промышленности (например, телекоммуникации, здра­воохранение, финансы и т.д.). Объясняю, как можно разделить группу исполнения заказов Ketchum, с тем чтобы она могла обслуживать каждое такое подразделение

11: 00 Составляю коммуникационный план, связанный с запуском нового продукта компании доменных имен Internet. По­скольку цели и стратегии PR этого существующего клиента нам уже известны, о них упоминается лишь вскользь (они слегка адаптируются к данному проекту) в самом начале предложения: основное внимание уделяется тактическим ре­комендациям, ориентированным на достижение определенного результата. Мой второй завтрак проходит за рабочим столом, одновременно с подготовкой необходимых мне письменных материалов. Черновик плана представляю на рассмотрение руководителю группы, после чего вношу в него соответствующие поправки и отправляю клиенту

13: 30 Отправляюсь на прогулку

14: 00 Получаю и читаю запрос на предложение (ЗИП) от одного из быстро развивающихся региональных провайдеров услуг Internet, стремящегося наладить контакты со средствами массовой информации. На исполнение этого запроса отво­дится два дня. Встречаюсь с сотрудниками художественного отдела, чтобы обсудить идеи, касающиеся шаблона Power Point для презентации возможностей. Резюмирую важнейшие потребности, связанные с ЗИП, и отправляю по электронной почте запрос на проведение в 16: 00 сеанса " мозгового штурма"

15: 30 Делаю звонки финансовым репортерам, чтобы подтвердить проведение интервью с клиентом, представляющим от­дел управления финансовыми рисками консалтинговой фирмы. Готовлю наброски сообщений, касающихся запуска нового продукта, намеченного на следующую неделю; представляю на рассмотрение клиенту имя домена в Internet

16: 30 Совместно с четырьмя членами команды провожу " мозговой штурм" по вопросу нового бизнеса. Просматриваю элек­тронную почту, касающуюся " важнейших потребностей", и собираю для провайдера услуг Internet свободный поток инициатив, достойных упоминания в сводках новостей. Просматриваю и утверждаю шаблон в художественном отделе, включаю его в презентацию и приступаю к составлению перечня программных целей и стратегий

17: 30 Ввожу через корпоративную сеть срок выставления счета. Собираю квитанции и заполняю отчет о расходах. Брони­рую авиабилеты до Лос- анджелеса и места в гостинице (на следующей неделе в Лос- анджелесе должна состояться выставка-ярмарка Internet)

18: 30 Составляю список дел на завтра, в котором предусматриваю консультацию для клиента, выделяю время для нового бизнес- проекта. Собираю материалы, касающиеся нового заказа. С помощью речевой и электронной почты рассы­лаю рад сообщений своим клиентам и коллегам

18: 45 Конец рабочего дня

Цель — обеспечить руководство и общественность информацией, которая им тре­буется для принятия взаимовыгодных решений.

Специалисты- практики, выполняющие роль посредников в коммуникации, ощущают себя в роли источников информации и лиц, обеспечивающих офи­циальные контакты между организацией и ее общественностью. Они выпол­няют роль арбитров при проведении переговоров, разрабатывают повестку дискуссий, резюмируют и формулируют различные точки зрения, выясняют реакции, помогают участникам обсуждения выявлять и корректировать усло­вия, препятствующие их общению. Посредники в общении выполняют функ­цию " наведения мостов" и служат связующими звеньями между организацией и общественностью. Их деятельность основывается на предположении, что эф­фективная двусторонняя связь повышает качество решений, принимаемых ор­ганизациями и общественностью в отношении политики, процедур и действий, представляющих взаимный интерес.