![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
ДУБЛЕТ СЕКРЕТАРЯ-ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ ⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 8
На ОАО " Полоцкий молочный комбинат" организация и ведение делопроизводства возложена на секретаря.
При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется следующими законодательными актами и актами законодательства. Трудовой кодекс Республики Беларусь № 296-З 26 июля 1999.; в ред. Закона Республики Беларусь от 30 декабря 2010 г. № 225-З. ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 января 2009 г. № 4 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. В ред. Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 января 2013 г. № 9 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/26849 от 29.01.2013 г.) ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 28 ноября 2008 г. № 175 Об утверждении Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, в ред. Постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 июня 2011 г. № 50 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/23952 от 27.07.2011 г.) Квалификационный справочник «Должности служащих общие для всех отраслей экономики» /Утв. постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12. 1999 г. № 159. Если есть положениие о работе секретаря?????
В ОАО «Полоцкий молочный комбинат» на секретаря возложена обязанность регистрации исковых заявлений, претензий и иных документов к ним в книгах исходящей и входящей корреспонденции. Также она занимается подготовкой заседаний, совещаний, готовит все необходимые материалы для проведения такого рода мероприятий. Передает и принимает телефонограммы (Приложение). Оформляет распорядительные документы. К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление. Приказ — правовой акт издаваемый единолично руководителем предприятия и является формой доведения до исполнителя наиболее важных решений (Приложение). Распоряжение — правовой акт издаваемый по оперативным вопросам единолично зам. руководителя, зам. главного инженера, либо руководителем подразделения (Приложение). Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга лиц. В констатирующей части распоряжения используется слово - ПРЕДЛАГАЮ. Указание — правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так же по вопросам связанным с организацией приказа, инструкции и др. актов данной организации или вышестоящих организаций. К справочно-информационным документам относятся: 1. Докладная записка — документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержит изложение какого-либо вопроса с выводами. Она может составляться как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя. Объяснительная записка — документ, в котором работник организации объясняет невыполнение какого-либо распоряжения, приказа, инструкции и т.д. (Приложение). 2. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения, на собраниях, совещаниях, заседаниях. 4. Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов передаваемых по почте и выражающие интересы юридического лица. В зависимости содержания и назначения письма разделяются: кредитные, гарантийные, коммерческие и др. Как правило, служебное письмо посвящается одному вопросу, и должно состоять из введения, доказательства и заключения. 5. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. (Приложение 13). В зависимости от назначения акты бывают: - Списания, - Инвентаризации, - Испорченных товаров, - и другие. 6. Справка — документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов и событий, без выводов и предложений. Виды справок: - Служебные; - Личные Служебная справка составляется по требованию вышестоящих организаций, а личная — по требованию отдельных граждан. 7. Телеграмма — документ, в котором информация передается с помощью телеграфа. 8. Телефонограмма — документ, информация в котором передается по телефону и записывается в отведенную для этого папку.
Документы по личному составу — это документы в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К ним относятся: 1. Заявление — При поступлении на работу, при переводе на другую должность (по собственному желанию), при освобождении от занимаемой должности работник подает заявление. 2. Доверенность — документ, который организация выдает должностным лицом на получение ими от поставщиков товарно-материальных ценностей. (Приложение). В зависимости от того, кем оформляются полномочия, то есть предприятием или частным лицом, делятся на официальные и личные. 3. Автобиография — Не имеет строгого образца оформления и самостоятельно оформляется в произвольной форме. 4. Расписка — документ, в котором указаны сведения об ответственности. 5. Жалоба — документ, в котором указаны сведения и факты, подтверждающие эти сведения. Приемы и первоначальная обработка входящих документов производиться централизовано. Централизованный порядок помогает правильно организовать всю последовательность работы с документами. В процессе приема документов необходимо проверить целостность их упаковки и правильность доставки. В случае повреждения упаковки делается соответствующая отметка и составляется акт. Рекомендуется составить специальный перечень, в котором указаны виды документов. Обработка исходящих документов заключается: 1. Сортирование по адресам; 2. Проставление адреса на конверте; 3. Запечатывание конверта; 4. Определение стоимости; 5. Составление списка. Документы отправляются в тот же день, когда оформлена отправка. Регистрация документов — запись необходимых сведений о документах в журнале. В зависимости от масштаба и характера деятельности документов порядок регистрации документов в разных организациях может иметь свои особенности. При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс. Индексация документов — это проставление при регистрации их порядкового № и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения и хранения.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке. (Приложение). Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполнительных документов в дела, систематизации учета дел и определение срока их гранения. Номенклатура дел является основой для составления описей постоянного и временного хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. При составлении номенклатуры дел используется Устав или Положение об организации, штатные расписания, отчеты о работе, положения о структурных подразделениях организации, номенклатура дел за предыдущий год, опись дел, регистрационные журналы, справочные карточки. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образовавшихся в процессе деятельности организации. Номенклатура дел утверждается руководителем предприятия и вводиться в действие с 1 января следующего года приказом. Формирование и оформление дела. Формирование — группирование документов в дела в соответствии с их номенклатурой. Существуют различные принципы расположения документов в деле: в порядке разрешения вопросов, алфавита, индексации и т.д. Документы нумеруют, подшивают и хранят в папке в шкафу в вертикальном положении. Заключительным этапом работы с документами является подготовка дела для сдачи в архив. Оформление включает комплекс работ по технической обработке дел и проводиться сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи архива. Дела временного хранения оформляются более упрощенно, учет ведут по номенклатуре дел. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения составляют внутреннюю опись документов, содержащихся в деле. Ее помещают в начало дела. Закончив подшивку и нумерацию, на обложках дел постоянного и долговременного хранения должны быть следующие сведения: название организации, его подведомственность, наименование структурных частей, индекс дела, № тома, заголовок дела, дата, количество листов, срок хранения или отметка «Хранить постоянно». Завершенные дела постоянного и временного хранения в течение 2 лет остаются в структурных подразделениях, а затем сдаются в архив. Архив принимает от подразделений только правильно оформленные дела. Дела организации подлежать оформлению при их заведении и по завершению календарного года. Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, согласованному с руководителем структурных подразделений и утвержденному руководителем предприятия. Сотрудники архива предварительно проверяют правильность оформления и формирования дел, соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. В ОАО «Полоцкий молочный комбинат» регистрацию и учет предъявленных и поступающих претензий и исковых заявлений осуществляет секретарь. Данные заносятся в книгу входящий и исходящей корреспонденции. Сотрудники архива предварительно проверяют правильность оформления и формирования дел, соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
8. ОБОБЩЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ, ОФОРМЛЕНИЕ ВЫВОДОВ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
За время прохождения преддипломной практики в ОАО «Полоцкий молочный комбинат» я ознакомился с работой предприятия, отметила его сильные стороны, это большой ассортимент предлагаемой продукции, наличие собственных подразделений по доставке сырья из совхозов, наличие собственного Интернет сайта (https://www.polotskmilk.by/ru/production/), где покупатель может ознакомиться со всем ассортиментом, а также с ценами на товары, большой опыт компании в данной сфере, опытные кадры, приемлемые цены, новое технологическое оборудование, за последние годы огромными темпами постоянно идет обновление товара. Изучены работы на предприятии в качестве дублёра экономиста, дублёра бухгалтера, дублёра работника кадровой службы, дублёра юриста, дублёра секретаря-делопроизводителя, а также обобщить материал, оформить выводы и предложения, подготовить дневник-отчет. Подробно ознакомился с законодательством, регулирующим деятельность ОАО «Полоцкий молочный комбинат», рассмотрел документацию о структуре, учредительных документах, функциях отделов, должностных правах и обязанностях работников предприятия. В ОАО «Полоцкий молочный комбинат» полностью укомплектован штат работников, квалифицированные специалисты отделов предприятия делают работу качественно, добросовестно, используют новое оборудование, работают над изготовлением новинок продукции, и это благоприятно влияет на добросовестную конкуренцию и высокое качество товаров из натуральных продуктов.
| ||